Mitarbeiter einstellen: Kosten realistisch planen für dein erstes Teammitglied – Interview mit Franziska Probst

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TEAM-UP Podcast | Folge #158 | Was kostet ein Team wirklich? So planst du die Kosten für dein erstes Teammitglied – Interview mit Franziska Probst

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Angélique: Fangen wir mit der häufigsten Frage von Solo-Unternehmer*innen, wenn es darum geht den ersten Mitarbeiter einzustellen: Wann ist der richtige Zeitpunkt, um das?

Franziska: Es gibt nicht den einen Zeitpunkt und nicht die eine Zahl, die du unbedingt erreicht haben musst und die für jeden gleich ist.

Es sind mehrere Faktoren, und zuerst kommen eher die innere Bereitschaft dafür: Bin ich überhaupt bereit, jemanden ins Team zu holen? Bin ich bereit, Verantwortung für einen Menschen zu übernehmen? Oder starte ich erst einmal mit einer Freelancerin oder einem Freelancer und probiere die Zusammenarbeit aus?

Die nächste Frage ist noch nicht die finanzielle, sondern eine organisatorische: Kann ich die Person auslasten? Ist genug Arbeit da, und soll es eine Vollzeit- oder eine Teilzeitstelle werden, je nach Aufgabenumfang?

Erst danach kommt das Geld. Mache ich durch die Person mehr Umsatz? Kann ich meine Preise erhöhen, damit ich sie finanzieren kann? Ist es jemand, der mir im Hintergrund hilft, oder jemand, der selbst Produkte verkauft? Dazu gehört auch einiges an Mindset-Arbeit, die du vorher machst.

Angélique: Kann ein Teammitglied auch einfach entlasten, ohne dass ich mehr Umsatz mache?

Franziska: Beides geht. Die Entlastung würde ich immer unterschreiben. Viele haben sich selbstständig gemacht, um frei zu sein: finanziell frei und frei davon, dass jemand bestimmt, was sie tun.

Mit der Zeit landet man aber immer mehr im operativen Geschäft und arbeitet viel zu sehr im Unternehmen statt am Unternehmen. Dann kann es sinnvoll sein, jemanden ins Backoffice zu holen. Das bringt nicht automatisch mehr Umsatz.

Die Frage ist, ob du die Person aus deinen bestehenden Einnahmen finanzieren kannst. Wenn du gut vorgearbeitet hast, einen Puffer hast und deine Preisstruktur stimmt, geht das auch ohne mehr Umsatz oder höhere Preise.

Parallel schaust du auf zwei Dinge: Wie komme ich wieder mehr in meine Stärken? Das gibt dir Energie. Und: Kann ich mir das schon leisten? Wenn noch nicht, hast du zwei Stellschrauben: mehr Umsatz, weil du wieder mehr Zeit für Kundengespräche hast, oder ein Blick auf deine Preise. Oft ist es eine Mischung aus allem.

Angélique: Warum fühlt sich ein festangestellter Mitarbeiter schwerer an als eine Freelancer*in?

Franziska: Für viele ist die Anstellung eines Mitarbeitenden einen großen Schritt, der sich „schwerer“ anfühlt. Da haben viele großen Respekt davor. Bei Freelancer*innen haben wir diese Gedanken nicht so, was auch nachvollziehbar ist. Denn ein Vertrag mit einem Freelancer kann man schneller und unkomplizierter auflösen.

Bei Mitarbeiter*innen spürst du die Verantwortung. Einerseits musst du die Kosten erwirtschaften. Andererseits wiegt die Verantwortung gegenüber dem Menschen für mich noch schwerer. Du führst, du musst Gespräche führen, und du fragst dich, ob du das Standing hast, damit die Person tut, was du gerne hättest.

