Ersten Mitarbeiter einstellen: Diese 5 Fehler kosten dich Geld, Zeit und Energie

In diesem Artikel erfährst du,

• Warum Learning by Doing beim Team so teuer ist

• Fehler 1: Du stellst erst ein, wenn der Schmerz unerträglich ist

• Fehler 2: Du suchst jemanden, der alles kann

• Fehler 3: Du baust die Stelle um eine Person herum

• Fehler 4: Du stellst nach Sympathie statt nach Passung ein

• Fehler 5: Du hast keine Strategie für die Probezeit

• Wie lange es dauert, bis sich die erste Einstellung lohnt

• FAQ

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TEAM-UP Podcast | Folge #159 | Die ersten Mitarbeitenden: 5 teure Fehler, die du vermeiden kannst, bevor sie passieren

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Warum Learning by Doing beim Team so teuer ist

Als Unternehmer*in probierst du gerne Dinge aus. Das gehört zur Selbstständigkeit dazu: Du testest, es funktioniert oder es funktioniert nicht, du schwenkst um und machst etwas anderes. Bei vielen Themen ist das auch völlig in Ordnung.

Beim Team ist Learning by Doing allerdings teuer.

Es kostet Geld, Zeit und Energie, und zwar alles gleichzeitig und in kurzer Zeit.

Das ist nicht vergleichbar mit einem Ausflug auf Instagram, bei dem du nach ein paar Wochen merkst, ob die Plattform zu dir passt.

Natürlich kannst du jemanden einstellen, merken, dass etwas nicht passt, die Person wieder gehen lassen und neu anfangen. Aber jedes Mal musst du diese Person einarbeiten.

Und in der Einarbeitung hast du noch keinen Return on Investment. (Wichtiger Satz! Merke dir das.)

Das heißt: Du investierst Gehalt, Zeit und Aufmerksamkeit, bekommst aber noch nichts davon zurück.

Irgendwann wirst du das gut können, und du nimmst deine Erfahrungen mit. Es lohnt sich trotzdem, vorher zu überlegen, welche Weichen du von Anfang an richtig stellen kannst.

Fehler 1: Du willst den ersten Mitarbeiter einstellen, wenn der Schmerz unerträglich ist

Das ist vermutlich der häufigste Fehler und gleichzeitig der nachvollziehbarste. Du bist so ausgelastet, dass du jemanden als Rettung einstellst. Land unter, und endlich soll jemand kommen und dich erlösen.

Dass dieser Moment so lange hinausgezögert wird, hat einen Grund: Eine Einstellung ist einfach auch eine große Entscheidung.

Sie ist nicht wie der Kauf eines neuen Rechners, der ein paar tausend Euro kostet und überschaubar bleibt.

Jemanden einzustellen verändert dein Unternehmen von innen: Prozesse, Abläufe und Zusammenarbeit werden anders. Eine weitere Person bringt Ideen mit und bringt sich ein, und nicht alles läuft so, wie du es dir vorgestellt hast.

Deshalb schieben viele das Thema auf. Der Gedanke “Das kann ich noch selber machen” zieht sich ganz schön lange hin.

Menschen sind eine ganz schön belastbare Spezie. Beispiel: Wenn du bisher 40 Stunden gearbeitet hast, kannst du noch 10 draufsetzen. Das hältst du locker aus. Und wenn es sein muss, dann bestimmt noch ein paar mehr.

Die harte Grenze liegt dort, wo du morgens bis abends, sieben Tage die Woche arbeitest, keine Pausen und keinen Urlaub mehr hast und nicht genug schläfst. Das ist die physische Grenze, bei der „Das mache ich dann noch selbst“ wirklich nicht mehr funktioniert.

Aber sei mal ehrlich: Muss es wirklich so weit kommen? Spoiler: Nein.

Du musst sogar viel früher agieren, damit es gar nicht erst so weit kommt. Denn daraus kommst du nicht mehr so einfach!

