Büro ja oder nein? Martina Rahmfeld (Wow Tomorrow) im Interview über hybrides Arbeiten und die Zukunft der Arbeitsräume

Artikel lieber hören?

TEAM-UP Podcast | Folge #156 | Homeoffice, Hybrid oder Büro: Welche Fragen du dir stellen musst, bevor du entscheidest – Interview mit Martina Rahmfeld WOW Tomorrow

Diese Folge kannst du auch direkt auf Spotify oder Apple Podcast hören

Angélique: Ab wann lohnt sich für Solounternehmer*innen und kleine Teams überhaupt die Frage „Büro ja oder nein“?

Martina: Die richtige Frage sollte eher sein: „Bis wann sollte man sich die Frage gestellt haben, ob Büro ja oder nein.“ Diese Frage ist zudem eigentlich unabhängig von der Größe relevant. Aber solange das Team klein ist, hat man noch mehr Flexibilität und Freiheit, um eine sinnvolle Lösung zu entwickeln. Ein etabliertes Unternehmen wieder vom Büro wegzubringen ist viel schwieriger.

Wir selbst haben kein Büro, weil wir ohnehin an verschiedenen Standorten sitzen. Wichtig ist, sich bewusst zu entscheiden, statt es einfach mitlaufen zu lassen.

Je größer das Team wird, desto größer wird auch das Risiko, Mitarbeitende zu verlieren, die auf ein Büro bestehen oder es strikt ablehnen.

Entscheidend ist außerdem der Talentpool bzw. das Recruiting: Ohne Büro kann man deutschlandweit oder sogar weltweit suchen, mit Büro schränkt sich das auf den Pendelradius ein.

Angélique: Welche Fragen sollte man sich vorher stellen, um gut zu entscheiden?

Martina: Die wichtigste Frage: Was erhoffe ich mir vom Büro? Und kann das Büro das überhaupt leisten? Danach sollte man festlegen, was das konkret für die Anwesenheitspflicht bedeutet: komplett freigestellt, feste Tage oder nur für bestimmte Themen.

Angélique: Was sind aus deiner Sicht gute und was eher schlechte Gründe für ein Büro?

Martina: Ein guter Grund ist Identifikation: ein Ort, an dem sich das Team trifft und einander richtig wahrnimmt: über Tonalität, Gestik und Mimik läuft weit mehr Kommunikation als über den reinen Inhalt, und das geht in Videokonferenzen oft verloren.

Deshalb rate ich allen, sich regelmäßig live zu treffen, ob im eigenen Büro oder an einem anderen Ort. Auch der repräsentative Charakter kann ein guter Grund sein, etwa wenn man viel Kundenkontakt hat und die eigene Kultur zeigen möchte.

Der schlechteste Grund ist „Das haben wir schon immer so gemacht“. Früher war das Büro der einzige Ort der Arbeit. Heute sind Arbeit und Ort komplett entkoppelt, und nur ein Ort zu sein reicht als Zweck nicht mehr aus.

Außerdem ist ein häufiger, aber schlechter Antrieb, das Büro als Statussymbol zu sehen.

Angélique: Und was spricht neben Kosten und einem größeren Talentpool noch für komplettes Remote-Arbeiten?

Martina: Genau diese beiden Punkte sind die stärksten Argumente: Man spart die Bürokosten und kann sein Team überregional statt nur im Pendelradius suchen.

Angélique: Viele Unternehmen scheinen aktuell wieder stärker auf Präsenzpflicht zu setzen. Wie nimmst du diese Entwicklung wahr?

Martina: Die Datenlage zeigt gar keinen so großen Wandel, wie man vermuten würde. Nach dem Corona-Hoch ist die Remote-Quote zwar zurückgegangen, seit 2022 aber recht konstant.

Was sich ändert, ist die Intensität: Viele arbeiten nur noch zwei statt vier Tage im Homeoffice. Rund 30 Prozent der Unternehmen haben 2025 ihre Homeoffice-Quote reduziert, weitere 15 Prozent planen das.

Nach dem improvisierten Sprung ins Homeoffice während Corona zeigen sich inzwischen Schwachstellen: Gerade jüngere Mitarbeitende lernen viel durch Beobachtung im Büro, bspw. wie andere telefonieren oder Probleme lösen, und das fehlt im Homeoffice.

Auch das Zwischenmenschliche, etwa das spontane Gespräch nach einem Meeting, ist digital schwer abzubilden. Ein Rasierklingen-Hersteller in den USA hat das gelöst, indem er kleine Sitzecken vor Meetingräumen eingerichtet hat, wo Gespräche nach dem offiziellen Teil weitergehen können. Digital gibt es diesen Raum einfach nicht, man legt auf und ist weg.

