Wenn ein neues Teammitglied bei dir startet, gibt es Momente im Onboarding neuer Mitarbeiter, die darüber entscheiden, ob die Zusammenarbeit ein Erfolg wird oder nicht. Diese Momente sind unabhängig davon, ob das Teammitglied eine Festangestellte, ein Freelancer oder eine Aushilfe ist.
In diesem Artikel gebe ich dir meine 7 besten Tipps aus über 15 Jahren Führungserfahrung und aus der Zusammenarbeit mit Hunderten von Unternehmer*innen.
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TEAM-UP Podcast | Folge #147 | Meine 7 besten Tipps zum On-Boarding von Mitarbeitenden
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Das Onboarding ist eine Investition
Wenn jemand Neues im Team startet, gliederst du diese Person in deinen Betrieb ein. Du holst sie rein und machst eine Übergabe, damit sie möglichst schnell und effizient dort ankommt, wo du sie haben willst.
Das heißt, die Person übernimmt den Aufgabenbereich, der für sie vorgesehen ist. Das nennt man Onboarding oder Einarbeitung. Und in dieser Einarbeitung gibt es Dinge, die du direkt berücksichtigen kannst, damit die Person möglichst gut und möglichst schnell in ihre Rolle reinkommt.
Am Ende des Tages ist die Einarbeitung eine Investition: Du investierst Zeit, Energie und Geld, denn die Person leistet nicht von der ersten Stunde an genauso viel wie später. Es geht darum, dass sie nach und nach reinkommt und sich der Invest möglichst schnell lohnt.
Tipp 1: Nicht jeder ist so wie du
Der erste Tipp ist kein Werkzeug, sondern eine Haltung, die sich im Mindset entwickeln darf: Nicht jeder ist so wie du.
Ein Satz, der oft fällt, wenn ein neues Teammitglied startet und etwas holpert:
„Wenn ich den Job machen würde, dann würde ich [das und jenes] machen.“
Aber nicht jeder ist so wie du. Es mag selbstverständlich erscheinen, dass du dich in einem neuen Umfeld auf eine bestimmte Weise verhalten würdest. Eine andere Person tut das nicht zwangsläufig genauso.
Du hast dich für den Weg als Unternehmerin entschieden und nicht für einen Angestelltenjob. Dein neues Teammitglied ist aber jemand, der sich für eine Anstellung oder eine Tätigkeit als Freelancer entschieden hat. Diese Person ist also ganz anders ist als du. Und das ist gut so.
Wenn sich die Person anders verhält, als du es erwartest, wird daraus schnell etwas hineininterpretiert:
- „Habe ich die falsche Person eingestellt?“
- „Stellt sie sich jetzt auf die faule Haut?“
Ein Beispiel aus der Praxis zeigt, wie trügerisch das sein kann: Eine Mitarbeiterin von einem meiner Kunden war in den ersten Tagen extrem zurückhaltend. Mein Kunde dachte, sie mache nichts, warte einfach nur ab und frage nicht einmal nach. Tatsächlich hatte sie Angst zu stören, war unsicher, was zu tun war, und fühlte sich zu unsicher, um nachzufragen.
Menschen kommen nicht mit bösen Absichten ins Team. „Nicht jeder ist so wie du“ bedeutet in dem Kontext: deine Perspektive zu öffnen, dass jemand anders tickt, und dann dazu ins Gespräch zu gehen.
Tipp 2: Du kennst dein Business, die neue Person nicht
Der zweite Punkt ist ebenfalls eine Bewusstseinsfrage: Du bist seit Jahren, seit der ersten Gründung, in deinem eigenen Business. Du kennst jede Ecke, du hast tausende Erfahrungen gemacht.
Die andere Person nicht.
Das klingt zunächst gut: jemand von außen bringt eine andere Erfahrung und eine andere Perspektive mit.
Trotzdem schleicht sich oft ein Denken ein: „Ich weiß, wie alles geht, das geht schneller. Ich weiß, was ich schon probiert habe und was nicht funktioniert hat.“ Und dann kommt jemand, der Dinge ausprobieren will, die schon erprobt wurden.
