Der Begriff “Virtual Assistant” fällt immer öfters. Was eine VA genau ist, habe ich in einem früheren Artikel beleuchtet. Aber ist es überhaupt etwas Neues? Gab es nicht so schon immer Selbstständige, die Dienstleistungen für Unternehmen angeboten haben?

Hier gehe ich auf die Unterschiede zwischen Freelancer und Virtual Assistants ein.

Gemeinsamkeiten zwischen Freelancer und VA

Schauen wir uns doch erstmal an, was beide “Gattungen” gemeinsam haben: 

• Beide sind Selbstständige, das heißt, dass beide unabhängig sind und auf Rechnung arbeiten. Sie kümmern sich selbst um ihre Kranken-, Pflege- und Rentenversicherungen.
• Auftraggeber sind über sie nicht weisungsbefugt. Sie dürfen insbesondere nicht vorgeben, wann und wo sie die Arbeit verrichten.
• Beide sind meist Einzelunternehmer und verkaufen ihre eigene Zeit (es gibt aber auch Ausnahmen)
• Sie erledigen Aufgaben, die die Auftraggeber auch selbst machen könnten – vorausgesetzt sie haben die Kompetenzen oder Mitarbeiter mit entsprechenden Kompetenzen.
• Beide sind umsatzsteuerpflichtig, es sei denn sie haben sich für die Kleinunternehmerregelung entschieden haben.

Ich lehne mich ein bisschen mutig aus dem Fenster und behaupte, dass Finanzämter und Gerichte keinen Unterschied zwischen Freelancer und VAs sehen. Administrativ gibt es also keinen Unterschied.

Unterschiede zwischen Freelancer und VA

Gibt es also überhaupt einen Unterschied? Nun ja, ich würde sagen: ja. Und zwar liegt der Unterschied in der Sichtweise von Unternehmer und Dienstleister über die Zusammenarbeit.

Freelancer werden für ein konkretes Projekt oder für eine Übergangszeit hinzugerufen. 

Ein Freelance-Designer erstellt ein Logo oder eine Broschüre. Ein Freelance-Programmierer setzt eine Website oder eine App für den Auftraggeber um. Ein Freelance-Copy-Writer erstellt Texte für eine Pressemappe oder eine Website.

 Diese Aufträge haben einen Anfang und ein Ende. Oft werden sie als Paketpreis/Pauschale verkauft. 

Oder aber Freelancer werden temporär, zum Ersatz einer interner Kraft oder komplementär für ein Projekt eingesetzt. Zum Bsp. um eine Vakanz zu überbrücken, bis die Stelle neu besetzt ist, oder um einen temporären Arbeits-Peak zu überstehen. Sobald dieser Personalengpass vorbei ist, endet der Auftrag. 

Oft sind Freelancer auch vor Ort in den Unternehmen tätig. Insbesondere in Werbeagenturen ist es Gang und Gebe dass Freelancer als „Interimsmitarbeiter“ auch täglich in die Firma reinkommen und vor Ort mit dem Team arbeiten.

Virtual Assistants wiederum werden in Anspruch genommen, um gewisse Aufgaben aus dem Tagesgeschäft zu erledigen, und dies meist längerfristig.

Sie pflegen einen Blog, erstellen Infografiken für Social Media, machen die Finanzbuchhaltung oder übernehmen die Bürokommunikation. Dies geht über Wochen, Monate oder sogar Jahre hinweg. 

 Zusammenfassend kann man sagen: Sie übernehmen Aufgaben aus dem Tagesgeschäft, die eigentlich intern gemacht werden könnten, aber meist aus Kapazitäts- oder aus Kompetenzgründen nicht erledigt werden können.

Was diese Unterschiede und Gemeinsamkeiten für Folgen haben

Die Beziehung Unternehmer-VA ist und bleibt eine Auftraggeber-Auftragnehmer-Beziehung.  Rechtlich, steuerlich und finanziell. 

Trotzdem haben Virtuelle Assistenten in der Zusammenarbeit mehr gemeinsam mit Mitarbeitern als Freelancer. Virtuelle Assistenten sollten auch in die Mission des Unternehmens involviert und motiviert werden. Eine gute Zusammenarbeit und eine gute Kommunikation ist extrem wichtig. Sie müssen nicht nur fachlich leisten, sondern müssen auch so gut zum Unternehmer passen wie ein Mitarbeiter. Unternehmer setzen oft (und idealerweise) langfristig auf VAs.  

Darüber hinaus delegieren Unternehmer oft zum ersten Mal überhaupt Aufgaben an Virtual Assistants. Das können sie nutzen, um ihre Führungskompetenz zu trainieren. 

Sind also Virtual Assistants etwas Neues? Jein. Unternehmen haben schon immer an externe Dienstleister outgesourct. Wo früher Aufträge für spezielle Projekte oder zur Überbrückung an Freelancer vergeben wurden, werden heute zusätzlich wiederkehrende Aufgaben aus dem Tagesgeschäft an VAs herausgegeben.