Gleichzeitig neigen wir dazu, die Vergangenheit zu romantisieren und zu glauben, ein Büro könne Probleme lösen, die es eigentlich nie gelöst hat. Ich würde sagen: Es ist ein Ende der Beliebigkeit, aber kein Ende der hybriden Arbeit.

Angélique: Wie lässt sich dieses bewusste Zusammenkommen auch für kleine Unternehmen ohne großes Büro umsetzen?

Martina: Zum Beispiel über feste Teamtage in einem Coworking Space als eigenes „Live-Event“. Wichtig ist aber, dass man dann nicht bei der digitalen Kommunikation spart.

Sobald jemand nicht vor Ort ist, braucht es eine richtig gute asynchrone Kommunikation, in der alle Informationen ankommen. Auch kleine Dinge wie Emojis oder ein lockerer Kanal für Privates können einen Teil des fehlenden Flurfunks auffangen. Es gibt Unternehmen, die die Nutzung von Emojis nicht erlauben. Dabei sind Emojis eines der schnellsten Wege, um die Emotionen oder Intention einer Botschaft zu vermitteln.

Angélique: Du bist gelernte Architektin, nicht Anwältin. Wie kam es zu deinem Weg ins Thema New Work?

Martina: Das hat sich eher ergeben, als dass ich es geplant hätte. Als Schülerin habe ich als Bademeisterin gearbeitet. Und schon da, am Beckenrand, habe ich gemerkt, wie unterschiedlich sich Menschen in verschiedenen Räumen verhalten. Über ein Austauschjahr in den USA kam ich erstmals mit Architektur in Berührung und habe später Architektur studiert.

Nach über zehn Jahren als Architektin kam meine „berufliche Midlife-Crisis“: Ein Kunde wollte 2015 noch nach Standards von 1990 bauen: Räume, die zu einer Arbeitswelt ohne Internet passten. Da wurde mir klar, dass man zuerst verstehen muss, wie Menschen wirklich arbeiten, bevor man Räume plant.

Ich habe mich intensiv mit New Work beschäftigt, bin in eine Unternehmensberatung für digitale Zusammenarbeit gegangen und irgendwann gemerkt, dass digitale Kommunikation und physischer Raum zusammengedacht werden müssen.

Der Raum beeinflusst uns immer, ob wir wollen oder nicht: Er kann konzentrierter, kreativer oder eben gestresster machen. Ein klassisches Großraumbüro etwa geht mit 60 Prozent mehr Krankheitsfällen einher. Genau mit diesen beiden Fragen: 1. wie wir zusammenarbeiten und 2. welchen Raum wir dafür brauchen, damit beschäftigt sich Wow Tomorrow.

Angélique: Ihr arbeitet bei euren Analysen datenbasiert – wie funktioniert das, und was zeigen eure Erkenntnisse?

Martina: Büroumbauten sind oft die größte Investition eines Unternehmens, aber dabei wird kaum vorher definiert, was das Ziel ist oder sich der Return on Investment angeschaut, anders als etwa bei Marketingbudgets, wo es der absolute Standard ist.

Deshalb haben wir den WPI entwickelt, den Workspace Performance Index: eine wissenschaftlich aufgebaute Mitarbeiterbefragung zu Zufriedenheit, Funktionalität, Ausstattung, Arbeitsweisen und Atmosphäre, ergänzt durch Interviews und Workshops.

Ein spannendes Ergebnis: Viele Mitarbeitende erkennen den Mehrwert eines Büros für Team und Projekt klar an, kommen aber trotzdem lieber zu Hause zurecht, wegen Pendelzeit, Flexibilität oder familiären Gründen. Auch die Konzentration ist ein großes Thema: Viele glauben, im Zweierbüro am besten arbeiten zu können, dabei ist genau dort die Sprachverständlichkeit am höchsten und man wird ständig unterbrochen. Nach einer Unterbrechung braucht das Gehirn rund 20 Minuten, um wieder voll im Fokus zu sein.

Eine offenere, aber kleinteilige Struktur mit leichtem Grundrauschen funktioniert akustisch oft besser, weil dort die Hürde kleiner ist, für Calls kurz in einen separaten Raum zu gehen.

Angélique: Was führt dazu, dass Mitarbeitende wirklich gerne und motiviert ins Büro kommen?