Für dich ist selbstverständlich, dass wenn man A macht, auch B und C folgen. Für die andere Person vielleicht nicht, weil sie in einem anderen Kontext, einem anderen Business oder einem anderen Job etwas anders gemacht hat.
Selbst wenn du viel über dein Business erklärt hast, startet die neue Person nicht mit deinem Erfahrungsschatz. Sie startet mit einem eigenen, der teils nützlich ist und teils nicht.
Diese Offenheit mitzubringen, ist wichtig, auch wenn du die Person bereits im Bewusstsein deiner Werte und deiner Arbeitsweise eingestellt hast, kann die Perspektive trotzdem unterschiedlich bleiben. Im ersten Moment fühlt sich das wie zusätzliche Arbeit an. Auf der anderen Seite potenziert es Denkkraft und Arbeitskraft.
Tipp 3: Eine gute Einarbeitung dauert zwei bis vier Monate
Der dritte Tipp ist eher eine Information: Eine gute Einarbeitung dauert zwischen 2 und 4 Monaten.
Der Wunsch, jemanden reinzuholen, die Sachen zu erklären und dass es danach einfach läuft, ist ein Mythos. (Sorry… 😅)
Bei wenigen Wochenstunden oder bei Freelancern für einen eingegrenzten Bereich kann die Dauer geringer ausfallen. Grundsätzlich gilt aber: Es dauert immer länger, als du vielleicht denkst.
Stell dir folgendes Bild vor:
Du willst eine volle Flasche in eine leere Flasche umfüllen.
Wird die volle Flasche einfach gekippt, blubbert und läuft die Flüssigkeit unkontrolliert, die Hälfte geht daneben, und am Ende muss der Rest mühsam mit einem Schwamm aufgesaugt und in die andere Flasche gefüllt werden.
Wird die Flasche dagegen langsam und im richtigen Rhythmus ausgegossen, ohne dass etwas danebengeht, fühlt sich das im ersten Moment langsamer an. Am Ende, bis die gesamte Flüssigkeit in der neuen Flasche ist, hat es aber tatsächlich weniger Zeit gekostet.
Genauso funktioniert Einarbeitung. Alles auf einmal zu übergeben, funktioniert nicht. Eine Einarbeitung von etwa sechs Wochen bis vier Monaten, gut geplant, funktioniert hervorragend.
Danach ist die Person eingearbeitet und kann nachhaltig entlasten.
Tipp 4: Kommunikation von Anfang an klar definieren
Der vierte Tipp betrifft die Kommunikation: Sag von Anfang an, wie du die Kommunikation zu dir und im Team haben möchtest.
- Wird Slack genutzt, WhatsApp, telefoniert ihr?
- Willst du Hintergründe, Vorschläge und Lösungsansätze, oder eher kurze Nachrichten?
- Ist dir ein wertschätzender Schreibstil wichtig?
- Ist es dir wichtig, dass jemand sich bedankt, wenn du etwas zuschickst?
Es gibt keine Regel, die für alle passt. Es geht darum, festzulegen, wie du die Kommunikation haben willst.
Ein Zusatztipp: Erstelle ein Cheat-Sheet mit fünf Regeln zur Kommunikation im Team.
Das von Anfang an zu definieren, hilft, die Kommunikation so zu gestalten, wie du sie brauchst. Ohne diese Klarheit wunderst du dich später, warum sich jemand nicht meldet oder warum sie sich fünfmal am Tag meldet.
Tipp 5: Erwartungen und „Definition of Done“ direkt mitgeben
Der fünfte Punkt betrifft ebenfalls Erwartungen: Mit jeder Aufgabe, die du überträgst, formulierst du auch die Erwartungen.
Die Übergabe umfasst die Leitplanken, das Ziel und die „Definition of Done“, also wann eine Aufgabe als erledigt gilt.
Was für dich selbstverständlich sein mag, ist es für andere nicht.
Das Empfinden dafür, wann etwas gut genug oder fertig ist, unterscheidet sich von Person zu Person (Siehe Tipp 1 😄).
Diese Definition bei jeder übertragenen Aufgabe direkt mitzugeben, schafft Klarheit darüber, ob sich jemand wirklich bis zu diesem Punkt kümmert. Es vermeidet auch Frust, wenn die Person vorher aufhört und du dich fragst, warum sie nur bis dahin gekommen ist.
