Mitarbeiter kündigen: 7 Tipps, die du kennen musst

In diesem Artikel geht’s um ein sensibles Thema: ordentliche Kündigungen – und zwar ganz praktisch gedacht.

Da viele heutzutage die KI als Berater nutzen, habe ich das selbst genau so gemacht: Ich habe ChatGPT nach den „7 besten Tipps“ gefragt. Das was dabei raus kam, war nicht schlecht, aber nur Tipp 4 kann ich voll und ganz zustimmen.

Bei allen anderen Tipps bedarf es einige Ergänzungen und Differenzierungen. In diesem Artikel habe ich diese Tipps auseinander genommen um dir konkret zu helfen: Was davon taugt wirklich – und was musst du als Gründer*in zusätzlich beachten?

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TEAM-UP Podcast | Folge #112 | Mitarbeiter kündigen: 7 Tipps, die du kennen musst

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Tipp 1: Mitarbeiter kündigen – warum du immer zuerst die rechtlichen Grundlagen prüfen musst.

ChatGPTs Tipp:

1. Rechtliche Grundlage prüfen
„👉 Schau dir zuerst den Arbeitsvertrag an: Kündigungsfristen, Probezeitregelungen, besondere Vereinbarungen. Beachte auch den allgemeinen Kündigungsschutz (z. B. ab 6 Monaten Betriebszugehörigkeit, Betriebsgröße).“

Meine Ergänzung:

Das ist absolut richtig – ohne rechtliche Basis solltest du niemals kündigen.

Prüfe also sorgfältig, was im Arbeitsvertrag steht. Manchmal sind Kündigungsfristen unklar formuliert („bis zum dritten des Monats zum übernächsten Monat“, oder „gesetzliche Kündigungsfrist“) – das sorgt später für Kopfzerbrechen.

Außerdem wichtig: Kenntnis des Kündigungsschutzes: Dieser greift erst ab einer bestimmten Betriebsgröße. In der Regel mehr als zehn Vollzeitäquivalente – das bedeutet: Wenn du 10 oder weniger als 10 Vollzeitmitarbeitende* hast, greift das allgemeine Kündigungsschutzgesetzt nicht.
(*Gut zu wissen: Wenn du Teilzeitmitarbeitende hast, zählen sie nur anteilig und du kannst mehr als 10 „Köpfe“ haben. Beispiel: du hast 20 Mitarbeitende, die je zu 50% arbeiten, dann greift das Gesetz noch nicht.)

Für Gründer*innen bedeutet das: In kleinen Teams ist eine Kündigung rechtlich oft einfacher möglich. Trotzdem solltest du faire und klare Verträge gestalten – nicht nur für dich, sondern auch für deine Mitarbeiterinnen.

Mein Rat: Mach dir schon beim Erstellen des Arbeitsvertrags Gedanken, welche Kündigungsfristen sinnvoll sind. Wenn du erst beim Kündigen darüber stolperst, ist es zu spät. Je klarer der Vertrag, desto einfacher und stressfreier ist später eine Trennung.

TIPP 2: Kündigungsgespräch vorbereiten – warum du alle Gespräche dokumentieren solltest

ChatGPTs Tipp:

2. Gespräche dokumentieren
„👉 Halte schriftlich fest, welche Feedback- und Entwicklungsgespräche es bereits gab. Das zeigt, dass du fair gehandelt hast und schützt dich im Fall von Rückfragen oder Streitigkeiten.“

Meine Ergänzung:

Das solltest du unbedingt laufend machen – Dokumentation ist dein doppelter Schutz: rechtlich und menschlich.

Für eine Kündigung ist es wichtig, dass nachvollziehbar ist, wie du vorher mit der Situation umgegangen bist. Wenn du Entwicklungsgespräche, Feedbackrunden oder Abmahnungen nicht dokumentierst, wirkt es schnell so, als käme die Kündigung „aus dem Nichts“.

