Scheinselbstständigkeit als Auftraggeber*in vermeiden – was du wissen musst

Du arbeitest mit Freelancern zusammen, weil es flexibel ist und sich für beide Seiten gut anfühlt.

Aber was, wenn diese Zusammenarbeit plötzlich rechtliche Konsequenzen hat? Rückwirkend, teuer und ohne Vorwarnung?

Genau das kann passieren, wenn Scheinselbstständigkeit festgestellt wird.

In diesem Artikel erfährst du, was Scheinselbstständigkeit bedeutet, warum das Thema gerade jetzt immer brisanter wird, woran sie festgestellt wird und wie du als Auftraggeber*in das Risiko konkret reduzieren kannst.

In diesem Artikel erfährst du,

• Was ist Scheinselbstständigkeit?

• Warum das Thema gerade jetzt immer brisanter wird

• Woran wird Scheinselbstständigkeit festgestellt? Die vier zentralen Fragen.

• Drei Mythen über die Scheinselbstständigkeit, die sich hartnäckig halten

• Tipps wie du als Auftraggeber*in das Risiko der Scheinselbstständigkeit reduzierst

• Der ganz sichere Weg: Das Feststellungsverfahrung der deutschen Rentenversicherung
• Fazit: Um das Thema Scheinselbstständigkeit kommt man nicht mehr drumherum

• FAQ rund um die Scheinselbstständigkeit

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TEAM-UP Podcast | Folge #144 Scheinselbständigkeit: Was du 2026 als Auftraggeber*in wissen musst, wenn du Freelancer beschäftigst

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Was ist Scheinselbstständigkeit?

Scheinselbstständigkeit liegt vor, wenn jemand formal als selbstständig gilt, aber in der Praxis wie ein abhängig Beschäftigter arbeitet. Das liegt vor, wenn die Person:

• Rechnungen stellt,
• keinen Arbeitsvertrag hat
• und trotzdem so eingesetzt wird, wie ein*e angestellte*r Mitarbeiter*in.

Auf der anderen Seite gilt eine Person als echte Selbstständige, wenn sie ihr Tätigkeit:

• ihre Tätigkeit eigenverantwortlich, ohne Weisungen und in eigener Organisation ausübt.

Aber warum gibt es überhaupt Scheinselbstständigkeit?

Für Arbeitgeber kann es eine attraktive Alternative sein, ihre Mitarbeiter als scheinselbstständig zu beschäftigen. Zum einen können sie damit Kosten sparen, da sie keine Sozialversicherungsbeiträge zahlen müssen. 

Zum Anderen können sie sich so von Verantwortung freisprechen, indem sie die Selbstständigen als eigenverantwortlich darstellen. Selbstständige genießen nicht die gleichen Rechte wie Angestellte, wie bezahlter Urlaub, Kündigungsschutz oder Mutterschutz, um nur ein paar Beispiele zu nennen.

Wenn im Arbeitsmarkt einen Macht-Ungleichgewicht zwischen Arbeitgeber*innen und Arbeitnehmer*innen, möchte der Gesetzgeber so einerseits schwächere Arbeitnehmer*innen schützen.

Und natürlich (geht ja immer irgendwo um Geld) sicherstellen, dass Sozialversicherungseinnahmen nicht flöten gehen.

Ein bekanntes Beispiel einer Branche, die dieses Modell ausgenutzt hat, sind Logistikdienstleister, die Subunternehmer beschäftigen, die faktisch zum Mindestlohn arbeiten würden, aber eben als Selbstständige angemeldet sind. Für solche Fälle ist der Schutz vor Scheinselbstständigkeit absolut sinnvoll.

Wichtig zu verstehen: Scheinselbstständigkeit ist keine Eigenschaft einer Person. Es geht immer um die Zusammenarbeit zwischen dir und dem oder der Selbstständigen. Nicht der Mensch wird geprüft – sondern euer gemeinsames Arbeitsverhältnis.

Warum das Thema gerade jetzt immer brisanter wird

Die Prüfungen rund um Scheinselbstständigkeit haben sich in den letzten Jahren deutlich verschärft. Und das hat einen konkreten Hintergrund.

Kleiner Exkurs zum Verständnis:

Deutschland hat ein Rentensystem, das darauf basiert, dass die heute Arbeitenden die aktuellen Rentner*innen finanzieren.

Stand Februar 2026 gibt es:

• 16,7 Millionen Rentner*innen und
• 45,6 Millionen Erwerbstätige.
• = Das bedeutet: ca. 2,7 arbeitende Personen müssen gemeinsam 1 Rente finanzieren.