Du fragst dich auch, ob du deine Freiheit dadurch zurückbekommst oder ob du noch mehr im Hustle landest, weil du die Person nicht richtig ins Team bekommst. Wenn man dann noch Grusel-Geschichten von anderen hört, wird die Hürde größer.

Angélique: Welche Denkfehler haben Solo-Unternehmer*innen, wenn sie über die erste Einstellung denken?

Franziska: Ich sehe drei Dinge besonders oft. 

Erstens: Jemand wird aus Hektik eingestellt, und im Hintergrund ist vieles nicht geregelt. Für mich sind Zahlen nur Symptome. Die Ursachen liegen oft in den Prozessen. Das ganze Unternehmen besteht aus Prozessen: Alles, was du tust oder nicht tust, ist ein Prozess, den du hast oder nicht hast. Wenn du einen Prozess nie dokumentiert hast oder ihn jedes Mal hektisch neu denkst, kannst du ihn nicht sauber übergeben. Dann weiß die neue Person schon am Anfang nicht, was sie tun soll. Das ist der erste Stress. Ich bin auch kein Fan davon, Generalisten zu holen, die alles können. Setz dich vorher hin, schau, welche Prozesse dich überlasten, und schnür daraus ein Paket für eine Expertin oder einen Experten.

Zweitens: Die Vollkosten sind nicht einkalkuliert. Viele wissen zwar, dass es ein Gehalt und Nebenkosten gibt, haben aber keine Ahnung, wie sie das kalkulieren, und stellen deshalb lieber niemanden ein.

Drittens: Die Einarbeitungszeit wird unterschätzt. Auch Expert*innen müssen in deine Abläufe und in die Zusammenarbeit mit anderen Menschen und Dienstleistern hineinkommen.

Dazu ein Gedanke von mir: Ein Teammitglied ist erst einmal eine Investition. Wie bei jeder Investition dauert es, bis sich etwas davon auszahlt. Du hast nicht ab dem ersten Tag etwas davon.

Angélique: Wenn es also an die Einstellung eines Mitarbeiters geht: Welche Kosten gehören in die Vollkosten?

Franziska: Viele suchen einen Faktor, und draußen kursieren welche, zum Beispiel „nimm das Gehalt mal 1,4″. Da wäre ich vorsichtig, denn es hängt davon ab, welches Unternehmen du hast. Ich nenne dir Stichpunkte, die du auf dem Schirm haben solltest. Nimm als Beispiel eine Stelle mit 3.000 Euro brutto im Monat. Dazu kommen:

• Sozialversicherung: liegt bei etwa 21 Prozent.
• Berufsgenossenschaft: kommt immer dazu, denn du musst deine Mitarbeiter*innen gegen Unfälle versichern. Bei bestimmten Betriebsgrößen kommen Schwerbehindertenabgaben dazu. Beides zusammen liegt bei etwa 2 Prozent.
• Sonderzahlungen: Urlaubsgeld, Weihnachtsgeld, andere Gratifikationen und umsatzabhängige Anteile. Darauf fällt wieder Sozialversicherung an.
• Altersvorsorge: zum Beispiel vermögenswirksame Leistungen, wenn du etwas für die Altersvorsorge zahlst.
• Benefits: etwa ein Bahnticket, Zuschüsse für den öffentlichen Nahverkehr, Kita-Zuschüsse oder Weiterbildung. Sprich mit dem Steuerberater, wie du das steuerlich am besten machst.
• Zuschläge: je nach Branche für Feiertage, Wochenenden oder Spätschichten.
• Ausstattung: Telefon, Laptop, Schreibtisch, Telefonkosten, Software-Zugänge. Manches ist eine einmalige Anschaffung, aber du musst sie trotzdem bezahlen.

Stell dir die Person einmal virtuell vor und frag dich: Was brauche ich, damit sie arbeitsfähig wird? Das alles gehört in die Vollkosten.

