Vielleicht kennst du das: Das Geschäft läuft, der Kundenstamm wächst und du hast wirklich gut zu tun.

Ein Zeichen von Erfolg – und genau das, wovon Du immer geträumt hast, als Du den Schritt in die Selbstständigkeit gewagt hast.

…Doch mit dem Wachstum kommt auch ein Anstieg des Arbeitspensums. Die Tage werden länger, die Nächte kürzer und Du fragst Dich, wie Du alles unter einen Hut bekommen sollst.

Vielleicht ist es Zeit mit Teamaufbau zu starten und dir in Form von Outsourcing Unterstützung zu holen.

Lass uns gemeinsam eintauchen und herausfinden, wie Du Dein Geschäft noch effizienter gestalten kannst, ohne Dich selbst zu überarbeiten.

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TEAM-UP Podcast | Folge #28 Outsourcing für Selbstständige: Welche Aufgaben solltest du als Erstes auslagern?

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Warum überhaupt Outsourcing von Aufgaben?

Als Selbstständiger hat man oft das Gefühl, alles alleine stemmen zu müssen.

Dieses Gefühl haben viele meiner Kund*innen, wenn wir mit der Zusammenarbeit starten. Manchmal stecken Glaubenssätze dahinter, manchmal ist es „nur die Gewohnheit“.

Aber viele denken, dass es einfach dazu gehört, als Selbstständiger alles selbst machen zu können und zu müssen.

Aber rate mal: Du musst nicht!

Outsourcing kann Dir helfen, Dich auf das zu konzentrieren, was Du am besten kannst, während andere Experten Dir dabei helfen, den Rest zu erledigen.

Was bedeutet Outsourcing genau?

Im Grunde genommen beschreibt Outsourcing das Auslagern von bestimmten Geschäftsaufgaben an externe Dienstleister, freie Mitarbeitende oder virtuelle Assistenzen.

Statt alles intern zu erledigen, holst Du Dir also Unterstützung von außen.

Warum ist Outsourcing für Selbstständige relevant?

Für das Outsourcing spricht das, was du dir davon erhoffen kannst.

Hier sind einige Gründe aus meiner Erfahrung und der Erfahrung meiner Kund*innen:

Was dir Outsourcing bringen kann:

1. Fokus aufs Kerngeschäft: Mit wachsendem Erfolg steigen oft auch die Nebenaufgaben. Outsourcing ermöglicht es Dir, Dich auf das zu konzentrieren, was Du wirklich liebst und worin Du wirklich gut bist – Dein Kerngeschäft.
2. Effizienzsteigerung: Externe Profis haben oft spezialisierte Kenntnisse und können bestimmte Aufgaben schneller und effektiver erledigen als jemand, der sich erst einarbeiten muss.
3. Kostenersparnis: Ja, Du bezahlst jemanden für eine Dienstleistung. Aber bedenke, wie viel Deine eigene Arbeitszeit wert ist. Wenn Du Aufgaben auslagerst, die Dich sonst Stunden kosten würden, sparst Du im Endeffekt oft Geld.
4. Flexibilität: Outsourcing bietet Dir die Möglichkeit, auf Veränderungen und erhöhten Arbeitsanfall schnell zu reagieren. Brauchst Du mehr Unterstützung, beauftragst Du mehr. Lässt der Druck nach, reduzierst Du wieder.
5. Work-Life-Balance: Selbstständigkeit sollte nicht bedeuten, dass Du rund um die Uhr arbeitest. Durch das Auslagern von Aufgaben kannst Du Dir mehr Freiraum schaffen und somit auch mal abschalten.
6. Risikominimierung: Jeder macht Fehler. Doch wenn Du alles alleine machst, trägst Du auch das gesamte Risiko. Durch das Einbinden von Experten auf bestimmten Gebieten minimierst Du das Risiko von Fehlern und verbesserst die Qualität Deiner Dienstleistung.

