Tools für Remote Teams: Diese 4 Bereiche brauchst du für effiziente Zusammenarbeit

In diesem Artikel erfährst du,

• Warum Tools für Remote Teams mehr sind als nur Software

• 1: Projektmanagement und Workflows sichtbar machen

• 2: Eine cloudbasierte Datenablage als Grundvoraussetzung

• 3: Ein gemeinsamer Kalender für Transparenz im Team

• 4: Kommunikationstools richtig einsetzen und Regeln festlegen

• Sich gegenseitig kennenlernen trotz Distanz

• Vier Kriterien für die richtige Tool-Auswahl

• FAQ

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TEAM-UP Podcast | Folge #153 | Mini-Serie Remote-Teams [2]: Diese Tools braucht dein Team für gute Remote Zusammenarbeit

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Warum Tools für Remote Teams mehr sind als nur Software

Bei Tools geht es nicht ausschließlich darum, dass sie speziell für Remote-Arbeit gemacht sind. Viele der Strukturen, die hier beschrieben werden, braucht ein Team früher oder später sowieso, unabhängig davon, ob es vor Ort oder remote arbeitet.

Bei Remote-Teams wird die Notwendigkeit nur deutlich früher sichtbar, weil die Kommunikation anders funktioniert als im selben Büro.

Tools und Strukturen müssen drei Dinge erfüllen.

Erstens: Sie müssen die Kommunikation effizient machen, damit nichts doppelt oder gar nicht kommuniziert wird. Dieses Risiko besteht zwar auch im Büro vor Ort, ist bei einer Zusammenarbeit über Distanz aber größer.

Zweitens: Sie müssen die Arbeit sichtbar machen. Im Team sollte erkennbar sein, wer was macht und wie der Fortschritt aussieht.

Drittens: Sie müssen den Zusammenhalt im Team unterstützen, also das Zwischenmenschliche, das bei Remote-Arbeit leicht zu kurz kommt.

Voraussetzung für all das ist, dass digital gearbeitet wird. Digitale Lösungen sollten dabei immer Vorrang vor physischen Lösungen haben.

1: Projektmanagement und Workflows sichtbar machen

Das erste Tool, das gebraucht wird, ist eine Lösung für Workflows und Projektmanagement.

Bekannte Beispiele sind Asana, Trello, Monday oder ClickUp.

Das heißt aber nicht, dass es zwingend eines dieser Tools sein muss. Auch andere Lösungen können sinnvoll sein, solange sie den gleichen Zweck erfüllen.

Ein Praxis-Beispiel: Der eigene Podcast wird über ein Google Doc organisiert. Jede Folge hat dort einen Titel und ein Symbol oder Emoji davor, das zeigt, in welchem Stadium sie sich befindet: geplant / gescriptet / aufgenommen / geschnitten / hochgeladen. Gleichzeitig werden die Aufgaben dazu in Asana eingeteilt. Beide Tools ergänzen sich, weil sie unterschiedliche Zwecke erfüllen.

Wichtig ist dabei: Wenn Workflows über mehrere Tools verteilt sind, kann das zur Herausforderung werden. Ein Kunde von mir hat zum Beispiel gleichzeitig Trello und ein weiteres Tool genutzt. Am Ende wusste niemand mehr genau, wo man welche Information findet.

Deshalb braucht jedes Tool eine klare Definition: Wofür wird es benutzt?

Ein Tool für Projekte und Workflows hilft dabei, Aufgaben zu planen und aufzuteilen. Es macht sichtbar, was erledigt ist, was noch nicht und wo das Team gerade steht. Auch ist es sinnvoll (oder sogar notwendig), wenn jemand kurzfristig ausfällt und andere übernehmen müssen.

Dieser Überblick ersetzt die Kommunikation dabei nicht. Wenn von zehn geplanten Punkten nur zwei erledigt sind, braucht es trotzdem das Gespräch darüber, woran es hakt. Das Tool zeigt aber, wer wann was macht, ähnlich wie ein kurzer Zuruf im Büro, nur eben strukturiert und remote-tauglich.

Das gewählte Tool muss dabei nicht das aufwendigste oder angesagteste sein. Auch eine einfache Excel-Tabelle kann diesen Zweck erfüllen, etwa wenn darin einzelne Kampagnen oder Planungen eingetragen und aktualisiert werden.

Entscheidend ist, dass es wirklich genutzt wird.

2: Eine cloudbasierte Datenablage als Grundvoraussetzung

Das zweite notwendige Tool ist eine Cloudlösung für das Datenmanagement.

Daten müssen gespeichert und geteilt werden können, und zwar vollständig cloudbasiert. Ein eigener Server ist möglich, muss dann aber über das Netzwerk erreichbar sein.

Wichtig ist vor allem, dass die Daten geordnet abgelegt sind: eine Anforderung, die unabhängig davon gilt, ob ein Team vor Ort oder remote arbeitet.

Geeignete Lösungen sind zum Beispiel Google Workspace oder OneDrive.