Bis 2030 wird sich das weiter zuspitzen. Dann werden voraussichtlich haben:

• ca. 20 Millionen Rentner*innen
• ca. nur noch etwa 41,5 Millionen Erwerbstätigen.
• Das heißt: 1,5 arbeitende Personen müssen dann 1 Rente tragen.

Die Rentenbeiträge werden steigen, die Renten selbst werden sinken.

Die Rentenversicherung gerät dadurch unter massiven Druck und reagiert darauf, indem sie konsequenter prüft, wer in die Rentenkasse einzahlt. Selbstständige sind in Deutschland bisher von einer Beitragspflicht ausgenommen. Das macht sie zum Ziel genauerer Kontrolle.

Das Ergebnis: Eine Zusammenarbeit, die vor fünf Jahren noch keine Scheinselbstständigkeit war, kann heute als solche eingestuft werden.

Die Bewertungsmaßstäbe verschieben sich, auch ohne dass sich an der tatsächlichen Zusammenarbeit etwas geändert hat.

Woran wird Scheinselbstständigkeit festgestellt? Die vier zentralen Fragen.

Es gibt keine feste Grenze, ab der Scheinselbstständigkeit offiziell vorliegt. Stattdessen wird eine Gesamtbewertung vorgenommen, auf Basis von vier zentralen Fragen:

1. Ist die Person weisungsgebunden?
2. Ist die Person in deinen Betriebsablauf eingegliedert?
3. Trägt die Person ein unternehmerisches Risiko?
4. Hat die Person eigene Betriebsmittel?

Wir gehen rein:

1. Ist die Person weisungsgebunden?

Das bedeutet: Gibst du vor, wann, wo und wie gearbeitet wird?

Beispiele aus der Praxis, die auf eine Scheinselbstständigkeit hindeuten:

• Feste Arbeitszeiten,
• ein von dir zur Verfügung gestelltes Büro,
• Vorgaben zur Vorgehensweise
• oder sogar Dienstkleidung

…all das sind Hinweise auf Weisungsgebundenheit. Als Auftraggeber*in darfst du das bei Selbstständigen nicht. Bei Angestellten schon.

2. Ist die Person in deinen Betriebsablauf eingegliedert?

Arbeitet der Freelancer oder die Freelancerin in einem festen Workflow mit deinem Team zusammen?

Auch wenn jemand Tätigkeiten übernimmt, die sonst von deinen Festangestellten erledigt würden, kann das als Weisungsgebundenheit gewertet werden.

Konkrete Beispiele:

• Eine freiberufliche Lektorin prüft Texte, sobald sie von deinen Mitarbeiter*innen fertiggestellt wurden und gibt sie dann zurück. Das gilt als Eingliederung in den Betriebsablauf.
• Auch Pflegekräfte oder Ärzt*innen, die punktuell in Krankenhäusern aushelfen und sich dabei an Stationsabläufe anpassen müssen, wurden in Gerichtsurteilen als scheinselbstständig eingestuft.

3. Trägt die Person ein unternehmerisches Risiko?

Echte Selbstständige tragen wirtschaftliches Risiko: Sie müssen Kund*innen akquirieren, können Aufträge verlieren, haften für ihre Arbeit.

Wenn ein Freelancer oder eine Freelancerin dagegen einen festen Stundensatz bekommt – egal ob ein Auftrag am Ende gewinnbringend für dich ist –, trägt er oder sie dieses Risiko nicht.

Ein häufiges Beispiel:

• Trainer*innen in Yogastudios oder Fitnesszentren, die pro Stunde bezahlt werden, unabhängig davon, wie viele Teilnehmer*innen kommen. Das wirtschaftliche Risiko liegt beim Studio – nicht bei der Trainerin oder dem Trainer. Das wird als Scheinselbstständigkeit gewertet.
• Oder Musik- oder Sprachlehrkräfte, die in Musikschulen freiberuflich arbeiten und Unterricht geben: Sie erhalten zwar einen Stundenhonorar, aber die Schule kümmert sich um die Kundengewinnung. Der Lehrer trägt somit (laut Gesetz) kein Risiko.

Wenn du also eine*r Freelancer*in holst, um eine Leistung zu erbringen, mit der du selbt Umsatz machst, könnte es als Scheinselbstständigkeit ausgelegt werden.

4. Hat die Person eigene Betriebsmittel?

Eigener Rechner, eigene E-Mail-Adresse, eigene Telefonnummer, eigene Räumlichkeiten…: das sind Merkmale echter Selbstständigkeit.

Wenn du dagegen Laptop, Software oder Büroräume zur Verfügung stellst, spricht das für ein abhängiges Beschäftigungsverhältnis.

