Der Trend zu Virtual Assistants ist nicht mehr wegzudenken. Das verändert Teamstrukturen aber auch die Art und Weise wie geführt wird. Darüber habe ich mich mit Kristin Holm unterhalten, Online-Marketing-Unternehmerin, die Virtual Assistants in dem Bereich schult und miteinander vernetzt.

Schön, dass du dir Zeit für dieses Interview nimmst. Magst du in Kurzfassung sagen, was du machst?

Ich bin Mentorin für virtuelle Assistenten im Online-Marketing. Das bedeutet konkret, dass ich Virtuelle Assistenten im Online Marketing zusammen bringe und sie in dem Bereich schule. Ich habe vor Kurzem ganz neu einen Club gegründet – die “Virtual Assistant Workademy”. Das Ziel des Clubs ist nicht nur, sie in allen Bereichen des Online-Marketings zu schulen, sondern auch eine Community von Virtuellen Assistenten aufzubauen und dabei das Netzwerken untereinander zu ermöglichen.

Wie bist du dazu gekommen?

Ich komme selbst aus dem Marketingbereich und habe in der Vergangenheit viele Marken und Unternehmen im Online-Marketing beraten. Seit zwei Jahren bin ich selbstständig. Ich arbeite freiberuflich und setze dabei aktiv Marketingstrategien um, so dass ich mich immer mit den neuesten Dingen auseinander setze.

Meine große Leidenschaft ist es, insbesondere kleinen und mittelständischen, vor allem lokalen Unternehmen mit ihrem Online-Marketing zu helfen. Aber ich habe mit der Zeit festgestellt, dass ich begrenzt bin, wie vielen Unternehmen ich mit meiner eigenen Zeit helfen kann.

Parallel dazu gibt es ganz viele tolle (vor allem) Frauen da draußen, die sich selbstständig machen. Sie wollen orts- und zeitflexibel arbeiten. Zudem ist der ganze Bereich Online-Marketing und Social Media ein großes Thema, weil sowohl das Interesse als auch die Nachfrage da ist. Viele VAs sind daran interessiert, sich schulen zu lassen. Ich kann meine Erfahrung und mein Wissen teilen, und so einen noch größeren Wirkungskreis haben und noch mehr Unternehmen helfen.

Warum ist das Thema Virtual Assistant im Bereich Online-Marketing für dich so relevant?

Das Konzept der Virtuellen Assistenten ist ein großer Trend aus den USA und dort schon super etabliert. Zudem nehmen Social Media und Online Marketing im Allgemeinen immer weitere Dimensionen ein. Früher war es vielleicht nur die eigene Website, jetzt muss jeder Unternehmer mit seiner Marke auf allen Kanälen gleichzeitig präsent sein: Facebook, Instagram, Pinterest, Stories, Lives, usw. Es kommt immer mehr dazu.

Damit die Unternehmer bei ihrer Kernkompetenz bleiben können, brauchen sie Hilfe – speziell in diesen Bereichen und benötigen Experten an ihrer Seite, die langfristig bleiben und mit ihnen wachsen. Und dafür sind Virtuelle Assistenten super geeignet. Diese Art der Zusammenarbeit ist darauf ausgelegt, langfristig zu funktionieren, und nicht wie zum Beispiel Freelancer, die nur für ein Projekt reingeholt werden.

Welche Rolle werden Virtual Assistants in Zukunft spielen?

Viele Unternehmen hierzulande kennen diese Art der Zusammenarbeit noch nicht. Im ersten Eindruck mag es so klingen, als würden Virtuelle Assistenten alles machen. Dabei ist es so, dass man sich mit Virtuelle Assistenten echte Experten ins Boot holt, die für ein bestimmtes Thema oder Gebiet eingesetzt werden.

Irgendwann kommen bei Unternehmen Themen auf, die sie auslagern wollen. Gerade kleinere Unternehmer, die vielleicht am Anfang als Alleinunternehmer alles selbst gemacht haben, merken irgendwann, dass sie nicht mehr alles selbst schaffen. Sie müssen sich auf ihre Kernkompetenz konzentrieren und sich für alles andere Hilfe holen. Dabei können Virtuelle Assistenten wirklich helfen kostensparend zu wachsen.

Je bekannter das Konzept und die Vorteile des virtuellen Arbeitens werden, desto mehr wird sich diese Art der Zusammenarbeit etablieren. Davon bin ich überzeugt.

Inwiefern kostensparend?

Als Selbstständige sind sie orts flexibel, was wiederum heißt, dass sie keinen Arbeitsplatz, keinen Schreibtisch, keine Arbeitsmaterialien brauchen. Man holt sie sich flexibel dazu, wenn man Hilfe braucht, und muss erstmal niemanden fest einstellen. Für die Unternehmen ist das praktisch, die VAs müssen meist nicht lange eingearbeitet werden, sondern können direkt nach einer kurzen Einarbeitung ins Unternehmen loslegen. 