Rechne außerdem nie mit 100 Prozent Produktivität. Setz maximal 80 Prozent an. Dein Mitarbeiter muss sich abstimmen, es gibt Teammeetings, Weiterbildung, Dokumentation und auch mal einen schlechten Tag.

Mein Tipp: Mach dir einmal eine Liste oder eine Excel-Tabelle, die du immer wieder verwenden kannst. Das dauert keine Stunde, und danach gehst du sie nur noch durch: Haken, Haken, kein Haken. Das ist gleich ein dokumentierter Prozess.

Ich ergänze aus meiner Praxis: Viele denken am Anfang nicht an Benefits. Dinge wie das Deutschlandticket oder ein Sportangebot wie Urban Sports Club lassen sich steuerlich vergünstigt abgeben, deshalb lohnt sich das Gespräch mit der Steuerberatung. Auch beim eigenen Rechner oder Handy der Person solltest du klären, ob du eine Pauschale zahlst. Und wenn ihr nicht remote arbeitet, brauchst du eine Bürofläche.

Angélique: Wann lohnt sich ein Teammitglied, und wie rechne ich das nach?

Franziska: Eine feste Formel gibt es nicht. Ich würde zuerst auf das Gefühl hören: Entlastet mich die Person? Kann ich wieder durcharbeiten, am Unternehmen arbeiten, mehr Kundengespräche führen oder meine Produkte verbessern?

Finanziell würde ich keinen Monat abwarten, aber auch nicht ein Jahr. Nach einem Monat kannst du noch nichts sagen, wegen der Einarbeitung. Wenn die Person anfängt, relativ selbstständig zu arbeiten, lass ein bis zwei Monate vergehen. Dann hast du Vergleichswerte und kannst die Vollkosten gegenüberstellen.

Dabei gibt es zwei Arten von Mitarbeiter*innen:

1. Personen, die Abschlüsse bringen, zum Beispiel durch Kundengespräche. Das lässt sich gut messen: Wie viel Umsatz hat die Person reingeholt?
2. Personen im Hintergrund, zum Beispiel eine virtuelle Assistenz oder die Buchhaltung. Hier fragst du: Wie viele Stunden konnte ich abgeben? Multipliziere diese Stunden mit deinem eigenen Stundensatz. Wenn die Summe höher ist als die Vollkosten der Person, hat es sich gelohnt. Danach kannst du schauen, ob du die gewonnene Zeit in mehr Umsatz oder höhere Preise umsetzen konntest.

Gib nicht zu schnell auf und sag nicht nach einem Monat: Das geht gar nicht.

Dazu passt eine Erfahrung von mir: Ich hatte einen Kunden, der am ersten Tag in Panik geraten ist und gesagt hat, die Person bringe nichts. Es war der erste Tag. Dahinter steckt oft die innere Veränderung: Was bedeutet es, Chef oder Chefin zu werden?

Angélique: Du sprichst oft auch über den „eigenen Stundensatz“. Warum solltest du ihn kennen und wie berechnest du ihn?

Franziska: Für mich ist er die Grundlage für vieles. Um etwas zu bewerten, solltest du zuerst deinen eigenen Wert kennen: Erfahrung, Kunden, Berufserfahrung. Den kannst du auch in Finanzen übersetzen, als Stundenlohn.

Ich rate Unternehmer*innen, keine Stundensätze zu verkaufen, sondern Produkte und Pakete. Aber du solltest wissen, was dein absolutes Minimum ist, und das drückt der Stundensatz aus.

In den Stundensatz gehören deine Fixkosten im Business, also auch Mitarbeiter*innen. Variable Kosten, die nur für ein bestimmtes Produkt anfallen, packe ich nicht hinein.

Dazu gehört auch dein eigenes Gehalt. Das sehe ich oft bei Einzelunternehmer*innen: Sie arbeiten nur für das Unternehmen und nichts für sich. Aber du musst von irgendwas leben. Dazu zählt die Altersvorsorge, und dazu zählt die Frage, wie dein Leben aussehen soll. Wenn du reisen möchtest, gehört das Geld dafür ins Unternehmerinnengehalt. Wenn du es nicht einkalkulierst, nimmst du es auch nicht ein.

