Unternehmensprozesse, Workflow-Optimisation, Schnittstellen-Eliminierung, Ressourcen, … Das klingt alles nach großen Worten in großen Unternehmen. Vielleicht sogar in Konzernen mit Tausenden von Mitarbeitern. Aber doch nicht bei einem Kleinunternehmer, und schon mal gar nicht bei so einem Solopreneur oder Selbstständigen. Denkst du.

Definition: Was sind Unternehmensprozesse

Wikipedia sagt: “Ein Geschäftsprozess ist eine Menge logisch verknüpfter Einzeltätigkeiten (Aufgaben, Arbeitsabläufe), die ausgeführt werden, um ein bestimmtes geschäftliches oder betriebliches Ziel zu erreichen. Er wird durch ein definiertes Ereignis ausgelöst und transformiert ‚Input‘ durch den Einsatz materieller und immaterieller Güter und unter Beachtung bestimmter Regeln und unternehmensinterner und -externer Faktoren zu einem ‚Output‘.”

 

Ich übersetze: Am Anfang passiert etwas (eine Kundenanfrage kommt herein, du hast eine Idee für ein neues Produkt, du willst einen Blogartikel schreiben…). Daraufhin müssen diverse Dinge zum Teil in einer bestimmten Reihenfolge getan werden, hier ein Beispiel:

  1. Du musst den Kunden in deinem System anlegen
  2. Dann setzt du die Bestellung zusammen
  3. Es folgt das Verpacken und Versenden
  4. Um anschließend ein Ziel zu erreichen = ein glücklicher, versorgter Kunde, ein neues Angebot auf der Website, einen veröffentlichten Blogartikel…

 

Je nach Geschäftsfeld und Größe der Organisation können diese Prozesse sehr umfangreich sein. Aber auch im Kleinen gibt es überall Prozesse. Und oft passieren sie unbewusst. Nehmen wir ein Beispiel aus dem Privatleben: Einkaufen gehen. Ihr schreibt eine Einkaufsliste, zieht euch die Jacke an, nehmt einen Einkaufsbeutel (und eine Nasen-Mund-Maske) mit, lauft zum Supermarkt, sammelt eure Produkte ein (in einer bestimmten Reihenfolge – die Tiefkühlkost als letztes, zum Bsp), geht zur Kasse und bezahlt, lauft nach Hause und räumt alles ein.

 

An dem Beispiel merkt man, dass es gewisse Dinge gibt, die in einer bestimmten Reihenfolge erfolgen MÜSSEN. Wie zum Bsp erfolgt das Bezahlen erst NACH dem Einsammeln der Produkte. Andere passieren in einer bestimmten Reihenfolge aus logischen oder nutzbringenden GRÜNDEN. Die Jacke zieht man nicht vor dem Liste-Schreiben an – das wäre möglich, aber nicht logisch. Oder die Einkaufsliste schreibt man vor dem Einkauf, und nicht im Laden selbst – weil es effizienter ist.

 

Zurück zur Frage also: Haben Solopreneure Prozesse? Ganz klar, ja!

Die üblichen Prozesse von Solopreneure, Selbstständigen und Kleinstunternehmer

Aber wie sieht es konkret aus? Welche Prozesse haben viele, oder die meisten Solopreneure, Selbstständigen und Klein(st)unternehmer?

 

  • Kreativprozesse: Entwicklung von neuen Produktideen, Ausarbeitung dieser Ideen, etc.
  • Kaufmännische Prozesse: Erstellen von Kostenvoranschlägen, Rechnungsstellung, Einnahme-Überschuss-Rechnung, etc.
  • Marketing-Prozesse: Erstellen von Inhalten für Social Media, Websitegestaltung, Blogartikel/Podcastfolgen, etc.
  • Planungsprozesse: Erstellen einer Vision, Jahresplanung, Launchplanung, Dienstpläne, etc.
  • Beschaffungsprozesse: Einkauf von Waren, Beauftragung eines Webdesigners, etc.
  • Vertriebsprozesse: Produktpräsentationen auf der Website, Absatzwege, etc.
  • Personalprozesse: Recruiting, Einarbeitung, Kapazitätsplanung, etc.

 

Tatsächlich könnte man sagen, dass selbst Ein-Frau/Mann-Unternehmen die gleichen Prozesse wie Großunternehmen haben, nur eben nicht die selben bzw. nicht im selben Maße. Wenn man jeden Bereich in seinem Unternehmen betrachtet, wird man überall Prozesse erkennen.

 

Und was mache ich mit meinen Prozessen?

Bewusst machen: Der allererste Punkt ist, sich diese Prozesse bewusst zu machen. Sei in den nächsten Tagen aufmerksam, wenn du eine Tätigkeit erledigst, die regelmäßig anfällt. Mache dir bewusst, was du wann weshalb machst.

 

Dokumentieren: Im nächsten Schritt nimmst du dir eine Tätigkeit vor, bei der du dir vorstellen kannst, sie demnächst vielleicht outzusourcen. Notiere die einzelnen Schritte, was es dabei zu berücksichtigen gibt, und wie viel Zeitaufwand es ist. Ganz einfach geht es mit einer Excel-Liste. Aber dafür eignen sich auch super Projektmanagement-Software wie asana  oder trello.

 

Optimieren: Wenn du diese Aufgabe später noch mal machen musst, wirst du sicher merken, was vielleicht noch fehlt, oder was man besser machen könnte. Vielleicht können Aufgaben gesammelt werden, oder manche übersprungen. Vielleicht merkst du, dass du sehr viel Zeit für eine Tätigkeit brauchst, die dir nicht so viel bringt. So kannst du überlegen, wie du es besser machen kannst. Und so fängt die große Reise der Prozessoptimierung an.

 

Warum Prozessdokumentation und -optimierung wichtig ist

Willst du diese Aufgaben irgendwann an einen Dritten übertragen, wirst du diese Schritte dokumentieren müssen. Und zwar bevor dein Mitarbeiter startet. (Wie oft habe ich es erlebt, dass ein Mitarbeiter am ersten Tag nichts zu tun hat und nur Däumchen dreht, weil man gerade keine Zeit hat, ihn einzuarbeiten und auch sonst nichts vorbereitet ist!) Ich gebe zu, das Dokumentieren ist lästig. Aber mache dir bewusst, dass du gleich viel Zeit brauchst, um einen Prozess nieder-zuschreiben, als diesen jemandem ausführlich zu erklären. Alle gewinnen Zeit. Und wenn dein Mitarbeiter Zeit gewinnt, sparst du Geld.

 

Zum Schluss sei gesagt, dass wenn du mit deinem Unternehmen glücklich bist, so wie es ist, dann musst du dich nicht unbedingt weiter mit Prozessen beschäftigen. Allerdings – und das vermute ich, denn sonst hättest du womöglich nicht bis zum Ende gelesen – wenn du irgendwann vorhast zu wachsen, und Mitarbeiter zu haben, dann lohnt es sich, sich mit Prozessen auseinander zu setzen. Denn es erfordert Zeit und Gewohnheit, um klare Prozesse zu identifizieren und optimieren. Also ein Tipp von mir: Fang früh genug an!