Was ist deine eigene Erfahrung mit Führung und was nimmst du für das, was du heute tust, mit?

Grundlegend ist für mich, sein Team mit ins Boot zu holen und ihnen unabhängig von Hierarchie immer auf Augenhöhe zu begegnen. 

Ich hatte in der Vergangenheit Chefs, die Angst hatten, dass man an ihrem Stuhl sägen würden und aus diesem Grund bestimmte Informationen vorenthalten haben. Man wurde außen vor gehalten und konnte sich so nicht wirklich einbringen. Man wurde nicht nach der Meinung gefragt, weil diese Person stark nach dem Organigramm gegangen sind. Dein Titel hat bestimmt, ob du etwas zu sagen hast oder nicht.

Das meine ich mit Kommunikation auf Augenhöhe: dass Mitarbeiter mit ins Unternehmen geholt werden. Natürlich muss eine VA nicht komplett in alle Zahlen des Unternehmens eingeweiht werden. Aber in dem Bereich in dem sie aktiv ist, muss sie alles kennen: Die Mission, die Zielgruppe, das Alleinstellungsmerkmal, die Unternehmenssprache, usw. – gerade um im Online-Marketing repräsentieren zu können. 

Dafür ist eine offene Kommunikation wichtig. Es geht um Vertrauen, dass eine langfristige Beziehung aufgebaut werden kann. Das gilt sowohl für feste Mitarbeiter wie für externe dauerhafte Teammitglieder wie Virtual Assistants.

Warum ist Vertrauen auch bei freien Mitarbeitern so wichtig?

Ich bin für leistungsorientierte Bezahlung. Da steht nicht unbedingt jeder dahinter in Deutschland, aber genau deswegen habe ich mich selbstständig gemacht. Ich hatte zum Beispiel damals einen Chef, der mich nach einem Arbeitstag fragte – obwohl ich meine Arbeit getan hatte, meine Stunden geleistet hatte und danach noch in die Uni zum Studieren gegangen bin – “Heute nur einen halben?” In diesem Büro war derjenige am Coolsten, der am längsten Abends da noch gesessen hat. Was man aus seiner Zeit gemacht hat, war eigentlich egal, hauptsache bis spät da sitzen. Wenn man effizient gearbeitet hat, wurde man schief angeschaut, wenn man früh bzw. pünktlich nach Hause ging.

Mit einer VA vereinbart man einen Leistungsumfang für einen bestimmten Zeitrahmen. Diese Vereinbarung wird vorausgesetzt und der Unternehmer hat nicht jemanden da sitzen, der nur Däumchen dreht, bzw. von dem er nicht weiß, was er in der Zeit tut. Das ist ein sehr gutes System für beide Seiten.

Findest du, dass VAs Festangestellte komplett ersetzen könnten?

Es hängt stark von dem Unternehmen ab. Zum Einen hängt es natürlich davon ab, ob man jemanden physisch vor Ort braucht, wie zum Beispiel in einem Laden. Und zum anderen hängt es davon ab, wie sehr man aus seinen VAs ein Team formt. Wenn man sich ein Team aus VAs zusammenstellt, liegt es an einem selbst, wie alle Teammitglieder verbindet und verknüpft werden. Nur weil man mit VAs statt mit Festangestellten arbeitet, heißt es nicht, dass man nicht führen muss. Auch wenn man sich gezielt Experten reinholt, müssen die unterschiedlichen Teammitglieder ineinandergreifen. Deshalb muss auch bei VAs genauso Teambuilding und Führung stattfinden.

Kristin Holm

Kristin Holm ist seit 8 Jahren mit Leidenschaft im Online Marketing tätig. Sie hat viele Jahre als Marketing & Community Manager für Konzerne wie Marriott und Yelp gearbeitet.

Anfang 2018 folgte die Selbstständigkeit. Seitdem berät sie Unternehmen im Online Marketing, erarbeitet mit ihrem Team nicht nur u.a. Social Media Strategien, sondern setzt diese auch aktiv um.

2019 hatte sie ihren ersten TV-Auftritt als Expertin bei Welt der Wunder. Es folgte im Sommer ihr erster Online-Kurs zur Social Media Redaktionsplanung und sie startete anschließend ihr Facebook Mentoring Programm.

2020 launcht sie den VA Workademy Club, in dem sie ihre jahrelange Erfahrung und ihr großes Netzwerk an Experten aus dem Online Marketing mit Virtual Assistants teilt. Mehr über Kristin erfährst du hier.