Projektmanagement-Tools für Gründer*innen: Welches Tool passt wirklich zu dir und deinem Teamaufbau?

Früher oder später kommt bei jeder Selbstständigen die Frage: Wie organisiere ich mich und mein Team digital? Gerade beim Teamaufbau für Selbstständige oder bei der Anstellung des ersten Mitarbeiters ist es entscheidend, Struktur zu schaffen.

Projektmanagement-Tools können dabei ein echter Gamechanger sein. Doch die Auswahl ist groß – und nicht jedes Tool passt zu jeder Person oder zu jedem Business. Hier stelle ich dir die fünf gängigsten Tools vor, meine persönliche Meinung dazu und für wen sie geeignet sind.

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TEAM-UP Podcast | Folge #68 | Die 5 besten Projektmanagement-Tools für Gründer*innen

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Trello – Einfache Ordnung für Kreative und Einsteiger

Trello basiert auf dem Kanban-Prinzip – Aufgaben werden als Karten auf Boards sortiert. Alles ist sehr visuell und spielerisch aufgebaut, was besonders Kreativen entgegenkommt.

Ich habe Trello oft in der Praxis gesehen, vor allem bei Fotografinnen, Designerinnen und anderen, die Wert auf Ästhetik legen. Die einfache Bedienung und klare Übersicht machen Trello perfekt für den Einstieg. Man kann Hintergründe anpassen, Bilder und Anhänge hochladen und Checklisten anlegen.

Allerdings ist die Funktionsvielfalt begrenzt. Wer komplexe Projekte abbilden will, stößt schnell an Grenzen. Deshalb ist Trello für dich ideal, wenn du gerade in den Teamaufbau startest, erste Projekte sortieren möchtest und einfach mal loslegen willst, ohne lange Einarbeitung.

Preise: Kostenlos für bis zu 10 Teammitglieder und bis zu 10 Boards, oder ab 5$/Nutzer/Monat für Teams
Alle Infos: https://trello.com/de

Asana – Mein Favorit für klare Strukturen und Wachstum

Asana ist mein persönlicher Favorit. Ich habe selbst mit Trello begonnen, bin aber relativ schnell auf Asana umgestiegen, weil es mehr Funktionen bietet, ohne an Übersichtlichkeit zu verlieren.

Das Besondere an Asana: Du kannst Aufgaben in mehreren Ebenen strukturieren – Hauptaufgaben, Unteraufgaben, Unter-Unteraufgaben. Für mich ist das Gold wert, weil ich Projekte gerne in logische Schritte herunterbreche.

Außerdem kannst du verschiedene Ansichten wählen: Board, Liste oder Kalender. Das erleichtert die Planung enorm. Auch als To-do-Liste für den Alltag ist Asana hervorragend geeignet.

Ich empfehle Asana allen, die mehr wollen als nur eine bunte Pinnwand. Gerade beim Teamaufbau oder der Anstellung des ersten Mitarbeiters ist es hilfreich, Aufgaben klar zu strukturieren und Deadlines transparent zu machen. Asana wächst mit – vom Solo-Business bis hin zu mittelständischen Unternehmen.

Preise: Kostenlos für bis zu 10 Personen, oder ab 11$/Nutzer/Monat für Teams mit mehr Funktinen
Alle Infos: https://asana.com/de 

Monday – Transparenz und Überblick für echte Teamarbeit

Monday ist besonders stark in der Teamarbeit mit mehreren Beteiligten. Hier lassen sich Workflows abbilden, Verantwortlichkeiten klar verteilen und Prioritäten definieren.

Ich habe Monday oft bei Kund*innen empfohlen, die bereits ein kleines Team aufgebaut hatten und Wert auf Zusammenarbeit legten. Besonders praktisch finde ich, dass es nicht nur für Aufgabenmanagement taugt, sondern auch als CRM-Lösung genutzt werden kann – etwa für Kundendaten oder Lead-Tracking.

Meine Empfehlung: Wenn du bereits mehrere Personen im Team hast, die eng zusammenarbeiten, ist Monday die richtige Wahl. Es sorgt für Transparenz und gibt dir jederzeit einen Überblick, wer woran arbeitet und wie weit das Projekt ist.

Preise: Kostenlos für Einzelnutzer, oder ab 9€/Nutzer/Monat für Teams
Alle Infos: https://monday.com/lang/de 

ClickUp – Die All-in-One-Lösung für Fortgeschrittene

ClickUp ist mächtig – und manchmal auch überwältigend. Es ist eine All-in-One-Plattform, in der du Aufgaben, Dokumente, Datenbanken und Workflows abbilden kannst.

Ich sehe ClickUp als Tool für Selbstständige, die schon erfahren mit Projektmanagement sind und ihre Prozesse an einem Ort bündeln wollen. Die Anpassungsmöglichkeiten sind riesig, aber sie erfordern auch Einarbeitung.

Wenn du also sagst: „Ich will eine wirklich professionelle Lösung, die alle Prozesse zusammenführt“ – dann ist ClickUp perfekt. Wenn du aber gerade erst mit dem Teamaufbau für Selbstständige beginnst oder die Anstellung des ersten Mitarbeiters planst, ist es vermutlich zu komplex.

Preise: Kostens für Einzelnutzer, oder ab 7$/Nutzer/Monat für Teams
Alle Infos: https://clickup.com/ 

Notion – Maximale Freiheit für Individualisten

Notion ist aktuell ein absoluter Trend – und das zu Recht. Es ist extrem flexibel, weil es datenbankbasiert ist. Du kannst damit im Grunde alles machen: Content-Planung, Projektorganisation, Notizen, Wissensdatenbank.

Das klingt toll – und ist es auch. Aber: Du musst es dir selbst aufbauen. Ohne klare Vorstellung, was du willst, kann Notion schnell überfordern. Ich kenne Unternehmer*innen, die es lieben – und andere, die es frustriert wieder aufgegeben haben.

Mein Fazit zu Notion: Wenn du Spaß daran hast, dir deine perfekte Lösung zu „bauen“ und sehr individuelle Anforderungen hast, ist Notion fantastisch. Für alle, die einfach schnell starten wollen, empfehle ich ein anderes Tool.

Preise: Kostens für Einzelnutzer, oder ab 9,50€/Nutzer/Monat für Teams
Alle Infos: https://www.notion.com/de/product 

Fazit: Welches Tool passt zu deinem Teamaufbau?

Es gibt nicht das eine perfekte Tool – sondern das passende für dich und dein Business:

• Trello: ideal für Kreative und Einsteiger

• Asana: mein Favorit für wachsende Strukturen

• Monday: perfekt für Teams mit mehreren Beteiligten

• ClickUp: All-in-One für Fortgeschrittene

• Notion: für Individualisten mit klarer Vorstellung

Wichtig ist: Das beste Tool ist das, das du wirklich nutzt. Es bringt nichts, wenn es theoretisch alles kann, du dich aber nie einloggst.

Gerade beim Teamaufbau für Selbstständige oder bei der Anstellung des ersten Mitarbeiters solltest du ein Tool wählen, das dir Struktur und Klarheit gibt – und dir gleichzeitig Spaß macht.

👉 Mein Tipp: Starte mit dem Tool, das dir am meisten entspricht, und teste es im Alltag. Du wirst schnell merken, ob es wirklich zu dir und deinem Team passt.

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