Nicht geeignet ist dagegen eine private Cloud-Lösung. Sie ist nur für den persönlichen Gebrauch gedacht und funktioniert für die Zusammenarbeit im Team nicht.

Egal welches Tool du nutzt, wenn du zunächst mit einer privaten Version startest, solltest du wissen: Der spätere Umzug zu einer Business-Version ist aufwendig, weil die Daten migriert werden müssen. (Glaub mir, da spricht die Erfahrung!)

Deshalb lohnt es sich, direkt mit der Business-Version von solchen Tools zu starten. Meist sind darüber auch die Datenschutzbestimmungen von Anfang an geklärt.

Auch andere Tools wie Asana können zusätzlich als Datenspeicher dienen, wenn es darum geht, immer wieder auf bestimmte Dateien zuzugreifen.

Grundsätzlich gilt aber: Es braucht eine Cloudlösung, auf die von überall zugegriffen werden kann.

3: Ein gemeinsamer Kalender für Transparenz im Team

Ein drittes zentrales Tool ist ein geteilter Kalender.

Das kann ein Google Kalender sein oder ein anderes Tool. Ohne ihn lässt sich nicht erkennen, ob jemand gerade am Schreibtisch sitzt, in einem Meeting ist oder einen Termin außerhalb hat.

Die einfachste Lösung ist ein Kalender, in den entweder eingetragen wird, wann man da ist, oder wann man nicht da ist.

Bei einer Teilzeitkraft mit festen Stunden kann es zum Beispiel praktischer sein, direkt einzutragen, wann sie verfügbar ist. Wie genau das gelöst wird, hängt von der jeweiligen Regelung im Team ab. Entscheidend ist, dass jederzeit sichtbar ist, wer wann verfügbar ist, auch bei Urlaubsplanung.

Damit das funktioniert, muss der Kalender gepflegt werden. Es braucht also klare Vorgaben, wie das Team damit umgeht.

Dieses Thema wird häufig unterschätzt oder schlicht nicht genutzt, dabei ist ein gemeinsamer Team-Kalender ein sehr wertvolles Mittel, um zu sehen, wer gerade verfügbar ist und wer nicht.

4: Kommunikationstools richtig einsetzen und Regeln festlegen

Die vierte notwendige Tool-Gruppe umfasst alles rund um Kommunikation.

Das kann über Microsoft Teams, Slack, Discord, WhatsApp, Telefon oder Zoom laufen. Es gibt viele Möglichkeiten, und es lohnt sich, klar zu definieren, wann welches Tool zum Einsatz kommt.

Wichtig ist: Diese Regeln sollten von der Teamleitung kommen, nicht vom Team vorgegeben werden.

Persönliche Meinung: Für die schriftliche Kommunikation über Themen eignet sich WhatsApp in der Regel nicht. WhatsApp ist eher für Zwischenmenschliches, kurzfristige Updates oder Absprachen geeignet. Wenn es um Diskussionen zu bestimmten Themen geht, funktionieren Threads besser, wie sie etwa in Teams, Slack oder Discord möglich sind.

Auch die Tonalität der Kommunikation darf definiert werden. Manche Teammitglieder antworten sehr knapp, andere legen Wert auf wertschätzende Formulierungen mit Grußformeln. Das kann überraschend wirken, wenn beide Stile im selben Team aufeinandertreffen. Deshalb lohnt es sich, gemeinsam festzulegen, wie miteinander kommuniziert wird.

Emojis in interner Kommunikation: Ja oder nein?

Es gibt kaum etwas, was Emotionen so schnell transportiert wie Emojis. Gerade in schriftlicher Kommunikation gehen zwischenmenschliche und emotionale Aspekte oft verloren, oder würden viel mehr schriftliche Kommunikation erfordern.

Ein Emoji wie 🤩 oder 😥 oder 🙏 spricht Bände.

Sinnvoll ist es, von Anfang an festzulegen, ob ein Emoji als vollwertige Antwort gilt oder ob sie nur als Ergänzung zur Kommunikation dienen sollen.

Eine weitere wichtige Entscheidung betrifft den Ort der Projektkommunikation: Findet sie im Kommunikationstool statt, also etwa in Teams oder Slack, oder direkt im Projektmanagement-Tool selbst, also in Asana, Notion, etc.?

Beide Varianten funktionieren. Entscheidend ist, was für das eigene Team am besten passt.

Wer sich ein konkretes Beispiel dazu ansehen möchte, findet in Folge 136 des Podcasts ein Interview mit Jan Friedrich, der ein komplett remote arbeitendes Team führt. Darin berichtet er, welche Tools sein Team nutzt und wie die tägliche Kommunikation dort funktioniert.

Sich gegenseitig kennenlernen trotz Distanz

Weil sich Teammitglieder bei Remote-Arbeit seltener sehen, lernen sie sich auch weniger gut kennen.

Deshalb lohnt sich ein transparenter Umgang miteinander, sowohl bei der eigenen Person als auch bei den Teammitgliedern.