Tipp 6: Die Einarbeitung beginnt vor dem ersten Arbeitstag
Die Einarbeitung beginnt, bevor das Teammitglied startet. Wenn du erst die Einarbeitung startest und planst, wenn die Person schon da ist, investierst du die doppelte Zeit: Deine und die deines Teammitglieds.
Die Vorbereitung im Voraus umfasst unter anderem: eingerichtete Zugänge, Zusammentragen von Informationen, Klarheit darüber, wie die Person eingearbeitet werden soll, was ihr vermittelt werden soll und welche Aufgaben ihr wann übertragen werden.
Der Aufwand dafür ist derselbe, ob er vorher oder währenddessen passiert. Der Unterschied: Ist die Person bereits gestartet, kann sie nicht wirklich loslegen, während Zugänge und Aufgaben erst noch geklärt werden. Das macht den Start ineffizienter und langsamer.
Diese Zeit vorher zu nehmen, ist Führungsverantwortung.
Dazu gehört auch, ein paar Tage vor dem Start eine Onboarding-Email zu schreiben: wann die Person vor Ort sein soll, welcher Dresscode gilt, was sie mitbringen soll oder nicht. Das sorgt dafür, dass sich die Person willkommen fühlt und tatsächlich effektiv starten kann.
Tipp 7: Die Auswirkungen auf das bestehende Team mitdenken
Ein neues Teammitglied verändert das bestehende Team. Wurden die Aufgaben, die die neue Person übernimmt, bisher von jemand anderem gemacht? Wie wird diese Person dabei begleitet, diese Aufgaben abzugeben?
Es lohnt sich, systemisch zu denken: Welche Dynamik verändert die neue Person im Team, damit die bestehenden Teammitglieder sie gut annehmen können und sie sich selbst gut einfügen kann?
Kläre die Rollen und veränderten Rollen: So entsteht von Beginn an keine Unsicherheit darüber, wer was macht.
Dazu gehört auch der persönliche Aspekt: Warum gibt es jetzt jemand Neues, welchen Mehrwert bringt das? Wer bisher überlastet war und deshalb Unterstützung bekommt, kann Herausforderungen dabei haben, eigene Aufgaben abzugeben. Eine neue Person verändert die gesamte Teamdynamik, unabhängig von der Teamgröße. Selbst wenn nur eine Person betroffen ist, verändert sich etwas für sie.
Auch die Frage, wie Teammitglieder untereinander zusammenarbeiten, gehört hierher. Läuft alles über dich, ist es für dich weiterhin viel Koordinationsarbeit. Sind die Teammitglieder in ihren Aufgaben und Rollen vernetzt, wirst du effektiv entlastet.
Deshalb lohnt es sich zu überlegen, wie die Verbindung und Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Teammitgliedern aussehen kann, damit nicht alles über dich läuft und du dadurch entlastet wirst.
Fazit:
Diese sieben Tipps machen einen Unterschied dabei, ob ein neues Teammitglied gut und effizient eingearbeitet wird.
Effizient bedeutet dabei nicht, dass es wenige Tage dauert, sondern dass die Person die Möglichkeit hat, Verantwortung und den Arbeitsbereich zu übernehmen, statt nur Aufgaben abzuarbeiten.
Genau so, wie die Einarbeitung startet, stellt sie die Weichen für die gesamte Zusammenarbeit. Deshalb lohnt es sich, die richtige Energie und Zeit in das Onboarding neuer Mitarbeiter zu investieren.
FAQ: Häufige Fragen rund um das Delegieren
Wie lange dauert eine gute Einarbeitung?
Eine gute Einarbeitung dauert zwischen zwei und vier Monaten. Bei wenigen Wochenstunden oder bei Freelancern für einen eingegrenzten Bereich kann die Dauer geringer ausfallen.
Was tun, wenn ein neues Teammitglied sehr zurückhaltend ist?
Zurückhaltung bedeutet nicht automatisch Desinteresse. Sie kann auf Unsicherheit oder die Sorge, zu stören, zurückgehen. Ein offenes Gespräch schafft hier Klarheit.
Wie wirkt sich ein neues Teammitglied auf das bestehende Team aus?
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