Dazu kommen deine Ausfallzeiten. Wirst du krank? Werden deine Kinder krank? Das übersehen viele. Vielleicht pflegst du Angehörige. Ich habe gerade von einer Unternehmerin gehört, bei der innerhalb von zwei Wochen zwei Geschäftsführer ausgefallen sind. Das geht schnell, und es muss in deinen Preisen stecken.

Und schließlich kalkulierst du Gewinne vorher ein. Es soll kein teures Hobby sein. Du möchtest gut davon leben und Reserven aufbauen. Das ist deine finanzielle Freiheit, und die Gewinne dürfen gerne zweistellig sein.

Ich ergänze: Wie hoch der Gewinn sein soll, hängt auch vom Geschäftsmodell ab. Mit kontinuierlichen Einnahmen planst du anders als mit Launches.

Angélique: Wo wir über Launches sprechen: Wie plane ich Personalkosten, wenn mein Umsatz stark schwankt?

Franziska: Fang mit einem Plan an. Setz dich am Ende des Jahres oder am Anfang des nächsten hin und schau: Wie soll mein Jahr aussehen, und wie saisonal schwankt es? Bei Launches legst du die Schwankung selbst fest. Dazu kommen Verläufe, die einfach so sind, wie sie sind.

Schau in die Vergangenheit und mittle über volle zwölf Monate: Mal hast du 20 Prozent mehr, mal 20 Prozent weniger. Das ist die Ausgangsbasis, und dann siehst du, ob es in der Summe reicht, um eine Mitarbeiterin auszulasten.

Wenn du noch keine Vergangenheitswerte hast, arbeite mit Szenarien: Was ist mein Best Case, mein Middle Case und mein Worst Case? Hab den Worst Case immer im Kopf, damit du vorbereitet bist, falls du ihn erwischst.

Angélique: Was tue ich, wenn der Umsatz einbricht? Und wie hoch sollte meine Rücklage sein?

Franziska: Ich weiß, dass kleine Unternehmen Marktschwankungen viel stärker spüren als Konzerne. Wenn du üblicherweise 60.000 Euro in einem Launch einnimmst und im nächsten nur noch 20.000, ist das eine ganz andere Lage. Und wenn du ein Team hast, entscheidest du das nicht so leichtfertig wie bei einer Freelancerin, bei der du die Zusammenarbeit pausieren kannst.

Mein Rat: Atme erst einmal tief durch. Dann schau, welche Art von Rückgang es ist:

• Saisonal: Der Rückgang kommt immer wieder, und du rechnest damit, dass es wieder hochgeht.
• Langfristig: Das Niveau geht immer weiter runter. Vergleiche mit der Vergangenheit, ob sich der Trend fortsetzt.
• Strukturell: Es hat mit dir zu tun. Schau ehrlich in deine Prozesse und frag dich, ob du sie straffen musst, damit ihr produktiver seid.

Was du nur im Vorfeld tun kannst, ist eine Rücklage aufzubauen. Auf dem Konto sollte so viel liegen, dass du mindestens drei Monate lang deine Fixkosten decken kannst, die aus dem Business und deine eigenen.

Drei Monate sind auch gar nicht so viel und eigentlich fast das absolute Minimum, denn wenn ich ausfalle oder einen Unfall habe, sind sie schnell vorbei. Daher sind sechs, wenn nicht neun Monate sogar sinnvoller.

Wenn die Rücklage auf drei Monate gesunken ist und der Umsatz langfristig sinkt, ist das ein Zeitpunkt, um zu handeln. Wie lange ein Rückgang anhält, bevor du entscheidest, hängt von deiner Branche ab. Das lässt sich nicht pauschal festlegen.