Anekdotisch ist hier ein Gerichtsurteil rund um die Lufthansa: Freiberufliche Pilot*innen wurden als scheinselbstständig eingestuft, weil sie im Trainingszentrum der Lufthansa mit deren Flugzeug Azubis ausbildeten. Kein eigenes Betriebsmittel (in dem Fall: kein eigenes Linienflugzeug!!!), kein unternehmerisches Risiko. Das Urteil zeigt, wie weit diese Bewertung gehen kann.

Drei Mythen über die Scheinselbstständigkeit, die sich hartnäckig halten

Es gibt Mythen über die Scheinselbstständigkeit, die sich hartnäckig halten, die aber keinesfalls alleine die Scheinselbstständigkeit beweisen oder vor Scheinselbstständigkeit schützen.

Mythos #1: Als Auftraggeber*in darf ich nicht der einzige Kunde sein.

Das ist falsch. Ob du der einzige Auftraggeber oder die einzige Auftraggeberin bist, spielt für die Scheinselbstständigkeit primär keine Rolle. Es geht ausschließlich darum, wie eure Zusammenarbeit aussieht, nicht darum, wie viele andere Kund*innen der Freelancer oder die Freelancerin noch hat.

Hinweis: Wenn jemand über längere Zeit nur einen einzigen Auftraggeber hat, kann daraus eine Rentenversicherungspflicht entstehen. Das ist aber ein anderes Thema und hat nichts mit Scheinselbstständigkeit zu tun.

Mythos #2: Der Auftrag darf nicht mehr als 80 % des Umsatzes ausmachen.

Auch das ist kein ausschlaggebendes Kriterium. Die wirtschaftliche Abhängigkeit fließt zwar in die Gesamtbewertung ein, entscheidet aber nicht allein. Scheinselbstständigkeit ist immer eine Summe aus mehreren Faktoren.

Mythos #3: Ein Vertrag schützt vor Scheinselbstständigkeit.

Leider nein. Ein Vertrag ist ein Hinweis, aber kein Schutz. Entscheidend ist, wie die Zusammenarbeit in der Praxis tatsächlich abläuft.

Ein Vertrag, der „freie Mitarbeit“ beschreibt, kann sogar als zusätzlicher Hinweis auf Scheinselbstständigkeit gewertet werden, weil der Begriff „Mitarbeiter“ eine Eingliederung in den Betrieb suggeriert.

Auch eine GmbH oder UG schützt nicht automatisch. Es gibt Gerichtsurteile, in denen auch Gesellschafter*innen einer GbR oder Inhaber*innen einer Ein-Mann-GmbH als scheinselbstständig eingestuft wurden.

Tipps wie du als Auftraggeber*in das Risiko der Scheinselbstständigkeit reduzierst

Du kannst Scheinselbstständigkeit nicht mit einem einzigen Schritt ausschließen, aber du kannst die Rahmenbedingungen so gestalten, dass das Risiko deutlich sinkt.

Eigene Arbeitsmittel: Stelle keine Computer, Handys oder Software-Zugänge zur Verfügung. Selbstständige sollten mit eigenen Mitteln arbeiten.

Eigenständige Abrechnung: Die Person schreibt eigene Angebote und Rechnungen, nicht im Stil eines Angestellten, sondern als Dienstleister*in.

Sichtbarkeit am Markt: Selbstständige sollten ihre Leistungen nach außen anbieten: eigene Website, eigenes Profil, erkennbarer Marktauftritt.

Keine Unternehmens-E-Mail-Adresse: Wenn eine externe Person eine Adresse mit deiner Domain benutzt, kann das als Eingliederung gewertet werden. Eine Möglichkeit: externe Adressen mit dem Zusatz „extern“ kennzeichnen, aber auch das ist eine Grauzone.

Keine festen Arbeitszeiten vorgeben: Klare Zeitvorgaben wie „bitte von 9 bis 12 Uhr erreichbar sein“ sind ein Risiko. Gerade in Bereichen wie Sport, Musik oder Bildung, wo Kurs- und Unterrichtszeiten naturgemäß vorgegeben sind, ist das besonders herausfordernd.

Keine interne Telefondurchwahl: Selbstständige nutzen ihre eigene Nummer, nicht deine interne Leitungsstruktur.

Kein arbeitsteiliges Zusammenwirken im Team: Wenn ein Freelancer oder eine Freelancerin fest in einen Workflow mit deinen angestellten Mitarbeiter*innen eingebunden ist, und beispielsweise gemeinsam an Kundenprojekten arbeiten, ist das eine Eingliederung in den Betriebsablauf. Das betrifft besonders Agenturmodelle.

Wann ist das Risiko höher, wann geringer?

