Virtual Assistenten sind eine tolle Möglichkeit, sein Team ganz am Anfang aufzubauen. Aber es gibt wesentliche Unterschiede zwischen Festangestellten und freien Mitarbeitern, zu letzteren VAs gehören. Heute das Thema: Arbeitszeiten:

Darf ich meiner virtuellen Assistentin bzw. meinem freien Mitarbeiter vorgeben, wann sie ihre Arbeit für mich verrichten?

Ein ganz klares: Nein, aber…

Nein: Ein Auftraggeber darf Arbeitsort und -zeit des freien Mitarbeiters nicht vorgeben.

Das ist gesetzlich ganz klar geregelt. Der Auftraggeber ist gegenüber dem freien Mitarbeiter nicht weisungsbefugt. Das bedeutet, dass er dem Auftragnehmer eben nicht vorschreiben darf, wo und in welchen Zeiten er den Auftrag verrichtet.

Sollte dies trotzdem der Fall sein, droht Scheinselbstständigkeit. Der Unternehmer wird nicht mehr als Auftraggeber sondern als Arbeitgeber betrachtet. Dies hat zur Folge dass er nachwirkend Sozialversicherungsbeiträge zahlen muss (inkl. ggf. Säumniszuschläge, Bußgelder oder sogar Gefängnisstrafen – für die ganz harten, vorsätzlichen Fälle).

Der Gesetzgeber möchte damit verhindern, dass freie Beschäftigungsverhältnisse Festanstellungen ersetzen, um zum Beispiel Sozialabgaben zu sparen.

Aber: es dürfen Parameter für den Auftrag gestellt werden.

Zum Auftrag können aber Deadlines, Termine oder bestimmte Zeiträume gehören, die zur ordnungsgemäßen Erfüllung des Auftrags gehören. Der freie Mitarbeiter muss diese Vorgaben dann einhalten.

Hier ein paar Beispiele:

• Wenn jemand deine Finanzbuchhaltung macht, und du diese am 10. des Monats für den Vormonat brauchst, muss diese zwischen dem 1. und dem 9. erledigt werden.
• Hast du deinen Blog outgesourct und willst, dass zu einem bestimmten Datum und Uhrzeit der neue Beitrag erscheint, darfst du diesen Termin festlegen.
• Ein Mitarbeiter kümmert sich um deine Kundenanfragen. In diesem Fall kannst du definieren, dass die Kommunikation mit den Kunden innerhalb von bestimmten Öffnungszeiten stattfinden soll. Zum Beispiel zwischen 8h und 20h, damit deine Kunden nicht um 2h Nachts eine Email von deinem Unternehmen erhalten.
• Übernimmt jemand dein Community Management, und deine Zielgruppe ist hauptsächlich Nachmittags bis Abends aktiv. Dann kannst du zum Beispiel folgendes definieren: Die Interaktionen müssen zu den Hauptstoßzeiten stattfinden, oder innerhalb von 2 Stunden soll auf Kommentare reagiert werden.
• Ihr wollt jede Woche am Montag morgen einen Status Termin für die Woche machen und die anstehenden Aufgaben definieren.

Wann genau die Arbeit vor- oder nachbereitet wird, bzw. wann alles, was nicht mit der Außenwelt zu tun hat, erledigt wird, das darf nicht festgelegt werden. Aber Termine oder Zeiträume, die aus geschäftlichen Gründen und im Sinne des  Auftrags erforderlich sind, werden als Bestandteil des Auftrags betrachtet.

BONUS TIPPS: die Bedingungen von vornherein klären!

BONUS-TIPP: Diese Zeiträume oder Termine sollten in jedem Fall schon in der Ausschreibung für deinen freien Mitarbeiter berücksichtigt werden. Es ist essentiell, dass beiden Seiten – dir zuerst, aber deinem zukünftigen freien Mitarbeiter ebenfalls – die Bedingungen für den Auftrag ganz klar sind.

EXTRA-BONUS TIPP: Es ist empfehlenswert die wichtigsten Bedingungen in einem Vertrag festzulegen. Somit geht man sicher, dass sich beide Parteien über die Eckdaten im Klaren sind. Ein Vertrag, der nicht dem Gesetz folgt schützt natürlich vor Strafe nicht.