Besonders für kleine, bzw. wachsende Teams ist es eine Herausforderung, die richtigen Tools für die Zusammenarbeit zu finden. Umso mehr für Teams, die – aktuell gezwungenermaßen oder nicht – im Home-Office arbeiten müssen. Oft fängt man ganz natürlicherweise mit dem an, was man schon hat: Meist sind das Emails und Kurznachrichten. Es lohnt sich allerdings, sich früh mit den Kommunikationsmethoden innerhalb seines Teams auseinander zu setzen und diese zu optimieren. Die Arbeit kann somit so früh wie möglich möglich für das gesamte Team effizienter gestalten werden.

Hier findet ihr einen Guide über eine Auswahl von Tools, die ich für Kleinst- und Kleinteams empfehle:

Email

Emails sind aus dem Geschäftsleben nicht mehr wegzudenken. Trotzdem ist es empfehlenswert sich einmal Gedanken zu machen, wie das Tool Email innerhalb der Organisation/des Teams verwendet wird, und ob es gut und richtig verwendet wird. Denn eine Email sollte im Business-Kontext eine Form haben: Anrede, Inhalt/Sachverhalt, Schlussformel und Absender. Pro-Tipp: Enthält eine Email nicht diese Elemente, ist das Medium Email vermutlich nicht das Richtige. Als Schlussfolgerung ergibt sich, dass die Email vermutlich nicht das einzige Kommunikationstool bleiben sollte.

Was es kostet: Kostenlos.

Für was und wen ist es gut: Für Kommunikation mit Externen. Wenn innerhalb des Betriebs insgesamt sehr wenig digital kommuniziert wird, dann kann die Email als einziges digitales Kommunikationstool dienen.

Und wofür ist es nicht gut: Für den Austausch zu einem bestimmten Thema, insbesondere was auch nachträglich nachvollziehbar sein soll. Um Feedback zu geben und für Kommunikation die emotional geladen ist.

Whatsapp, SMS, Messenger, Viber, Telegram und Co.

Diese Dienste sind reine Messaging-Apps. Selbst wenn zum Teil auch Daten geteilt werden können, bleibt es ausschließlich für den kurzen Austausch geeignet. Es können auch Gruppen erstellt werden, die einem speziellen Thema zugeordnet sind. Auch wenn Nachrichten per Whatsapp-Web am Desktop abgerufen werden können, ist die Nutzung primär mobil-orientiert. Daher sind diese Apps eher für die private Kommunikation gedacht. Zudem ist die Datenschutz-Lage in der EU nicht ganz sauber, da Whatsapp den Zugriff auf die Kontakte erfordert, und gesetzlich die Einverständnis von allen Kontakten im Adressbuch eingeholt werden müsste.

Was es kostet: Kostenlos (außer ggf. Verbindungskosten).

Für was und wen ist es gut: Für private Kommunikation. Zum Beispiel eine private Gruppe mit dem Team, in dem auch nicht-Business-relevante Themen ausgetauscht werden. Oder ggf. für eine schnelle Kommunikation mit einem einzelnen Mitglied, vorausgesetzt der Verlauf des Austauschs ist später nicht relevant.

Und wofür ist es nicht gut: Als dauerhaftes Kommunikations-Tool.

Slack

Slack ist eine Kommunikationsapp, die insbesondere für remote-arbeitende Teams geeignet ist. Die Vision von Slack ist es, Emails vollständig zu ersetzen. Zentral in der App sind die „Channels“. Diese Channels werden speziell für jedes Projekt, Thema, Team, Standort, etc. angelegt und es können unterschiedliche Personen den Channels zugeordnet werden. Zum Beispiel könnte man einen Channel für Kundenaufträge, einen für Social Media, einen für den Blog, einen für die Logistik einsetzen, und jeweils zu jedem Channel die relevanten Personen einfügen. Chats mit einzelnen Personen oder mit einer Gruppe von Personen sind auch möglich.

Was es kostet: Kostenlos oder ab 6,25€/Monat. Die kostenlose Version kann schon sehr viel. Für unbegrenzten Zugriff auf den Nachrichtenverlauf oder für Calls mit mehr als nur 2 Personen muss man auf die kostenpflichtige Version upgraden.

Für was und wen ist es gut: Primär für Remote-Teams, bei denen nicht alle am gleichen Standort oder nah beieinander arbeiten. Für Teams, die zu verschiedenen Themen miteinander arbeiten und kommunizieren, und bei denen der Verlauf pro Thema relevant ist.

Und wofür ist es nicht gut: Wenn man nur einen oder ggf. zwei Mitarbeiter hat, die jeweils nur zu einem einzigen Thema miteinander arbeiten und der Aufwand nicht sehr komplex ist. Zum Beispiel wenn ein Unternehmer nur mit einem Finanzbuchhalter arbeitet und vielleicht mit einer Social-Media-Managerin. Sofern die Kommunikation sehr gezielt und gelegentlich statt findet, dann ist ein solches Tool nicht unbedingt notwendig.

Tipp: Wer Datenschutz bedenken hat, kann auf Fleep zurückgreifen, diese App hat vergleichbare Funktionen und bietet ebenfalls eine kostenlose Version. Dessen Cloud-Server befinden sich in der EU. 