Die Gründe:

Du brauchst Kapazität für den Einstellungsprozess. Jemanden zu suchen, Gespräche zu führen, dich damit zu befassen, was eine feste Anstellung bedeutet und was sich dadurch verändert, kostet Zeit und Ressourcen. Wenn du schon am Anschlag bist, hast du die nicht. Und du hast auch keine Kapazität mehr, um die neue Person einzuarbeiten.

Deine Erwartung passt nicht zur Realität. Wer als Rettung eingestellt wird, soll dich sofort entlasten. Das dauert aber mehrere Wochen bis Monate, bis jemand voll operativ ist. Die Person kann dich gar nicht entlasten, wenn die Voraussetzungen dafür noch fehlen. Du holst also jemanden ins Team und legst gleich zu Beginn eine falsche Erwartung auf seine Schultern.

Natürlich ist es auch sinnvoll, sich zu fragen, ob du das Geld dafür hast und ob du das investieren willst. Das sind berechtigte Überlegungen.

Mein Rat: Beschäftige dich damit, wie du es realisieren kannst, wenn du merkst, dass die Arbeit langsam in deine Freizeit hineinwächst.

Das ist der bessere Zeitpunkt, nicht der Moment, in dem gar nichts mehr geht. “Das kann ich noch selber machen” wirst du lange sagen können.

Und wenn du es nicht mehr sagen kannst, ist es zu spät.

Fehler 2: Du suchst jemanden, der alles kann

Der Gedanke ist logisch: „Ich habe so viel zu tun, also brauche ich jemanden, der alles mögliche kann, so wie ich.“

Im Grunde wünschst du dir einen Klon von dir. Dieser Wunsch hat drei Haken.

Erstens: Solche Menschen gründen meistens selbst.

Du hast dich entschieden, selbstständig zu sein. Dafür braucht es Vielseitigkeit, Weitsicht und die Lust, Dinge auszuprobieren, zu scheitern und es noch einmal zu versuchen. Das ist nicht jedermanns Sache. Wer genau so tickt, macht sich mit hoher Wahrscheinlichkeit irgendwann ebenfalls selbstständig. Es ist also nicht das Profil, das du als Mitarbeiter*in brauchst.

Zweitens: Wer alles kann, ist selten in etwas wirklich gut.

Im Vorstellungsgespräch klingt es großartig: Marketing gemacht, in der Buchhaltung ausgeholfen, dies und das erledigt. Bei manchem ist das Wissen aber nur oberflächlich. Buchhaltung kann bedeuten, Belege abgeheftet zu haben. Du brauchst aber vielleicht jemanden, der Zahlen versteht und Analysen erstellt. Du brauchst kein Team aus Ultraexperten, aber Menschen, die sich ein Thema zu eigen machen. Nur dann steigen sie tief genug ein, um dich in diesem Bereich wirklich zu entlasten. Dein Ziel darf sein, jemanden zu haben, der in einem Bereich besser ist als du.

Drittens: Du wirst irgendwann limitiert.

Eine Person, die alles ein bisschen macht, hat irgendwann keine Zeit mehr für weitere Aufgaben. Wenn sie in Vollzeit arbeitet und überlastet ist, stellt sich die Frage: Was jetzt? Nimmst du ihr die Hälfte weg? Wohin damit? Eine zweite Generalist*in einzustellen ist auch keine gute Lösung. Wenn alle alles machen, macht gegebenenfalls niemand manche Aufgaben, und andere werden doppelt erledigt. Systeme, Prozesse und die gesamte Organisation werden dadurch deutlich komplizierter. Eine Stelle, die auf “alles können” aufbaut, ist nicht wachstumsfähig.

Besser ist es, spezifische Rollen mit klaren Schwerpunkten zu schaffen. Es muss nicht nur ein Schwerpunkt sein. Eine Person kann sich zum Beispiel um Produkte und Services kümmern, eine andere um Marketing und Vertrieb. Wenn du am Anfang stehst, darf eine Rolle auch eine gewisse Breite haben. Aber sie braucht einen Fokus, damit dieser Bereich professionalisiert und tiefer bearbeitet wird.

