Erster Mitarbeiter einstellen? Deine Checkliste für den Start als Arbeitgeber*in – vollständiger als mit ChatGPT!

Die Anstellung des ersten Mitarbeiters ist für viele Gründer*innen ein großer Schritt – und oft auch eine echte Herausforderung.

Denn plötzlich bist du nicht mehr nur für dein Business verantwortlich, sondern auch für eine andere Person.

Neben der Vorfreude gibt es viele Pflichten, Formalitäten und organisatorische To-dos, die schnell übersehen werden können.

Damit du gut vorbereitet bist, habe ich hier eine Checkliste für den Start zusammengestellt. Sie hilft dir, die wichtigsten rechtlichen und organisatorischen Punkte im Blick zu behalten – und deinen Teamaufbau von Anfang an professionell zu gestalten.

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TEAM-UP Podcast | Folge #113 | Erster Mitarbeiter einstellen? Deine Checkliste für den Start – vollständiger als mit ChatGPT!

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Was ist rechtlich & versicherungspflichtig sofort zu erledigen?

Schon vor dem ersten Arbeitstag brauchst du ein paar Basisschritte, damit du als Arbeitgeber*in formal startklar bist.

Wichtig: Reihenfolge einhalten, sonst hängst du in Formularschleifen.

1) Unternehmensnummer

Beantrage frühzeitig deine Unternehmensnummer bei der zuständigen Unfallversicherung bzw. Berufsgenossenschaft.

Welche Unfallversicherung für dich zuständig ist, findest du hier: https://www.dguv.de/de/versicherung/unternehmensnummer/index.jsp

Neu seit 2023:
Du musst dein Unternehmen spätestens eine Woche nach Gründung bei der gesetzlichen Unfallversicherung anmelden, auch wenn du noch niemanden einstellst. Das gilt für alle Arten von Gründungen, egal ob Unternehmen, Freiberuflichkeit, etc.

Aber gut zu wissen:
Wenn du nach 2023 gegründet hast, dann musst du vermutlich nicht machen, denn das Gewerbeamt leitet die Information elektronisch nach der Gewerbeanmeldung an die Unfallkasse. Ob das geschehen ist, solltest du allerdings prüfen.

2) Betriebsnummer

Erst mit Unternehmensnummer kannst du die Betriebsnummer bei der Agentur für Arbeit beantragen. Das kannst du hier machen: https://www.arbeitsagentur.de/unternehmen/betriebsnummern-service

Sie ist Pflicht, damit du Mitarbeitende anmelden und Abrechnungen korrekt übermitteln kannst. 

Yeah! Die ersten Schritte sind erledigt!

Diese beiden Nummern musst du nur einmalig beantragen. Damit kannst du überhaupt mit Einstellungen loslegen.

3) Personalfragebogen

Für die nächsten Schritte brauchst du einige Information deines Mitarbeitenden:

• Vorname / Name
• Geburtsdatum
• Staatsangehörigkeit (um zu wissen, ob sie eine Arbeitserlaubnis brauchen)
• Adresse
• Krankenkasse
• Sozialversicherungsnummer
• Bankverbindung: Kontoinhaber + IBAN + BIC oder Name der Bank (für das Gehalt)
• Steueridentifikationsnummer
• Wenn vorhanden, Anzahl der Kinder 
• Nicht für administrative Zwecke, aber für organisatorische Zwecke: E-Mail-Adresse, Telefonnummer

Warum ist das wichtig? Alle Lohn- und SV-Meldungen, sowie die Überweisung des Gehalts basieren auf diesen Daten.

Ich empfehle dir: Erstelle oder nutze einen Personalfragebogen, um alle relevanten persönlichen Informationen auf einmal abzufragen.

Es gibt gute Vorlagen im Internet, die kostenlos nutzbar sind, wie zum Bsp dieses hier von Lexware: https://www.lexware.de/tools/vorlage-personalbogen/

Für die nächsten Schritte hast du 2 Möglichkeiten:
Entweder du kümmerst dich selbst darum oder du beauftragst (d)eine Steuerberatung oder ein Lohnbüro dafür.