Hohes Risiko: wenn jemand Arbeit für deine Kund*innen erledigt, feste Kurszeiten übernimmt oder dein Tagesgeschäft mit deinen Tools und in deinen Abläufen abwickelt.

Geringeres Risiko: wenn jemand Auftragsarbeiten für dein eigenes Business erbringt: zum Beispiel Texte für dein Marketing schreibt, deine Buchhaltung übernimmt oder als Gastexpert*in in deinem Kurs auftritt. Auch Selbstständige im Ausland, die nach dem Arbeitsrecht ihres Wohnsitzlandes sozialversicherungspflichtig sind, unterliegen nicht dem deutschen Scheinselbstständigkeitsrisiko.

Der ganz sichere Weg: Das Feststellungsverfahren der deutschen Rentenversicherung

Du kannst die Zusammenarbeit mit einem Freelancer oder einer Freelancerin offiziell von der Rentenversicherung prüfen lassen. Wenn das Ergebnis lautet, dass keine Scheinselbstständigkeit vorliegt, bist du auf der sicheren Seite.

Noch wichtiger: Wenn du das Verfahren beantragst, bevor die Zusammenarbeit beginnt, und die Rentenversicherung stellt später doch Scheinselbstständigkeit fest, werden die Sozialversicherungsbeiträge erst ab dem Zeitpunkt der Feststellung fällig, nicht rückwirkend.

Das bedeutet natürlich einen administrativen Aufwand. Aber wenn du planst, längerfristig mit jemandem zusammenzuarbeiten, kann es sich lohnen.

Übrigens empfehle ich dir, dieses Statusfeststellungsverfahren unbedingt in Begleitung einer Anwältin oder eines Anwalts zu machen. (Ich empfehle dir gerne einen Kontakt aus meinem Netzwerk. Schreibe mir einfach eine E-Mail: mail@angeliquedujic.de.)

Was du noch tun kannst: Rücklagen bilden

Du kannst für laufende Zusammenarbeiten Rücklagen für drei Jahre zur Seite legen, für den Fall einer Nachzahlung. Das ist die finanziell aufwendigere Variante, gibt dir aber Spielraum, wenn es zu einer Prüfung kommt.

Fazit: Um das Thema Scheinselbstständigkeit kommt man nicht mehr drumherum

Scheinselbstständigkeit ist kein Randthema mehr. Die Prüfungen werden strenger, die Bewertungsmaßstäbe enger und das Risiko liegt als Auftraggeber*in fast vollständig bei dir. Deshalb lohnt es sich, das Thema ernst zu nehmen, bevor eine Prüfung kommt.

Die wichtigsten Punkte noch einmal zusammengefasst:

• Scheinselbstständigkeit wird immer anhand der konkreten Zusammenarbeit bewertet, nicht anhand der Person.
• Entscheidend sind vier Fragen: Weisungsgebundenheit, Eingliederung in den Betriebsablauf, unternehmerisches Risiko und eigene Betriebsmittel.
• Verträge, die Rechtsform und die Anzahl der Auftraggeber schützen nicht.
• Was hilft: klare Strukturen, eigene Arbeitsmittel, sichtbare Selbstständigkeit, und im Zweifel ein Statusfeststellungsverfahren.

Nicht ganz blauäugig in das Thema Teamaufbau zu starten, sondern sich wirklich damit zu befassen, was es braucht – das ist der Unterschied zwischen einer bösen Überraschung später und einem stabilen Fundament von Anfang an.

FAQ: Häufige Fragen rund um die Scheinselbstständigkeit

Was ist Scheinselbstständigkeit?

Scheinselbstständigkeit liegt vor, wenn jemand formal als Selbstständige oder Selbstständiger tätig ist, aber faktisch wie eine angestellte Person arbeitet: weisungsgebunden, in feste Abläufe eingebunden, ohne eigenes wirtschaftliches Risiko. Entscheidend ist dabei nicht die vertragliche Bezeichnung, sondern wie die Zusammenarbeit in der Praxis tatsächlich aussieht.

Welche Konsequenzen hat Scheinselbstständigkeit?

Als Auftraggeber*in trägst du das Risiko fast allein. Bei einer Prüfung durch Finanzamt oder Rentenversicherung können Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge rückwirkend für bis zu vier Jahre nachgefordert werden – zuzüglich möglicher Säumniszuschläge. Wird dir Vorsatz unterstellt, gibt es keine Verjährungsfrist. Vom Freelancer oder der Freelancerin kannst du nur für die letzten drei Monate einen Anteil zurückfordern. Der Rest bleibt bei dir.

Wie schütze ich mich vor Scheinselbstständigkeit?

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