Prozesse und allgemein Prozessmanagement klingt komplex, langweilig und einfach unlustig. Und ich will nicht sagen, dass dies die aller schönste Aufgabe der Welt ist. Allerdings muss ich sagen, wenn du Prozesse aufschreibst, insbesondere für langweilige Aufgaben, hast du später eine geringere Hemmung diese Aufgabe schnell zu erledigen. Denn du musst nur noch einen ganz klaren, einfachen Prozess befolgen. So oder so, wenn du vorhast zu wachsen und eines Tages ein Team zu haben, welches für dich arbeitet, dann kommst du nicht drum herum, deine Prozesse aufzuschreiben.

In einem früheren Blogartikel, hatte ich schon mal darüber geschrieben, dass jeder von uns Prozesse hat. Jeder Selbstständige, jeder Unternehmer, einfach jeder Mensch. (Hier kannst du diesen Artikel gerne lesen.)

Eine Methode aussuchen

Es gibt diverse Methoden um Prozesse aufzulisten und festzuhalten. Die einfachste ist sicherlich die jedem bekannte Excel-Liste. Aber es ist auch möglich hierfür ein Projektmanagement- oder Prozessmanagement-Tool zu nutzen. Hier gibt es viele diverse Anbieter, welche in der Regel schon eine kostenlose Variante anbieten. Wie zum Beispiel Asana, Trello, und noch viele mehr. (Siehe auch dazu: Meine 3 besten kostenlosen Projektmanagement Tools ) Ich persönlich nutze für meine Prozesse das Tool “Asana”.

Wenn du anfängst dir deine Prozesse vor Augen zu führen und schriftlich festzuhalten, ist es nicht zwangsläufig ausschlaggebend womit du das machst. Das Wichtigste ist, dass du startest. D.h. wenn du kurz und knapp loslegen willst, dann empfehle ich dir einfach erst mal eine Excel Liste anzulegen. Füge eine Spalte ein für die einzelnen Schritte und rechts davon eine Spalte für die Kommentare. 

Eine Aufgabe aussuchen

Auch bei der Aufgabe, ist es nicht extrem wichtig mit welcher Aufgabe du anfängst. Ich empfehle dir auf jeden Fall eine Aufgabe zu wählen, die gerade anfällt und die auf jeden Fall wiederkehrend ist, d.h. konkret, dass diese Aufgabe in regelmäßigen Abständen anfällt. Dies kann einmal in der Woche, einmal im Monat oder in einem regelmäßigen Turnus sein.

Aufgaben können zum Beispiel sein:

• Monatliche Finanzbuchhaltung
• Rechnungsstellung
• Kostenvoranschläge erstellen
• Wareneingänge bearbeiten
• Website aktualisieren
• Social Media Posts erstellen
• Kundenanfragen bearbeiten
• Und vieles mehr

Außerdem empfehle ich dir, dass du mit einem Bereich oder einer Aufgabe anfängst, die (theoretisch) nicht zwangsläufig von dir erledigt werden muss. So hast du die Option, diese Aufgabe – vielleicht sogar zeitnah – outsourcen. Gegebenenfalls fällt es dir sogar leichter, die Aufgaben niederzuschreiben, wenn du dir vorstellst, dass du es erklärend für jemand anderen schreibst.

Wie gesagt es ist nicht wichtig womit du anfängst, wichtig ist, dass du den ersten Prozess anlegst.

Einzelne Steps auflisten

Während du die Aufgabe erledigst, öffnest du deine Excel Datei oder dein Projektmanagement-Tool, und du schreibst jeden Schritt auf, den du tust. Du selbst entscheidest, wie detailliert du es verfasst. Es muss nur sehr klar sein, was der einzelne Schritt bedeutet. Du musst nicht zwangsweise so etwas schreiben wie: „Öffne dieses oder jenes Programm.“ Aber es darf auch nicht so allgemein sein wie zum Beispiel „Facebook Post erstellen“. 

Die Spalte für die Kommentare, füllst du mit jeder Information, die möglicherweise relevant ist. Mögliche Informationen könnten hier stehen:

• Auf welcher Plattform oder mit welchem Tool eine Aufgabe erledigt werden soll
• das Ziel dieser Aufgabe
• etwas was unbedingt berücksichtigen werden soll
•  oder eine Information hinsichtlich Zeit oder Zeitpunkt sein.

Mache dir dabei nicht allzu viele Gedanken, ob du wirklich alles so richtig aufnimmst. Wichtig ist erstmal, dass du eine Grundstruktur des Prozesses für diese bestimmte Aufgabe aufgeschrieben hast.

Laufend ergänzen

Nun hast du eine eine Struktur für deine Aufgaben und einen bestimmten Ablauf, der abgesteckt ist. Jetzt hast du zwei Möglichkeiten:

1. Die erste wäre diesen Prozess das nächste Mal, wenn du diese Aufgabe erledigst, nochmal zu optimieren. In dem Fall würdest du deinen Prozess aufmachen und den einfach befolgen. Und wenn du in dem Moment merkst dass etwas fehlt, dann kannst du es ganz einfach ergänzen.
2. Die zweite Möglichkeit wäre diese Aufgabe jemandem anderen zu geben. Also tatsächlich diese Aufgabe zu outsourcen. Das kannst du tun, ab dem Moment, wo dein Prozess allgemein schon deutlich genug ist. Diese Person wird dann deinen Prozess befolgen. So gesehen wird die Person den Prozess auf Herz und Nieren prüfen, ob der ausführlich und klar genug ist. Wenn nicht kannst du ihn natürlich ergänzen und verändern, oder die Person verändern ihn direkt und optimiert diesen Prozess so dass er genauer und besser wird.

Diesen Vorgang wiederholst du in regelmäßigen Abständen für weitere Aufgaben oder weitere Teilbereiche und du wirst sehen, innerhalb von wenigen Tagen, oder wenige Wochen, wirst du einige Grundprozesse deines Unternehmens festgehalten haben und so dein Unternehmen professioneller aufgestellt haben.