👉 Mein Tipp: Halte nach jedem wichtigen Gespräch mit Mitarbeiter*innen kurz und knapp fest:

• Datum & Anlass des Gesprächs

• die wichtigsten Punkte (Feedback, Ziele, Vereinbarungen)

• nächste Schritte oder Fristen

Das ist nicht nur für den Fall einer Kündigung hilfreich, sondern generell ein starkes Führungstool im Teamaufbau. Denn: Wer regelmäßig Feedback dokumentiert, schafft Klarheit und Fairness – und verhindert in vielen Fällen, dass es überhaupt zur Kündigung kommt.

Gerade als Gründer*in kannst du dich so auch selbst absichern: Du erkennst früh, ob sich ein Muster abzeichnet oder ob jemand wirklich Unterstützung braucht, um sich weiterzuentwickeln.

TIPP 3: Kündigung wirksam machen – warum die richtige Form entscheidend ist

ChatGPTs Tipp:

3. Form wahren
„👉 Eine Kündigung muss schriftlich erfolgen, mit eigenhändiger Unterschrift. Per E-Mail oder Scan ist sie unwirksam. Übergabe idealerweise persönlich oder per Einschreiben.“

Meine Ergänzung:

Das ist rechtlich korrekt: Eine Kündigung per E-Mail oder PDF ist rechtlich unwirksam. Ohne eigenhändige Unterschrift auf Papier zählt sie nicht. (Ja, wir arbeiten hier noch an der Digitalisierung…)

Eine Herausforderung wird es, wenn dein Team remote oder hauptsächlich im Home-Office arbeitet.

Für dich als Gründer*in bedeutet das: Du musst dir frühzeitig überlegen, wie du die Kündigung übergibst. Im besten Fall geschieht das persönlich in einem Gespräch. So kannst du die Nachricht erklären, respektvoll überbringen und direkt auf Fragen reagieren – und diesen Zettel persönlich übergeben!

Wenn das nicht möglich ist – zum Beispiel in einem Remote-Team – solltest du gut planen:

• Gespräch vorher führen (z. B. per Video-Call)

• Kündigungsschreiben parallel oder danach per Einschreiben verschicken, damit du einen rechtssicheren Nachweis hast.

👉 Mein Rat: Beachte das Timing: Gespräch und Brief sollten zeitlich miteinander koordiniert sein, damit die Person nicht zuerst den Brief im Briefkasten findet. Aber gleichzeitig musst du unbedingt die Frist laut Vertrag einhalten.

TIPP 4: Kündigungsgespräch führen – warum Klarheit und Respekt unverzichtbar sind

ChatGPTs Tipp:

4. Klar und respektvoll im Gespräch
„👉 Kündigungsgespräche sollten kurz und auf den Punkt sein: sachlich, respektvoll, ohne Rechtfertigungs-Diskussion. Signalisiere Wertschätzung für die Person, auch wenn es nicht passt.“

Meine Ergänzung:

Dem stimme ich vollkommen zu. Ein Kündigungsgespräch sollte niemals ein Schlagabtausch oder eine lange Diskussion sein. Stattdessen gilt: kurz, klar, respektvoll.

Mein Leitsatz dabei: „Klar in der Sache – wertschätzend in der Haltung.“

Ein häufiger Fehler ist, dass die Kündigung für Mitarbeitende völlig überraschend kommt. Wenn das passiert, ist nicht nur das Gespräch schwer, sondern es zeigt auch, dass in der Führung davor etwas schiefgelaufen ist. Regelmäßiges Feedback und vorherige Gespräche sind also entscheidend.

So gehst du vor:

• Fokussiere dich auf die Botschaft: Die Entscheidung ist gefallen.

• Formuliere klar und sachlich: Keine langen Begründungen oder Rechtfertigungen.

• Lass Raum für Emotionen: Dein Gegenüber darf enttäuscht oder traurig reagieren – aber du musst nicht in Diskussionen einsteigen.

Gerade im Teamaufbau für Gründer*innen ist es wichtig, dass du dich an diese Grundsätze hältst. Denn so zeigst du, dass du auch in schwierigen Situationen führungsstark, professionell und menschlich bleibst.

TIPP 5: Das restliche Team im Blick behalten – wie du Unsicherheit und Gerüchte vermeidest

ChatGPTs Tipp:

5. Team im Blick behalten
„👉 Überlege dir vorab, wie und wann du das Team informierst. Offene, klare Kommunikation verhindert Unsicherheiten und Gerüchte.“

Meine Ergänzung:

Natürlich musst du das Team informieren, wenn jemand geht – aber der entscheidende Punkt liegt tiefer: Welche Dynamik hat die Kündigung für den Rest des Teams?