👉 Meine Empfehlung: Lass das von einem Lohnbüro bzw. eine Steuerberatung machen! Die Kosten sind i.d.R. überschaubar, und es sei denn, du hast die Zeit dafür, große Freude daran oder bereits Erfahrung mit Lohnbuchhaltung, lohnt es sich mehr, dass du nicht auch noch diese Aufgaben auf deiner To Do Liste hast!

4) Anmeldung bei der Krankenkasse

Melde deinen Mitarbeitenden bei dessen Krankenkasse an.

Du wirst später die Sozialversicherungsbeiträge alle an die Krankenkasse überweisen. Diese verteilt sie dann an allen Stellen (Krankenversicherung, Rentenversicherung, Arbeitslosenversicherung, Pflegeversicherung). 

Die Frist dafür: Spätestens 6 Wochen nach Arbeitsaufnahme.

Aber Achtung! In einigen Branchen (z. B. Bau, Gastro, Reinigung > die Branchen, die stärker von Schwararbeit betroffen sind) muss die Meldung spätestens am Tag des Arbeitsbeginns erfolgen.

Ausnahme: Minijobs (Siehe unten! 👇)

👉 Merke: Früher anmelden = weniger Stress.

5) Anmeldung beim Finanzamt

Steuern müssen ja auch bezahlt werden, und sie werden bei Festangestellten „an der Quelle“ bezahlt – also direkt am Gehalt.

Das bedeutet, dass du jede*n neue*n Mitarbeiter*in beim Finanzamt anmelden musst. Dafür brauchst du die Infos aus dem Personalfragebogen (Steueridentifikationsnummer, Geburtsdatum).

Die Daten übermittelst du entweder über deine Lohnabrechnungssoftware oder über das Online-Portal ELSTER – oder (und ich wiederhole mich hier) über deine Steuerberatung bzw. dein Lohnbüro!)

Ausnahme: auch hier Minijobs (siehe unten 👇!)

6) Anmeldung bei der Unfallversicherung

Die Anmeldung erfolgt easy über die Lohnbuchhaltungssoftware (oder – wir erinnern uns – über deine Steuerberatung bzw. dein Lohnbüro). Dafür brauchst du nur die Steuer-ID Nummer und das Geburtsdatum.

 ⭐Sonderfälle

Beachte folgende besondere Fälle:

• Mitarbeitenden mit ausländischer Staatsangehörigkeit: Wenn sie EU-Bürger sind, kein Problem. Wenn nicht, brauchen sie unbedingt eine Arbeits­erlaubnis. Lass sie dir unbedingt geben und (wichtig!!!) speichere sie ab. Wenn du in mehreren Jahren eine Betriebsprüfung hast, und der Mitarbeiter ist nicht mehr in deinem Betrieb, kommst du vermutlich nicht mehr ran und es kann sehr ungemütlich werden.
• Werkstudierende: Lass dir die Immatrikulations­bescheinigung geben, speichere sie ab. Und erfrage sie jedes Semester neu. Und speichere sie jedes Semester ab!
• Minijobs bzw. geringfügige Beschäftigte: Sie werden nicht beim Finanzamt und bei der Sozialversicherung angemeldet, sondern bei der Minijob-Zentrale.
• Tätigkeit in besonderen Betrieben (z.B. Lebensmittelindustrie, Gastronomie): Mitarbeitende müssen in solchen Betrieben auch beim Gesundheitsamt angemeldet werden.

Regel: Was die Einstellung rechtfertigt, gehört in die Akte abgespeichert.

8) Lohnabrechnung organisieren

Entscheide jetzt: Lohnbüro/Steuerberatung oder eigene Software.

Meine Empfehlung: Outsourcen – die Kosten sind überschaubar und du vermeidest Fehler. Du bekommst von der Steuerberatung oder dem Lohnbüro die Zahltermine, die Netto-Auszahlung und Abgaben, das musst du überweisen – fertig.

Kurz gesagt: Ohne Nummern, Meldungen und klare Lohnprozesse wird’s kompliziert. Mit System wird’s Routine.

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Unterlagen, Ablagen und Übersichten: Welche brauche ich wirklich, wenn ich meinen ersten Mitarbeiter einstelle?

Ordnung ist hier kein Selbstzweck, sondern dein Versicherungsschein für spätere Prüfungen.