Martina: Ein Büro an sich motiviert nicht. Aber ein schlechtes Büro kann demotivieren. Und genau das ist der Hebel. Motivation kommt von innen, aus Team, Arbeit und Führung, aus dem Gefühl, dass die eigene Arbeit Sinn ergibt. Ein guter Raum kann diese Motivation im Team aber sichtbar und erlebbar machen.

Ein klassischer Fehler: ein Büro mit zu vielen festen, aber meist leeren Schreibtischen. Dnn kommt man hin, um Leute zu treffen, und trifft niemanden. Besser ist es, sich bewusst zu verkleinern, sodass man sich, wenn Leute da sind, auch wirklich begegnet.

Dazu kommen gute Regeln, etwa für Videocalls, und vor allem gute Akustik – einer der größten Unzufriedenheitsfaktoren überhaupt.

Ein schönes Beispiel für gelebte Unternehmens-DNA im Raum: Bei Soundcloud in Berlin sind an der Decke Akustiklamellen unterschiedlicher Länge angebracht, die optisch wie reine Schallschutz-Elemente wirken. Tatsächlich bilden sie aber die Schallwelle des vom CEO eingesprochenen Satzes „Welcome to Soundcloud“ ab. Solche Details kosten oft wenig, schaffen aber ein starkes Wir-Gefühl.

Angélique: Wie siehst du die Zukunft der Arbeitsräume, gerade mit Blick auf KI?

Martina: Wir sprechen zunehmend mit KI, und sie mit uns: Meetingräume sollten deshalb schon jetzt für Audio ausgelegt sein: gute Mikrofone und Lautsprecher, ausreichend Screens. Durch Diktierfunktionen wird es in eigentlich leisen Büros wieder mehr Grundrauschen geben, worauf die Akustikplanung reagieren muss. Insgesamt glaube ich, dass das Büro dadurch sogar noch wichtiger wird: als Ort, an dem wir uns als soziale Wesen erleben.

Fazit:

Martina Rahmfeld zeigt im Gespräch, dass die Frage nach dem Büro nie zuerst eine Frage nach Quadratmetern ist. Sie ist eine Frage danach, wie ein Team wirklich zusammenarbeiten will.

Ein gutes Büro ersetzt keine funktionierende digitale Kommunikation und macht aus einem schwachen Teamgefühl kein gutes. Es kann aber sichtbar machen, was ein Team ohnehin schon ausmacht, und Räume schaffen, in denen Menschen sich als Menschen begegnen, nicht nur als Kacheln im Videocall.

Am Ende bleibt die Erkenntnis: Ein Büro lohnt sich nicht, weil man es schon immer hatte oder weil man es so macht, sondern nur, wenn es einem konkreten Zweck dient. Diese Frage einmal ehrlich zu stellen, ist der erste Schritt zu einer Entscheidung, die wirklich zum eigenen Team passt.

Über Martina Rahmfeld und Wow Tomorrow

Martina Rahmfeld ist Architektin und Inhaberin von Wow Tomorrow, wo sie Architektur und New Work zusammendenkt: die physischen Räume, in denen wir arbeiten, und die Art, wie wir arbeiten.

Nach über zehn Jahren als Architektin kam ein Wendepunkt: sie fing an, sich intensiver mit New Work zu beschäftigen: wie Teams zusammenarbeiten, kommunizieren und Führung leben, und erkannte, dass beides zusammen gehört.

Bei Wow Tomorrow arbeitet sie datenbasiert: Mit dem selbst entwickelten Workspace Performance Index (WPI) befragt sie Mitarbeitende wissenschaftlich fundiert zu Zufriedenheit, Arbeitsweisen und Raumbedarf, ergänzt durch Interviews und Workshops.

Martina ist zudem gefragte Speakerin zu den Themen hybrides Arbeiten und Zukunft von Büroflächen.

Zu ihrer Website: https://www.wowtomorrow.de/ 

Zu ihrem LinkedIn Profil: https://www.linkedin.com/in/martina-rahmfeld-0653691a3/ 

Du willst meine Unterstützung?
Lass uns sprechen!

Wenn du dein Team aufbauen oder deine Zusammenarbeit mit Freelancer*innen und / oder Mitarbeitenden klarer gestalten möchtest, lass uns gemeinsam draufschauen.

👉 Buche dir ein unverbindliches Kennenlerngespräch und wir schauen gemeinsam, wie du Führung so gestalten kannst, dass sie zu dir passt.

Buche hier ein unverbindliches Gespräch mit mir: https://angeliquedujic.de/kennenlerngespraech 

Das könnte dich auch interessieren!