Denn eine Kündigung löst oft Fragen und Unsicherheit aus:

• „Bin ich die Nächste?“

• „War die Leistung der Kollegin so schlecht – oder bin ich auch gefährdet?“

• „Was bedeutet das für unsere Zusammenarbeit?“

👉 Deshalb solltest du nicht nur überlegen, wann und wie du die Info gibst, sondern vor allem: Welche Wirkung soll deine Kommunikation haben?

Ein paar Gedanken dazu:

• In sehr engen Teams kann es sinnvoll sein, dass die gekündigte Person selbst ankündigt, dass sie geht – natürlich abgestimmt mit dir.

• Achte auf Loyalitäten und Freundschaften. Kündigungen können Teammitglieder, die mit der gekündigten Person befreundet ist, in Loyalitätskonflikte bringen.

• Sprich offen über die Neuorganisation: Wer übernimmt Aufgaben? Wie geht es weiter?

Gerade im Teamaufbau für Gründer*innen ist es entscheidend, dass du hier klare Sicherheit gibst. Kündigungen sind Teil der Unternehmerreise – aber wie du damit umgehst, prägt die Kultur deines Teams.

TIPP 6: Übergabe regeln – warum du schon vor der Kündigung planen solltest

ChatGPTs Tipp:

6. Übergabe regeln
„👉 Besprich konkret, wie laufende Aufgaben, Zugänge, Kund*innenkontakte etc. übergeben werden. Das gibt dir Sicherheit für die nächsten Wochen.“

Meine Ergänzung:

Das stimmt – aber mein Rat ist: Plane die Übergabe, bevor du überhaupt die Kündigung aussprichst.

Denn wenn jemand geht, kann schnell ein Loch im Tagesgeschäft entstehen: Aufgaben bleiben liegen, Zugänge sind blockiert oder Kund*innen wissen nicht, wer jetzt zuständig ist. Umso wichtiger ist es, dass du vorab eine klare Vorstellung hast, was geregelt werden muss.

👉 Überlege dir deshalb vorab (und die Betonung liegt auf „vorab“!):

• Was sind die wichtigsten Aufgaben, die der/die Mitarbeiter*in macht?

• Welche Aufgaben und Projekte sind kritisch und müssen übergeben werden?

• Welche Zugänge (Tools, Lizenzen, Passwörter) liegen bei der Person?

• Welche Kontakte zu Kund*innen oder Partnern dürfen nicht verloren gehen?

• Was muss dokumentiert werden (z. B. kurze How-Tos oder Statusberichte)?

Wichtig: Verlasse dich nicht darauf, dass die Person die Übergabe perfekt erledigt. Nach einer Kündigung fehlt oft die Motivation, alles hundertprozentig sauber zu machen – auch wenn alles so gut, wie es in der Situation möglich ist, abläuft.

Darum: Definiere die Mindestübergaben, die du brauchst, um handlungsfähig zu bleiben. So behältst du die Kontrolle und stellst sicher, dass dein Team und dein Business stabil weiterlaufen – auch in Übergangsphasen.

TIPP 7: Arbeitszeugnis und Referenzen – warum ein fairer Abschluss so wichtig ist

ChatGPTs Tipp:

7. Arbeitszeugnis und Referenzen
„👉 Bereite frühzeitig ein faires Arbeitszeugnis vor. Das hinterlässt einen guten Eindruck und stärkt dein Arbeitgeber-Image.“

Meine Ergänzung:

Joa, das ist ein wichtiger Punkt, aber nicht der dringenste Punkt.

Ein Arbeitszeugnis ist Pflicht, und zwar entweder als Zwischenzeugnis auf Anfrage deines Mitarbeiters oder als Abschlusszeugnis, spätestens 3 Monaten nach Ausscheiden.

Wie zuverlässig du dabei bist und wie du es formulierst, beeinflusst allerdings, wie du als Arbeitgeber*in wahrgenommen wirst.