Ziel: Alles nachvollziehbar, DSGVO-konform und nur für dich zugreifbar.

Personal-Ordnerstruktur

Lege einen Hauptordner „Personal“ an und je Mitarbeitendem einen Unterordner.

Speichere dort:

• Arbeitsvertrag & Zusatzvereinbarungen

• Bewerbungsunterlagen

• Personalbogen

• Krankenkasse/Sozialversicherung & Bescheide

• Arbeits­erlaubnis (falls relevant)

• Immatrikulationsbescheinigung (Werkstudent*in, jedes Semester)

• Abmahnungen, Gesprächsnotizen, Zielvereinbarungen

Mein Tipp: Pflege diesen Ordner wirklich gut. Warum? Prüfungen kommen oft Jahre später – Mitarbeitende sind dann weg.

Wichtig: Datenschutz und Vertraulichkeit

Zu diesem Ordner solltest nur du Zugriff haben. Achte außerdem, dass der Speicherort datenschutzkonform ist.

Wenn du einen Cloud-Dienst benutzt, prüfe ob er DSGVO-konform ist.

Oft nutzen Gründer zu Beginn „private“ oder kostenlose Lizenzen (von OneDrive, Google Drive, Dropbox, etc). Diese bieten meistens keinen ordentlichen Datenschutz. Wenn du das also noch nicht tust, ist jetzt der richtige Zeitpunkt um auf die Business-Variante upzugraden! Meistens sind die Business-Varianten datenschutzkonform, du hast viel bessere Admin-Rechte und kannst rollenbasierte Rechte vergeben. 

Arbeitsmittel & Ausstattung

Als Arbeitgeber hast du die Pflicht, die Arbeitsmittel zur Verfügung zu stellen, die für die Erledigung der Arbeit notwendig ist.

Wenn du nur 1 Mitarbeitenden hast, dann kannst du dir vielleicht merken, was du ihm/ihr alles übergeben hast. Wenn du aber vielleicht nach und nach mehrere Mitarbeitende hast, dann kannst du schnell die Überblick verlieren.

Daher meine Empfehlung: Erfasse alles, was du übergibst, mit Seriennummer und Ausgabedatum: Laptop, Monitor, Telefon, Schlüssel, etc. Lege die Liste im Personalordner ab.

Dann hast du einen guten Überblick beim Offboarding, wenn dein Teammitglied irgendwann dein Unternehmen verlässt.

Tools & Zugänge

Deine Mitarbeitende werden sicherlich auch Online-Tools, Software und Zugänge brauchen. Und du hast vermutlich keine IT-Abteilung, die das für dich managt. Diese Zugriffe sind natürlich abhängig von der Tätigkeit jedes Mitarbeiters.

Wie bei den Arbeitsmaterialien macht es Sinn, dass du von Anfang an klar festhälst, welche Zugriffe und Zugänge zu wem zur Verfügung gestellt hast.

Zugangs-Register führen

Erstelle eine Übersicht für jeden Mitarbeitenden und liste welche Tools & Systeme auf, inkl. Rollen/Berechtigungen (Admin/User). So hast du alles im Blick.

Passwort-Manager nutzen

Teile Zugangsdaten nie per Mail oder Chat. Nutze einen Passwort-Manager (z. B. Business-Variante). So kannst du Passwörter teilen oder aber auch beim Offboarding den Zugang wieder entfernen.

Sehr empfehlenswert ist der Passwort-Manager heylogin. Der Dienst ist DSGVO-konform, scheint sehr sicher zu sein, ist super User-freundlich und hat praktische Funktionen, wie zum Beispiel das Teilen von Passwörtern, ohne dass der andere das Passwort sieht.

Vorbereitung auf das Offboarding

Auch wenn du jetzt noch nicht daran denkst, aber irgendwann wird diese Person vermutlich dein Unternehmen wieder verlassen. (Vielleicht auch nicht, aber vielleicht doch)

Diese Vorbereitungen machen den Offboarding-Prozess deutlich einfacher.

Urlaubsanträge, Krankmeldungen und co: Diese Prozesse brauchst du ab jetzt.