Eine Möglichkeit dafür ist eine Art „persönliche Bedienungsanleitung“, manchmal auch „Fact Sheet über mich“ genannt. Darin trägt jede Person ein, wie sie arbeitet und was sie bevorzugt, zum Beispiel, dass jemand vor 9 Uhr nicht angesprochen werden möchte, weil die Person erst wach wird, oder dass jemand von 8 bis 10 Uhr fokussiert arbeitet und in dieser Zeit möglichst keine Meetings wünscht.

Im Büro lernt man solche Eigenheiten automatisch kennen, etwa wenn jemand morgens in der ersten Stunde grimmig wirkt und man die Person dann besser nicht anspricht. Bei Remote-Arbeit fehlt dieser natürliche Rahmen, deshalb braucht es bewusste Transparenz.

Nach ein bis drei Jahren ist das meist nicht mehr so wichtig, weil sich das Team dann besser kennt. Gerade in der Anfangszeit ist es aber ein wertvolles Mittel, um die Zusammenarbeit zu stärken.

Vier Kriterien für die richtige Tool-Auswahl

Bei der Auswahl der passenden Tools für Remote Teams helfen vier Kriterien.

Erstens: Das Tool muss einen klaren Nutzen erfüllen. Es geht nicht darum, ein Tool zu nutzen, nur weil es empfohlen wurde, sondern darum, den eigenen Bedarf zu kennen und die Nutzung klar zu definieren.

Zweitens: Der Nutzen muss den Aufwand übersteigen. Jede Tool-Nutzung bedeutet Aufwand: Einarbeitung, Dateneingabe, Pflege… Das kann herausfordernd sein, wenn der Aufwand bei einem Teammitglied liegt, der Nutzen aber bei anderen. Zum Beispiel, wenn eine Person alles dokumentieren muss, während die Kolleginnen und Kollegen davon profitieren.

Drittens: Das Tool sollte teamfähig und wachstumsfähig sein. Es lohnt sich zu prüfen, ob Teammitglieder hinzugefügt werden können und wie Berechtigungen funktionieren. Bei der Auswahl meiner neuen Geschäftsbank war genau das ein Kriterium: die Möglichkeit, Teammitglieder für bestimmte Konten hinzuzufügen, statt der Person den gesamten Bankzugang geben zu müssen, oder sogar noch krasser: dass meine Mitarbeiterin ein eigenes Bankkonto eröffnen muss.

Viertens: Das Tool sollte benutzerfreundlich sein und dessen Nutzung Freude bringen. Ein Tool, das nicht genutzt wird, ist einfach das falsche Tool. Eine Kundin hatte einmal ein Tool für Projektmanagement gewählt, das fachlich alle Voraussetzungen erfüllte. Nach über einem Jahr entschied sie sich trotzdem dagegen, weil sie die Bedienung als unangenehm empfand. Ein anderes Tool erfüllte nicht alle Anforderungen, war dafür aber intuitiver und hat mehr Freude gemacht. Diese Komponente darf bei der Entscheidung mitgedacht werden, sie ist nicht rein rational.

Fazit:

Für die Zusammenarbeit im Remote Team braucht es vier zentrale Tool-Bereiche:

• eine Lösung für Projektmanagement und Workflows,
• eine cloudbasierte Datenablage,
• einen gemeinsamen Kalender
• und passende Kommunikationstools mit klaren Regeln.

Ergänzend hilft ein transparenter Umgang miteinander, etwa über eine persönliche Bedienungsanleitung. All diese Strukturen lassen sich zwar auch bei Teams vor Ort etablieren, bei Remote-Teams müssen sie aber von Anfang an klarer definiert werden, statt sich nach und nach zu entwickeln.

Am Ende gilt: Das Team muss sich nicht für Tools verbiegen. Die Tools müssen sich an die Anforderungen des Teams anpassen.

FAQ: Häufige Fragen rund um Rückfragen vom Team

Braucht man diese Tools nur bei vollständig remote arbeitenden Teams?

Nein. Die beschriebenen Strukturen (Projektmanagement, Datenablage, Kalender und Kommunikationsregeln) sind auch für Teams sinnvoll, die vor Ort arbeiten. Bei Remote-Teams wird die Notwendigkeit dafür nur früher sichtbar, weil das Risiko für Missverständnisse in der Kommunikation größer ist.

Welches Tool ist für Projektmanagement am besten geeignet?

Es gibt kein einzelnes richtiges Tool. Bekannte Beispiele sind Asana, Trello, Monday oder ClickUp, aber auch eine gut strukturierte Excel-Tabelle kann den gleichen Zweck erfüllen. Entscheidend ist, dass das Tool die Arbeitsaufteilung und den Fortschritt sichtbar macht und tatsächlich genutzt wird.

Wie findet man heraus, welches Kommunikationstool zum Team passt?

Es lohnt sich, verschiedene Tools auszuprobieren und dann festzulegen, wofür welches Tool genutzt wird, zum Beispiel WhatsApp für Zwischenmenschliches und kurzfristige Updates, ein anderes Tool für inhaltliche Diskussionen. Wichtig ist, dass diese Regeln von der Teamleitung kommen und nicht vom Team vorgegeben werden.

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