Fehler 3: Du baust die Stelle um eine Person herum

Das passiert oft ganz natürlich. Du lernst jemanden kennen, vielleicht im Vorstellungsgespräch, vielleicht im Freundeskreis oder in der Nachbarschaft. Du denkst: „Nette Person, ich suche ja Unterstützung, das wäre doch cool.“

Dann stellst du fest, dass sie auch noch bestimmte Aufgaben besonders gut kann (auch wenn es nicht das ist, was du am dringendsten brauchst) und vielleicht nur in Teilzeit arbeiten möchte, flexibel, auch abends, vielleicht weil gerade Kinder da sind. Ihr versteht euch gut.

Und dann fängst du an, die Stelle nach den Bedürfnissen dieser Person zu bauen. (Oh-oh, das ist der Moment wo der Fehler passiert…)

Aus “Ich brauche eigentlich Buchhaltungsunterstützung” wird “Sie kann ja Content, dann starte ich eben schon mit Social Media.” Du verschiebst deinen Bedarf und erschaffst etwas, das dir nicht dient.

Missverstehe mich nicht: Ich bin eine große Befürworterin davon, menschlich miteinander zu arbeiten. Die Bedürfnisse des Menschen dürfen in einer Arbeitsbeziehung eine Rolle spielen, denn nur dann kann jemand wirklich leisten und sich einbringen.

Aber die Reihenfolge entscheidet:

1. Erst kommt Klarheit darüber, was du selbst brauchst, was dein Unternehmen braucht und was du als Mensch brauchst.
2. Dann folgen die Kompromisse. Du darfst bewusst entscheiden, ein Stück davon abzuweichen, weil eine Person richtig gut ist, auch wenn sie an einer bestimmten Stelle etwas nicht leisten kann. Dafür findest du dann eine andere Lösung.

Niemals anders herum!!!

Wenn du so vorgehst, triffst du deutlich eher die richtige Entscheidung, als wenn du jemanden einstellst, weil er sympathisch ist oder weil du glaubst, dass es schon passen wird. Gestalte die Stelle so, dass sie für dich sinnvoll ist. Und wenn eine Kandidatin menschlich super passt, überlege, wie ihr die bestmögliche Vereinbarung findet.

Fehler 4: Du stellst nach Sympathie statt nach Passung ein

Dieser Fehler reiht sich direkt hinter dem dritten ein. Sympathie und Chemie sind ein wichtiger Baustein. Sie stehen fast an erster Stelle, sie sind die Passierschranke: Machst du es auf oder nicht?

Danach kommen aber die anderen Aspekte, und wenn die nicht passen, ist die Person leider nicht die richtige Wahl, auch wenn das sehr schade ist (weil „sie ist ja so nett“, aber glaub mir, das dient dir nicht!).

Frage dich deshalb, was du eigentlich brauchst:

• Kompetenzen: Was muss die Person können, was muss sie mitbringen? Vieles kann man lernen, die Frage ist nur, wie lange es dauert. Wenn du jemanden mit Fachwissen aus einem Studium oder langer Berufserfahrung brauchst, holt man das nicht schnell nach.
• Dein Beitrag: Was bist du bereit, der Person beizubringen? Niemand bringt genau das Profil mit, das du brauchst. Überlege, wo du Zeit investieren willst und wo nicht.
• Persönlichkeit und Arbeitsweise: Wie arbeitet die Person, wie strukturiert ist sie, wie schnell erfasst sie Dinge? Brauchst du jemanden, der auf Details achtet, oder jemanden, der das große Ganze im Blick hat?

Sympathie kann außerdem ein Trugschluss sein. Manchmal fühlt sie sich unsicher an, obwohl die Person eigentlich super geeignet ist. Dann lohnt es sich nachzufragen: Woran liegt es?

Dazu ein Beispiel aus meiner Arbeit:

Eine Kundin hatte ein Vorstellungsgespräch mit einer Bewerberin, die vom Profil, von der Einstellung und von der Arbeitsweise her perfekt passte. Das Gespräch fühlte sich allerdings ein bisschen zäh an.

