Du kennst das bestimmt: Dein Terminkalender platzt aus allen Nähten, die To-Do-Liste wird eher länger als kürzer und zwischen Kundenmeetings, Buchhaltung und Marketing hast du kaum Zeit für eine Kaffeepause.

Die gute Nachricht? Es gibt eine Lösung: Outsourcing und Delegieren. Mit ein paar Tricks und der richtigen Herangehensweise kannst du lernen, wie du Aufgaben abgibst und dich auf das Wesentliche konzentrierst.

Legen wir los!

Erkenne, welche Aufgaben du outsourcen kannst

Jedes Unternehmen hat Kern- und Nebenaktivitäten. Deine Hauptaufgabe ist es, dich auf die Kernaktivitäten zu konzentrieren.

Frag dich selbst: „Ist diese Aufgabe entscheidend für das Wachstum meines Unternehmens?“

Wenn nicht, dann ist sie ein potenzieller Kandidat zum Outsourcen. Es geht nicht nur darum, Zeit zu sparen, sondern auch darum, Expertise ins Boot zu holen, die du vielleicht nicht hast.

Sei es die Finanzbuchhaltung, das Social Media Management oder Kundensupport – überlege, was andere genauso gut oder sogar besser erledigen könnten.

Das sieht bei jedem Selbstständigen anders aus. Manche meiner Kund*innen lagern zum Beispiel Content Marketing aus (Schreiben von Blogartikeln, Verfassen von Social Media Posts, etc). Andere – insbesondere wenn sie selbst im Text-Bereich tätig sind, würden niemals das Schreiben outsourcen.

Ein Beispiel für letzteres ist meine Kundin Bianca Fritz. Als Autorin und Content Mentorin hat das Schreiben für sie eine zentrale Bedeutung. Das würde sie niemals outsourcen. Aber für die weitere Bearbeitung von Content, die Einplanung von Beiträgen in Social Media bzw. das Content Recycling lässt sie sich durch Teammitglieder unterstützen.

Ihre Geschichte kannst du in meiner Podcast-Episode #17 nachhören. (Hier klicken zum Anhören) 

Finde das richtige Teammitglied.

Auch wenn viele „Teamaufbau“ als die Einstellung von Festangestellten verstehen, bin ich der Meinung, dass Teamaufbau – vor allem am Anfang – gut mit freien oder externen Mitarbeitende umgesetzt werden kann.

Egal ob Freelancer, Agenturen oder virtuelle Assistenzen: Es gibt unzählige Dienstleister, die darauf spezialisiert sind, dich zu entlasten.

Wichtig ist, dass du dir Zeit nimmst, den richtigen Partner zu finden. Es geht dabei nicht nur um das Budget und die Aufgaben, sondern auch um die Chemie. 

Jedes Mal, wenn ich für mein eigenes Team ein*e Freelancer*in oder eine virtuelle Assistenz suche, sind sie überrascht, wie viele Fragen ich im Kennenlern-Gespräch stelle. Ich handhabe nämlich Kennenlerngespräche mit Freelancern und mit Kandidat*innen für Festanstellung sehr ähnlich. Mir geht es darum, die Person bestmöglich kennen zu lernen.

Nimm dir daher Zeit für Gespräche, stelle Fragen und finde heraus, ob ihr auf derselben Wellenlänge seid. Ein gutes Teamgefühl ist ein Grundstein einer erfolgreichen Zusammenarbeit.

Lerne loszulassen.

Ja, es kann schwer sein, Kontrolle abzugeben.

So viele Selbstständige und Unternehmer*innen tun sich schwer damit. Es ist auch beängstigend, Teile deines „Babys“ in fremde Hände zu legen, aber es ist notwendig für Wachstum.

Mein Tipp: Denke daran, dass Outsourcing und Delegieren nicht bedeutet, Verantwortung abzugeben, sondern Ressourcen clever zu nutzen.

Dabei ist Vertrauen ist der Schlüssel. (Daher ist es so wichtig, die richtige Person zu finden! Siehe Absatz darüber.)

Ein guter Start ist, mit kleineren Projekten zu beginnen und von dort auszubauen. Gib klare Anweisungen, setze Erwartungen und lass die Experten ihren Job machen.

Und denk daran: Du gibst nicht die Kontrolle auf, du verteilst sie nur klug.

Kommuniziere klar und halte regelmäßige Check-ins.

Einmal outsourcen und zack, es läuft alles von selbst?

Das wäre zu einfach. (Sorry, dass ich dir den Zahn ziehen muss! 😉)

Kommunikation ist das A und O. Sorge dafür, dass es klare Kommunikationswege gibt.

Halte regelmäßig Rücksprache, um sicherzustellen, dass alles nach Plan läuft. Es kann zum Beispiel sein:

• ein wöchentliches…
• ein 2-wöchentliches…
• oder monatliches Zoom-Meeting
• ein täglicher E-Mail-Check
• ein wöchentlicher Report auf dem du Feedback gibst
• Adhoc-Abstimmung auf einzelne Schritte
• etc.

Vor allem am Anfang einer Zusammenarbeit ist eine enge Feedback-Schleife wertvoll.

Dies hält nicht nur alle auf dem Laufenden, sondern fördert auch das Vertrauen und das Gemeinschaftsgefühl.

Nutze Technologie zu deinem Vorteil.

Es gibt zahlreiche Tools und Apps, die den Prozess des Delegierens erleichtern.

Sie helfen nicht nur dabei, Aufgaben zu verfolgen, sondern sorgen auch für Transparenz und Effizienz. 

Trello, Asana oder Slack sind nur einige Beispiele, wie du den Überblick behalten und die Kommunikation mit deinem Team oder Dienstleistern optimieren kannst.

Aber auch die Wahl des Tools ist individuell. Viele meiner Kund*innen aus kreativen Berufen (Bsp.: Mode-Labels, Kosmetik-Labels, Siebdruck-Ateliers, etc.) bevorzugen das übersichtliche Trello. Andere, die zum Beispiel komplexe Unternehmen mit mehreren Standbeine haben, bevorzugen Notion.

Experimentiere und finde heraus, welche Tools am besten zu deinem Workflow passen.

Fazit

Outsourcing und Delegieren ist nicht nur eine Frage der Effizienz, sondern auch eine des Wachstums.

Es ermöglicht dir, dich dich auf das zu konzentrieren, was wirklich zählt – das Wachstum und die Weiterentwicklung eures Unternehmens und gleichzeitig sicherzustellen, dass alle Aspekte deines Unternehmens professionell gehandhabt werden.

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