Skype

Vorab: Skype for Business verschwindet und wird von Microsoft Teams ersetzt (siehe weiter unten). Das „normale“ Skype bleibt bestehen und ist für Chat- und Video-Anrufe gedacht. Und genau dafür kann es genutzt werden. Mit den hinzugefügten Kontakten kann gechattet und per Video telefoniert werden. Im Chat wird der Verlauf für 6 Monate gespeichert. Zudem kann im Video-Call auch der eigene Bildschirm geteilt werden. Skype erfordert das Installieren des Programms und die Anmeldung mit Nutzer und Passwort.

Was es kostet: Kostenlos.

Für was und wen ist es gut: Als schnelles Chat-Programm, für kurze und unkomplizierte Kommunikation, für schnelle Anrufe als Telefon Ersatz. Für Unternehmer mit nur wenigen Mitarbeitern, in welchem jeder an nur einem Thema arbeitet und nicht im Team miteinander arbeitet. So kann der Unternehmer mit jedem einzelnen chatten. Aber auch für die Kommunikation mit externen: im Chat oder Video-Anruf mit einem Kunden, einem Dienstleister, Bewerber, etc.

Und wofür ist es nicht gut: Für Teams, die an verschiedenen Themen arbeiten und themenbezogen kommunizieren wollen. Also für Teams ab 3-4 Mitarbeitern. Für Calls mit mehr als 4 Teilnehmer, die sich nicht gut darstellen lassen.

Zoom & GoToMeeting

Zoom boomt. Bis vor der Corona-Krise war es eine der Standard-Apps für Online-Businesses, Webinare und Video-Konferenzen. Inzwischen hat Allewelt die App entdeckt – auch für private Zwecke. In der kostenlosen Version können Meetings nur bis 40 Minuten dauern. Für längere Meetings muss das Meeting unterbrochen und neu erstellt werden. Mit den Pro- bzw. Webinar-Versionen können bis zu oder mehr als 100 User an Meetings oder Webinaren teilnehmen. Die Meeting- und Webinar-Zeit ist unbegrenzt, es kann auf Social Media live gestreamt werden, und vieles mehr.

Eine solide Alternative zu Zoom ist GoToMeeting. Im Einsteigermodell sind sogar mehr Teilnehmer inkludiert, allerdings ist der Akkuverbrauch mobil wohl höher und die Tonqualität wird öfters bemängelt.

Was es kostet: Zoom: Kostenlos oder ab ca. 14€/Monat. GoToMeeting: ab 10,75€/Monat, kostenlos nur für 14 Tage.

Für was und wen ist es gut: Für Video-Anrufe mit mehr als 4 Personen. Um unkompliziert mit jemandem Externen ein Video-Meeting zu organisieren, da keine Anmeldung erforderlich ist. 

Und wofür ist es nicht gut: Für spontane Anrufe. Für nachträglich, nachvollziehbare Kommunikation. Der Chat wird zwar gespeichert, aber nur für den Meeting-Organisator.

Microsoft Teams

Teams ist die Zusammenarbeits-App von Microsoft, die Chat, Besprechungen, Notizen und Dateien kombiniert. Und damit ist quasi alles gesagt. Der Anspruch von Teams ist es, eine Plattform zu bieten, für alles was die Zusammenarbeit betrifft. Es werden Teams angelegt, über die – ähnlich wie bei Slack – Projektbezogene Kommunikation laufen kann, allerdings liegt hier der Fokus ebenfalls auf der Speicherung von Daten in der Cloud. Somit kann Teams Server- und VPN-Lösungen ersetzen. Teams ist auch eine Chat-App und eine Video-Besprechung. Allerdings werden am Desktop immer nur max 4 Teilnehmer in Meetings angezeigt, daher ist die Video-Besprechung ab 5 Teilnehmern etwas mühsam. 

Was es kostet: Kostenlos. Aber auch in Office 365 inkludiert, Pakete ab 4,20 €/Monat.

Für was und wen ist es gut: An sich eine super Lösung für alle Arten von Teams, die sowohl remote als auch „stationär“ miteinander arbeiten.

Und wofür ist es nicht gut: Für Video-Anrufe mit vielen Teilnehmern. Für die Kommunikation mit Externen. 

Trello, Asana, etc.

Diese Apps sind vor allem Projektmanagement-Apps. Das bedeutet, dass das Handling von Projekten im Vordergrund steht. Es werden Projekte erstellt, und zu diesen Projekten werden Mitglieder zugeordnet. Diese können an den Projekten arbeiten, Daten teilen, kommentieren, usw.

Was es kostet: für quasi alle Apps gibt es kostenlose Versionen, mit denen man mit einem kleinen Team schon sehr weit kommt. Die kostenpflichtige Versionen liegen ab ca. 10€/Monat.

Für was und wen ist es gut: Für organisierte Prozesse und Projekte auch im kleinen Rahmen. Auch für Solopreneurs, die irgendwann vorhaben zu wachsen.

Und wofür ist es nicht gut: Für Chats und Team-orientierte Kommunikation.

Hier konntet ihr einen kleinen Überblick über die Kommunikationstools, die ich im Zusammenhang mit virtueller Teamzusammenarbeit kenne und empfehlen kann, gewinnen. Es gibt natürlich noch viele mehr. Wichtig ist, welche Kombination von Tools für dich und dein Team geeignet ist. Das ist immer eine sehr individuelle Entscheidung.