Sie hat die Bewerberin trotzdem eingestellt, und die beiden haben zum Start zwei, drei Tage für die Einarbeitung zusammengearbeitet.

Danach hat sie sich bei mir gemeldet, ganz verunsichert: Sie kämen gar nicht in den Flow.

–

Wir haben das gemeinsam analysiert.

Die Mitarbeiterin ist sehr introvertiert und nicht besonders kommunikationsstark (was aber für den Job gar nicht erforderlich war).

Meine Kundin wiederum ist sehr extrovertiert und geht gern auf Menschen zu. Sie ist auf die neue Kollegin zugegangen und hatte das Gefühl, nichts zurückzubekommen.

Dazu kam, dass es ihre erste Mitarbeiterin war und sie hohe Erwartungen an sich selbst hatte.

–

Wir haben vereinbart, dass sie ins Gespräch mit der Mitarbeiterin geht und nicht mutmaßt, sondern ihre Perspektive einholt.

Die Antwort der Mitarbeiterin hat sie total überrasche. Sie safgte, sie fand es extrem toll, dass sich meine Kundin so viel Zeit genommen und sie persönlich abgeholt und eingearbeitet hat. Sie konnte das nur nicht mit ihrem Verhalten so spiegeln, wie die Chefin es erwartet hatte.

–

Die Mitarbeiterin ist inzwischen seit etwa drei Jahren dabei. Die Zusammenarbeit funktioniert extrem gut, sie leistet starke Arbeit, und das Unternehmen kommt gut voran. Genau, weil es die richtige Person war, auch wenn die Chemie am Anfang unsicher wirkte.

Mein Rat: Mach dir bewusst, was für dich Chemie ausmacht und warum es bei manchen Menschen gut funktioniert und bei anderen nicht. Wenn du ein schlechtes Gefühl hast, weil dir jemandes Art nicht liegt, dann ist es vermutlich nicht die richtige Person. Wenn du aber unsicher bist, frag dich, was dahintersteckt. Das hilft sehr beim Abwägen.

Fehler 5: Du hast keine Strategie für die Probezeit und die Einarbeitung

Der letzte Fehler: Es gibt keine durchdachte Probezeit. Das führt automatisch dazu, dass dich ein neuer Mitarbeiter nicht von Anfang an in dem Maß entlastet, wie du es dir erhoffst.

Aber: Beim Return on Investment dauert es Monate, bis etwas zurückkommt. Eine neue Person braucht oft zwischen zwei und sechs Monaten, bis du sagen kannst: Die Investition hat sich gelohnt.

Wie lange das dauert, hängt davon ab, wie du Probezeit und Einarbeitung gestaltest. Einarbeitung heißt nicht nur der erste Tag oder die ersten drei Tage. Es ist eine Strategie für die ersten Monate, damit die Person:

• in die Stelle hineinkommt und die Aufgaben beherrscht,
• lernt, wie der Job funktioniert und wie sie wirklich Verantwortung übernimmt,
• lernt, wie die Zusammenarbeit mit dir (und andere Teammitglieder) funktioniert.

Der letzte Punkt wird oft unterschätzt. Erwartungen und Arbeitsweisen unterscheiden sich von Unternehmen zu Unternehmen und von Chef*in zu Chef*in. Wie ihr miteinander arbeitet, ist ein Lernprozess.

Du brauchst deshalb eine Vorgehensweise dafür, wie du die Person einarbeitest und in den ersten Monaten führst. Sie muss wissen, was die Erwartungen sind, was sie machen kann und was sie machen soll.

Setze außerdem Meilensteine, an denen du eine Entscheidung triffst: Ist das die richtige Person oder nicht?

Es reicht nicht, am Ende der Probezeit festzustellen, dass es nicht funktioniert hat, und Tschüss zu sagen. Es braucht den Weg dorthin.