Mein Rat: Erstelle das Zeugnis rechtzeitig, aber das musst du nicht sofort oder auch nicht vorab machen.

Du kannst ein Zwischenzeugnis anbieten, wenn die Person es für Bewerbungen braucht. Das finale Zeugnis solltest du zum letzten Arbeitstag fertig haben und zusammen mit den Arbeitsmaterialien übergeben. So schaffst du einen klaren Abschluss.

Warum ist das so wichtig?

• Fairness und Wertschätzung: Selbst wenn die Zusammenarbeit nicht ideal war, solltest du die Person respektvoll verabschieden.

• Employer Branding: Ein faires Zeugnis zahlt auf dein Image als Arbeitgeber*in ein. Schlechte Erfahrungen sprechen sich schnell herum – gute aber auch.

• Rechtliche Pflicht: Du musst ein Zeugnis ausstellen – und im Zweifel auch nachträglich korrigieren, wenn es nicht wohlwollend genug ist.

Gerade im Teamaufbau für Gründer*innen lohnt es sich, auch am Ende einer Zusammenarbeit auf einen positiven Eindruck zu achten.

Denn: Es zahlt sich langfristig immer aus, im Guten auseinanderzugehen.

Diese wichtigen Tipps verrät dir ChatGPT nicht:

Deine Entscheidung zu kündigen:

Die kannst du nur treffen, wenn du für dich selbst und dein Unternehmen die Klarheit hast, wen du brauchst, und ob dein*e Mitarbeiter*in das wirklich nicht erfüllen kann.

Der richtige Zeitpunkt:

Wenn die Frist zum Monatsende, oder zur Monatsmitte ist, kündigst du dann am letzmöglichen Tag? Oder lieber ein paar Tage davor?

Ob und wann du die Zugänge sperrst:

Manche plädieren dafür, direkt nach dem Kündigungsgespräch alle Zugänge zu sperren und zu blockieren. Ich frage mich: Wie hat jemand sein Team geführt, dass er/sie glaubt, der/die Mitarbeitende würde sich sofort rächen wollen?

Wie lange arbeitet noch die Person nach der Kündigung:

Bis zum bitteren Ende? Was ist mit Resturlaub? Solltest du sie freistellen? Wenn ja, wann?

👉 ChatGPT hat nicht unbedingt Antworten auf diese Fragen, weil es einfach extrem individuell ist. Es hängt von dir ab, von der Beziehung zu deinem Mitarbeitenden und auch von deinen Möglichkeiten.

Fazit: Was du aus diesen 7 Tipps für dich mitnehmen kannst

Eine Kündigung zu sprechen, gehört zu den schwierigsten Aufgaben im Unternehmerinnenalltag – vor allem, wenn du gerade erst mit dem Teamaufbau beginnst.

Die wichtigsten Learnings aus den 7 Tipps sind:

• Rechtliche Grundlagen klären, bevor du handelst.

• Gespräche dokumentieren – nicht nur als Absicherung, sondern als echtes Führungsinstrument.

• Form wahren: Schriftlich, korrekt, mit Unterschrift und Nachweis.

• Klar und respektvoll kommunizieren, statt zu rechtfertigen oder zu diskutieren.

• Team-Dynamiken im Blick behalten, um Unsicherheiten und Gerüchte zu vermeiden.

• Übergaben planen, damit dein Business stabil weiterläuft.

• Faires Arbeitszeugnis ausstellen, um professionell abzuschließen.

👉 Damit bist du nicht nur rechtlich abgesichert, sondern zeigst auch, dass du als Führungskraft Verantwortung übernimmst – selbst in herausfordernden Momenten.

Dein nächster Schritt: Lass uns sprechen!

Wenn du gerade selbst vor einer schwierigen Entscheidung stehst – sei es, ob du jemanden kündigen solltest, oder ob du dein Team von Grund auf neu und nachhaltig aufbauen willst – dann musst du diesen Weg nicht alleine gehen.

👉 Lass uns sprechen. In einem unverbindlichen Kennenlerngespräch schauen wir uns gemeinsam deine Situation an und klären, welcher Schritt für dich jetzt der richtige ist.

Buche hier ein unverbindliches Gespräch mit mir: https://angeliquedujic.de/kennenlerngespraech 

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