Festangestellte haben einen Anrecht auf bezahlten Urlaub und Lohnfortzahlung im Krankheitsfall. Auch hier lohnt es sich, von Anfang an saubere Prozesse zu haben, damit alles korrekt abläuft.

Prozess für Urlaubsanträge

Definiere jetzt den Ablauf:

• Urlaubsplanung: Es macht Sinn, sich vorher abzustimmen, wer wann gedenkt, Urlaub zu nehmen. So vermeidet man, dass alle zeitgleich in Urlaub sind, wenn das nicht gewünscht ist.
• Antrag + Genehmigung: Das kann über eine Personalsoftware gelöst werden, oder über eine Tabelle/Übersicht. Notiere darauf, wie viele Tage Urlaubsanspruch jemand für das laufende Jahr hat. So hast du und dein*e Mitarbeiter*in immer im Blick, wie viele Resttage noch da sind.
• Dokumentation: Dieser Prozess sollte sauber dokumentiert, transparent und (auch im Nachhinein) nachvollziehbar sein.

Wichtig: Genehmigter Urlaub ist verbindlich. Du kannst genehmigten Urlaub nicht einfach so stornieren. Das geht nur, wenn dein Teammitglied damit einverstanden ist und du eventuelle Storno-Umbuchungs-Kosten übernimmst

Prozess für Krankmeldungen

Festangestellte haben Anrecht auf Entgeltfortzahlung (= keine Einbußen im Gehalt) wenn sie krank sind. Dafür musst du ebenfalls den Prozess festlegen:

• Krankmeldung am 1., 2. und 3. Tag: Definiere über welchen Weg, Krankmeldungen erfolgen sollen. Bis wann an dem Tag? Über welchen Kanal? Definiere das so, dass du bei Bedarf umdisponieren kannst.
  Übrigens: Die ersten 3 Tage sind Kalendertage. Also zählen Wochenenden dazu. (Freitag-Montag sind daher 4 Tage!)
• Krankmeldung ab dem 3. Tag: Ab dem dritten Tag ist ein eAU Schein („elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung“ ehemals „gelber Schein“) erforderlich. Dein Mitarbeiter muss dir die voraussichtliche Dauer nennen. Den eAU kannst du elektronisch abrufen – über deine Lohnbuchhaltungssoftware – oder (schon wieder:) über die Steuerberatung bzw Lohnbüro.
• Beantragung der Erstattung: Über dein Lohnbuchhaltungsprogramm oder das Sozialversicherugns-Portal kannst du eine Teilerstattung des Gehalts über die sogenannte U1 Umlage beantragen.

Gut zu Wissen: Umlage U1 – zur Erstattung des Gehalts im Krankheitsfall

Betriebe mit <30 Mitarbeitende erhalten einen Teil des Gehalts (zwischen 40-80%) zurück erstattet, wenn ein Mitarbeiter krank ist. Das soll kleine Unternehmen entlasten.

Dafür zahlen sie eine Pflichtversicherung bei den jeweiligen Krankenkassen der Mitarbeitenden.

Aber: wenn du nichts konkretes wählst, bist du im Standard-Tarif versichert, das sind i.d.R. 70%. Du kannst aber auch einen günstigeren Tarif wählen und weniger (z.B. 40%) erstattet bekommen, oder einen teureren Tarif und dafür mehr Erstattung (z.B. 80%) erhalten.

Informiere dich bei der Krankenkasse!

Fazit: Die wichtigsten Learnings & dein nächster Schritt

Erstens: Reihenfolge entscheidet – Unternehmensnummer → Betriebsnummer → Kasse → Meldungen → Lohnabrechnung. Mit Plan wird’s einfach.

Zweitens: Ablagen schützen dich. Personalordner, Geräte-Übergaben, Nachweise – alles DSGVO-konform und nur für dich. Heute 10 Minuten investieren = morgen Stunden sparen.

Drittens: Zugänge steuern heißt Risiken minimieren. Zugangs-Register und Passwort-Manager geben dir in kritischen Momenten volle Kontrolle.

Viertens: Routinen bauen Kultur. Mit guten Prozessen machen aus „Ich mach mal schnell“ ein skalierbares System – der Kern von Teamaufbau für Gründer*innen.

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