Überlege also, wie du die Einarbeitung gestaltest und wie du nicht erst nach, sondern schon während der Probezeit führst. Deine Mitarbeiterin oder dein Mitarbeiter braucht die Gelegenheit und die Rahmenbedingungen, um wirklich hineinzukommen. Erst dann kannst du fair bewerten, ob es passt.

Fazit: Diese Fehler beim ersten Mitarbeiter einstellen kannst du vermeiden

Die fünf Fehler im Überblick:

1. Du stellst erst ein, wenn der Schmerz unerträglich ist.
2. Du suchst jemanden, der alles kann, statt jemanden mit klarer Rolle und klarem Schwerpunkt.
3. Du baust die Stelle um eine Person herum, statt nach deinem Bedarf.
4. Du entscheidest nach Sympathie statt nach Passung.
5. Du hast keine Strategie für Probezeit und Einarbeitung.

Alle fünf haben eines gemeinsam: Sie ziehen einen ganzen Rattenschwanz an Kosten, Zeit und Energie nach sich.

Deine Entscheidung wird besser, wenn du vorher weißt, was du brauchst, wann der richtige Zeitpunkt ist und wie du die ersten Monate gestaltest.

Oder, wie ich es zusammenfasse: Wer vorher klar ist, muss hinterher nicht teuer lernen.

FAQ: Häufige Fragen zum ersten Mitarbeiter

Wann ist der richtige Zeitpunkt, den ersten Mitarbeiter einzustellen?

Früher, als du vermutlich denkst. Ein guter Zeitpunkt ist, wenn du merkst, dass die Arbeit in deine Freizeit hineinwächst, du aber noch Kapazität hast, um jemanden zu suchen und einzuarbeiten. Wenn du erst einstellst, wenn gar nichts mehr geht, fehlen dir Zeit und Energie für beides.

Wie lange dauert es, bis sich ein neuer Mitarbeiter für mich lohnt?

Rechne mit mehreren Monaten, oft zwischen zwei und sechs. In der Einarbeitung hast du noch keinen Return on Investment. Wie schnell er kommt, hängt stark davon ab, wie umfangreich die Stelle ist, welche Grundvoraussetzungen und Vorwissen die Person mitbringt und wie du Probezeit und Einarbeitung gestaltest.

Warum ist es keine gute Idee, jemanden einzustellen, der alles kann?

Wer alles kann, ist selten in einem Bereich wirklich tief drin. Dazu kommt, dass die Person irgendwann ausgelastet ist und du nicht weißt, wie du weiter wächst. Wenn du mehr Unterstützung brauchst, macht eine zweite Generalist*in die Abstimmung und die Prozesse eher komplizierter. Stellen mit klarem Schwerpunkt ist besser.

Was kann ich tun, wenn ich nicht sicher bin, ob die Chemie im Bewerbungsgespräch passt?

Frage dich, woran es liegt. Es kann sein, dass die Person einfach anders kommuniziert als du, zum Beispiel stiller ist. Wenn Profil, Einstellung und Arbeitsweise passen, kannst du dir Rückmeldung einholen und gemeinsam klären, wie ihr zusammenarbeiten wollt. Wenn du dagegen ein klares schlechtes Gefühl hast, weil dir die Art der Person nicht liegt, nimm das ernst.

Wie plane ich eine gute Probezeit?

Eine Strategie für die ersten Monate: Du legst fest, wie du die Person einarbeitest und führst, machst deine Erwartungen klar und setzt Meilensteine, an denen du entscheidest, ob es passt. Die Person soll auch lernen, wie die Zusammenarbeit mit dir funktioniert.

Der Bewerber kann andere Dinge, als das, was ich brauche. Sollte ich die Stelle an die Bedürfnisse dieser Person anpassen?

Ja, aber erst nachdem du geklärt hast, was du und dein Unternehmen brauchen. Danach darfst du bewusst Kompromisse eingehen, wenn jemand sehr gut passt. Dann suchst du eine andere Lösung für die Aufgaben, die die Person nicht abdecken kann.

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