Meine Empfehlung an Kund*innen: Für dauerhafte Freelance-Kosten mindestens drei Monate Rücklage, für Angestellte mindestens sechs.

Wie viel Sicherheit du brauchst und wie viel Risiko du eingehst, fließt in die Entscheidung ein. Da können wir noch so viele Kennzahlen nennen: Wenn dir die Zahl zu wenig vorkommt, dann plane mehr ein.

Angélique: Welche Fragen solltest du dir stellen, bevor du Mitarbeiter einstellst?

Franziska: Da sehe ich zwei:

1. Welches Problem möchte ich lösen? Habe ich ein Zeitproblem oder ein Umsatzproblem? Oft ist es ein Zeitproblem: Du hast das Gefühl, du hasselst, und suchst Unterstützung.
2. Wie stabil lässt sich dieses Problem lösen? Läuft es dauerhaft gut durch, oder schwankt die Auslastung? Mitarbeiter*innen sollten dauerhaft ausgelastet sein.

Dazu kommen die großzügige Vollkostenrechnung, die zwar unsexy ist (ok, ich liebe halt Tabellen), und eine realistische Einarbeitungszeit. Aus meiner Erfahrung brauchen Mitarbeiter*innen mindestens drei, wenn nicht sechs Monate, bis sie selbstständig arbeiten und nur noch wenige Fragen haben.

Ein Gedanke möchte ich zum Abschluss mitgeben: Frag dich, warum du dich selbstständig gemacht hast.

Viele antworten: für irgendeine Art von Freiheit. Schau, ob du diese Freiheit heute schon hast. Wie oft bist du im Tagesgeschäft gefangen und verkaufst quasi deine Freiheit? Wie bekommst du sie zurück? Oft arbeitet man dann als sehr schlecht bezahlte Mitarbeiterin im eigenen Unternehmen, mit viel zu viel Arbeit.

Fazit:

• Es gibt nicht die eine Umsatzzahl, ab der du jemanden einstellen kannst. Bereitschaft, Auslastung und Finanzen spielen zusammen.
• Bevor du Mitarbeiter einstellst, schau auf deine Prozesse. Ohne sie weiß die neue Person nicht, was sie tun soll.
• Rechne mit Vollkosten statt mit dem Gehalt: Sozialversicherung, Sonderzahlungen, Benefits, Ausstattung und höchstens 80 Prozent Produktivität.
• Gib dem Teammitglied Zeit. Beurteile erst nach Einarbeitung und ein bis zwei Monaten, ob es sich lohnt.
• Kenne deinen eigenen Stundensatz, inklusive eigenem Gehalt, Ausfallzeiten und Gewinn.
• Plane mit Szenarien und baue eine Rücklage von mindestens drei, besser sechs Monaten auf.

Über Franziska Probst

Franziska Probst ist Unternehmensberaterin für Finanzen und Controlling und hilft Unternehmerinnen, ihre Geschäftszahlen zu verstehen, ohne Angst mit ihnen zu arbeiten und sie zu optimieren. Ihre Themen reichen von Preisgestaltung über Liquidität und Profitabilität bis zu Mitarbeiterkosten.

Dafür bringt sie über 25 Jahre Erfahrung aus zwei Großkonzernen mit, im Controlling und in Finanzprozessen. Seit Ende 2025 ist sie selbstständig und übersetzt dieses Wissen für kleine Unternehmen.

Dabei schaut sie nicht nur auf die Zahlen: Für sie sind sie Symptome, die Ursachen liegen oft in den Prozessen dahinter. Deshalb prüft sie gemeinsam mit ihren Kundinnen, was im Unternehmen wirklich läuft, bevor es ans Rechnen geht.

Zu ihrer Website: https://www.franziskaprobst.de/ 

Zu ihrem LinkedIn Profil: https://www.linkedin.com/in/franziskaprobst/ 

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