Outsourcing ist also weit mehr als nur das „Loswerden“ von Arbeit.

Es ist eine strategische Entscheidung, die Dir hilft, Dein Geschäft nachhaltig zu wachsen, ohne dabei auszubrennen.

Es erlaubt Dir, Dich auf Deine Stärken zu konzentrieren und gleichzeitig von den Stärken anderer zu profitieren.

Aufgaben auslagern: So gehst du vor!

Die Entscheidung, welche Aufgaben Du zuerst auslagern solltest, ist essentiell für den Erfolg Deines Outsourcing-Vorhabens. Was du auslagerst ist sehr individuell und hängt von einigen Faktoren ab.

Wie finde ich heraus, welche Aufgaben ich auslagern sollte?

Ein häufiges Problem, vor dem Selbstständige stehen, ist nicht nur ob sie auslagern sollten, sondern vor allem, was genau.

Es ist ein bisschen wie beim Frühjahrsputz: Man weiß, man muss etwas loswerden, aber wo anfangen?

Zum Glück gibt es bewährte Methoden und Überlegungen, die dir dabei helfen zu entscheiden, welche Aufgaben du als erstes auslagern solltest.

Ich empfehle dir folgende Vorgehensweise:

Im Kern geht es darum, einen klaren Überblick über Deine täglichen Aufgaben zu bekommen und zu analysieren, welche davon Deine Energie und Zeit fressen, ohne einen proportionalen (Mehr-)Wert zu liefern.

Sobald Du diese Aufgaben identifiziert hast, bist Du schon einen großen Schritt weiter auf dem Weg zu einem effizienteren und ausgeglicheneren Arbeitsalltag.

Methoden für die Auswahl von Aufgaben

Auch Methoden aus dem Zeitmanagement können dir dabei helfen zu entscheiden, welche Aufgaben du auslagern solltest. Hier sind einige Beispiele, die ich auch meinen Kund*innen empfehle:

80/20-Prinzip (Pareto-Prinzip): Nach dieser Regel verbringen wir oft 80% unserer Zeit mit Aufgaben, die nur 20% des Ergebnisses liefern. Welche Aufgaben in Deinem Alltag nehmen den Großteil Deiner Zeit in Anspruch, liefern aber nur wenig zum Gesamtergebnis bei? Diese könnten gute Kandidaten fürs Outsourcing sein.

Eisenhower-Matrix: Dieses Tool hilft Dir, Aufgaben nach ihrer Dringlichkeit und Wichtigkeit zu sortieren. Aufgaben, die wichtig, aber nicht dringend sind, könnten oft gut ausgelagert werden, während Du Dich auf die wirklich entscheidenden Dinge konzentrierst.

Selbstbewertung: Frage Dich: Welche Aufgaben liegen außerhalb meiner Expertise? Was mache ich nicht gerne? Welche Tätigkeiten fühlen sich mehr nach Pflicht als nach Kür an? Das Auslagern solcher Aufgaben kann deine Freude und Produktivität erheblich steigern.

Feedback von anderen: Manchmal sind es Freunde, Familie oder Kollegen, die uns einen Spiegel vorhalten. Sie können oft klar sehen, wo Du Dich verzettelst und welche Aufgaben Du vielleicht besser in andere Hände geben solltest.

Kosteneinsparung: Welche Aufgaben könnten günstiger von jemand anderem erledigt werden? Bei allem, was Du selbst machst, entgeht Dir potenziell die Möglichkeit, in dieser Zeit Geld zu verdienen. Wenn Du zum Beispiel einen Stundensatz von 100€ hast und eine Aufgabe 5 Stunden in Anspruch nimmt, die ein Freelancer für 200€ übernimmt, dann sparst Du theoretisch 300€.

Beispiele: Aufgaben, die du zuerst auslagern könntest

Was du als erstes auslagern solltest, ist individuell und kann sich von jemanden anderen total unterscheiden.

