Alle Jahre wieder… So schnell kommt Weihnachten wieder und damit die Frage: Was darf ich eigentlich meinen Teammitgliedern schenken?

Schenken darfst du eigentlich alles, was du willst, aber steuer- und/oder sozialversicherungsfrei ist es nur in bestimmten Fällen!

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TEAM-UP Podcast | Folge #31 Wann sind Geschenke an Mitarbeiter steuerfrei?

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Wann sind Geschenke an Festangestellte steuerfrei?

Beginnen wir mit festangestellte Mitarbeitenden: Es gibt nämlich unterschiedliche Grenzen, wann Geschenke steuerfrei sind.

Kurze Begriffsklärung bevor wir starten:

Geschenke nennen sich gesetzlich: Sachbezüge. Sie stehen im Gegensatz zu Geldbezüge, zu denen zum Beispiel das Gehalt oder Sonderzahlungen zählen.

Sachbezüge: Die magische 50-Euro-Grenze

Hier gibt es diese magische Zahl: 50 €. Ok, die ist nicht ganz so magisch.

Das ist der Betrag, den wir pro Monat und Mitarbeitendem steuerfrei an Sachbezügen ausschütten dürfen.

In dieser Grenze darfst du alles schenken, was du willst – außer Geld! Dieser Grenze deckt alles ab, was du an Sachleistungen schenkst. Es können Geschenke sein, wie zu Weihnachten, aber auch Abos oder monatliche Goodies wie ein Fitnessstudio.

Aber Vorsicht! Hier gilt es, genaues Buch zu führen was du wem geschenkst. Überschreitest du nämlich diese Grenze in einem Monat, auch nur um einen Euro, wird alles was du in dem Jahr diesem Mitarbeiter geschenkt hast, steuerpflichtig.

Betriebsveranstaltungen: Das 110-Euro-Wunder

Eine Betriebsveranstaltung ist zwar nicht ein Geschenk, aber es ist trotzdem eine Sachleistung. Und auch da gibt es steuerliche Grenzen.

Du darfst pro Event und Mitarbeitendem bis zu 110 € ausgeben, und das ganze zweimal im Jahr.

Dabei musst du alle Kosten der Feier mit einberechnen und auf die anwesenden Mitarbeitenden teilen. (Und zwar nur auf die anwesenden und nicht auf alle Mitarbeitenden deines Unternehmens.)

Beispielsweise entstehen

• Kosten pro Person: für Essen, Getränke oder Goodie-Bags
• aber auch Kosten unabhängig von der Personenanzahl: wie Raummiete, DJ oder sonstige Acts

Diese Kosten müssen auf alle anwesenden Mitarbeitenden aufgeteilt werden. Genau diese Gesamtkosten pro Person sind bis 110 EUR steuerfrei.

Dabei ist es egal, ob du eine Bier für 2€ ausgibst und dazu ein Geschenk für 108€ oder das gesamte Budget ins Essen einplanst. Es zählen die Gesamtkosten.

Stell dir vor: Eine grandiose Weihnachtsfeier mit Geschenken, Glühwein und allem Drum und Dran, und das Finanzamt nickt anerkennend.

Persönliche Anlässe: 60 Euro für den persönlichen Touch

Es gibt aber eine Ausnahme, die über die 50- bzw. 110-Euro-Grenzen hinausgehen darf: Persönliche Anlässe.

Mit persönlichen Anlässe sind Anlässe gemeint, die den Mitarbeitenden persönlich betreffen: Geburtstag, Beförderung, Geburt eines Kindes, Wiedereinstieg nach der Elternzeit,… Das sind alles Anlässe die persönlich, ergo individuell nur das Teammitglied betreffen.

Für diese persönlichen Anlässe gilt eine steuerfreie Grenze von 60 Euro pro Anlass.

Dabei ist es egal, wann diese Anlässe sind. Wenn ein*e Mitarbeiter*in im gleichen Monat Geburtstag hat, befördert wird und heiratet, darf du ihr Geschenke in Wert von 3 x 60€ auch im gleichen Monat schenken. 

Persönliche Anlässe: 60 Euro für den persönlichen Touch

Es gibt aber eine Ausnahme, die über die 50- bzw. 110-Euro-Grenzen hinausgehen darf: Persönliche Anlässe.

Mit persönlichen Anlässe sind Anlässe gemeint, die den Mitarbeitenden persönlich betreffen: Geburtstag, Beförderung, Geburt eines Kindes, Wiedereinstieg nach der Elternzeit,… Das sind alles Anlässe die persönlich, ergo individuell nur das Teammitglied betreffen.

Für diese persönlichen Anlässe gilt eine steuerfreie Grenze von 60 Euro pro Anlass.

Dabei ist es egal, wann diese Anlässe sind. Wenn ein*e Mitarbeiter*in im gleichen Monat Geburtstag hat, befördert wird und heiratet, darf du ihr Geschenke in Wert von 3 x 60€ auch im gleichen Monat schenken. 

Gutscheine: nur wenn sie nicht gegen Geld getauscht werden können

Gutscheine gelten auch als Sachbezüge, und können demnach auch geschenkt werden, wenn sie nicht gegen Geld getauscht werden können.

Die meisten Gutscheine sind es, deshalb steht es ja meistens drauf.

Wann sind Geschenke an freie Mitarbeitenden steuerfrei?

Freie Mitarbeitende oder Freelancer gelten nicht als Arbeitnehmer*innen, sondern als Geschäftspartner*innen. Auch ihnen darfst du steuerfreie Geschenke machen, es gelten allerdings andere Grenzen.

Freelancer – Die 35-Euro-Grenze

Für Freelancer und freie Mitarbeitende, bzw. Honorarkräfte gilt eine andere Regel: Du darfst ihnen pro Jahr Geschenke im Wert von bis zu 35 € steuerfrei zukommen lassen.

Diese Grenze gilt insgesamt für alle Geschenke im gesamten Jahr.

Wenn du umsatzsteuerpflichtig bist, gilt der Netto-Wert des Geschenks, wenn du nicht umsatzsteuerpflichtig bist, der Brutto-Wert.

Freelancer – Für Arbeitsmittel unbegrenzt

Eine große Ausnahme gilt für Arbeitsmittel oder Geschenke, die der Beschenkte ausschließlich betrieblich nutzen kann. Dann gibt es keine Grenze.

Das kann ein Arbeitsmittel sein, eine Kaffeemaschine für einen Gastronomie-Betrieb, einen Drucker, usw. Das darfst du steuerfrei schenken – vorausgesetzt es kann nicht privat genutzt werden.

Geschenke an Mitarbeitenden: Was du unbedingt beachten musst

Und nun der wichtigste Teil: Dokumentation und Kommunikation.

Es ist essentiell, dass du eine genaue Liste führst, wer, wann, was bekommen hat. Diese Informationen sind Gold wert, vor allem, wenn das Finanzamt einmal genauer hinschaut.

Halte also fest, was du wem wann schenkst, und kommuniziere das am Besten mit deiner Steuerberatung.

In jedem Fall empfehle ich dir, mit deiner Steuerberatung Rücksprache zu halten, um sicher zu gehen, dass du die richtige Entscheidungen triffst und nicht nachträglich das böse Erwachen kommt.

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