Frage dich daher: Was zehrt am meisten an meiner Zeit und Energie, ohne dass es direkt zu meinem Kerngeschäft gehört?

Hier sind ein paar gängige Beispiele aus der Zusammenarbeit mit meinen Kund*innen:

• Buchhaltung und Steuern: Ein komplexer Bereich, der viel Zeit in Anspruch nehmen kann. Es gibt Experten da draußen, die genau darauf spezialisiert sind.
• Webdesign und -entwicklung: Es sei denn, Du bist selbst Webdesigner, könnte es sinnvoll sein, diese Aufgaben auszulagern. Bis du dich hier durchgearbeitet hast, hat es ein Profi in einen Bruchteil der Zeit gemacht.
• Administrative Aufgaben: Denk an Terminvereinbarungen, E-Mail-Management oder Kundenkommunikation. Virtuelle Assistenten können hier Wunder wirken!
• Marketing und Social Media: Die stetige Präsenz und Aktualität erfordert oft mehr Zeit, als man denkt. Während Du Dich auf Dein Produkt oder Deine Dienstleistung konzentrierst, könnte jemand anderes dafür sorgen, dass es bekannt wird.

Wenn Du unsicher bist, welche Aufgaben sich zum Outsourcen eignen, starte klein und mit Aufgaben, die sich leicht auslagern lassen. Vor allem wenn du dich überlastet fühlst, empfehle ich dir Aufgaben auszulagern, die nicht viel Vorbereitung und Aufwand bei der Übergabe benötigen.

Wenn du mehr Kapazitäten hast, kannst du dir weiterführende Gedanken machen, wie du noch mehr outsourcen kannst und dein Team (egal ob aus freien Mitarbeitende oder später vielleicht auch aus Festangestellte) weiter ausbauen kannst.

Kriterien für das Outsourcing

Ich empfehle dir, klare Kriterien für die Auswahl der auszulagernden Aufgaben zu haben.

Ein gut durchdachter Plan spart Dir später nicht nur Zeit und Geld, sondern auch mögliche Kopfschmerzen. Aber was sind die entscheidenden Kriterien, um die richtige Entscheidung zu treffen?

• Kosten: Manchmal ist es kosteneffizienter, jemanden zu bezahlen, der etwas schneller und besser kann, als es selbst zu lernen.
• Expertise: Wenn Du nicht über das Know-how verfügst, ist es oft sinnvoller, einen Profi zu engagieren.
• Zeiteinsparung: Wie bereits erwähnt, kann das Auslagern zeitraubender Aufgaben Dir helfen, Dich auf Dein Kerngeschäft zu konzentrieren.
• Wachstumspotenzial: Kann das Outsourcing Dir helfen, Dein Geschäft schneller zu skalieren?

Mit klaren Kriterien im Hinterkopf kannst Du sicherstellen, dass Deine Outsourcing-Entscheidungen wohlüberlegt sind, dich am ehesten entlasten und dir mehr Wachstum bringen.

Schließlich ist das Ziel, dein Business wachsen zu lassen und gleichzeitig Deine Lebensqualität zu erhalten.

Ein letzter Tipp

Die Kunst des erfolgreichen Outsourcings liegt darin, die richtige Balance zu finden.

Es geht nicht darum, alles auszulagern, sondern die richtigen Dinge an die richtigen Leute weiterzugeben.

Bevor du eine Aufgabe auslagerst, sei dir genau darüber im Klaren, was Du erwartest. Eine klare Kommunikation und genaue Anweisungen sind das A und O für ein erfolgreiches Outsourcing.

Fang klein an und finde heraus, was für dich und dein Geschäft am besten funktioniert. Denk daran, du bist auf einer Reise, und Outsourcing und Teamaufbau kann ein mächtiges Werkzeug sein, um dich schneller an dein Ziel zu bringen.

Also, worauf wartest du noch? Mach den Schritt, entlaste dich und bring dein Business auf das nächste Level!

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