Ein Remote Team aufbauen: Vorteile, Nachteile und die wichtigsten Grundsätze

In diesem Artikel erfährst du,

• Remote, hybrid oder vor Ort: welche Modelle es gibt

• Die Vorteile, wenn du dein Team remote aufbauen willst

• Die Nachteile und Herausforderungen einer Remote-Zusammenarbeit

• Sieben Grundsätze für den erfolgreichen Aufbau eines Remote-Teams

• Welche Menschen zu einem Remote-Team passen

• FAQ rund um den Aufbau eines Remote Teams

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TEAM-UP Podcast | Folge #152 | Mini-Serie Remote-Teams [1] – Remote Team aufbauen: Was du vorher wissen musst

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Remote, hybrid oder vor Ort – welche Modelle es gibt

Bevor es um die Vor- und Nachteile geht, lohnt sich ein Blick auf die möglichen Modelle. Dein Team kann voll remote arbeiten, das heißt, alle Teammitglieder sind woanders. Dein Team kann hybrid arbeiten, also teils vor Ort und teils im Homeoffice oder woanders. Hybrid kann auch bedeuten, dass manche Mitarbeitende im Büro sind und andere voll remote arbeiten – auch das ist ein Modell. Oder dein Team ist komplett vor Ort.

Welches Modell zu dir passt, darfst du bewusst entscheiden. Dabei hilft es, dir vorher anzuschauen, was du eigentlich beachten und wissen musst, bevor du diese Entscheidung triffst.

Die Vorteile, wenn du dein Team remote aufbauen willst

Wenn du beschließt, dass dein Team komplett remote arbeiten kann oder soll, gibt es mehrere gute Vorteile.

Du kannst Teammitglieder überall suchen und finden. Bei Freelancern ist das ohnehin klar, aber auch wenn du Mitarbeitende einstellst, sei es auf geringfügiger Basis oder festangestellt, kannst du bundesweit und sogar international rekrutieren. Wenn du in einer Stadt mit teuren Mieten sitzt, kannst du auch jemanden woanders einstellen, eventuell ohne den Gehaltszuschlag, den du für eine teure Stadt einplanen müsstest. Dein Recruiting wird dadurch breiter: Du kannst mehr Kandidatinnen und Kandidaten berücksichtigen und bist nicht auf dein Gebiet eingegrenzt.

Standortflexibilität macht dich als Arbeitgeber attraktiver. Nicht für alle ist Homeoffice ein Mehrwert, aber für sehr viele schon. Im Wettbewerb um gute Mitarbeitende kannst du zwar nicht die Attraktivität eines Konzerns mit großem Gehalt und viel Sicherheit bieten, aber du kannst Flexibilität und Menschenorientierung anbieten. Das führt zu mehr Bindung und mehr Motivation, wenn Menschen so arbeiten können, wie es für sie passt.

Du musst Prozesse und Kommunikation von Anfang an richtig aufsetzen. Das klingt zunächst nach einem Umweg zu einem Vorteil, ist aber einer. Dinge, die zwischen Tür und Angel besprochen werden, gibt es bei Remote-Arbeit nicht. Die Dinge werden von Anfang an strukturierter, weil du keine andere Wahl hast. Das bringt automatisch Strukturen mit sich, die dich beim Wachsen und Skalieren unterstützen, statt dass du nach Monaten oder Jahren merkst, dass ihr im Chaos versinkt.

Die Arbeit wird an den Ergebnissen gemessen, nicht an der Präsenzzeit. Es geht nicht darum, ob jemand von neun bis siebzehn Uhr da ist, sondern ob die Arbeit erledigt ist. Das kann herausfordernd sein, wenn Kontrolle abgeben und Loslassen für dich ein Thema ist. Aber am Ende geht es um die Arbeitsergebnisse – und genau daraus holst du das meiste aus deinen Teammitgliedern heraus.

Du kannst flexibler wachsen. Egal wo du sitzt, du musst keine Fläche mieten, die irgendwann auf eine bestimmte Anzahl Mitarbeitende begrenzt ist. Du kannst deine Unternehmensgröße viel einfacher an den Status quo anpassen, statt erst in eine größere Fläche investieren zu müssen.

Die Nachteile und Herausforderungen einer Remote-Zusammenarbeit

Ein Unternehmen, das komplett remote organisiert ist, bringt auch Nachteile beziehungsweise Herausforderungen mit sich.

Manche Jobs können nicht voll remote stattfinden. Wenn es um physische Dinge geht, etwa physische Belege in der Buchhaltung oder den physischen Empfang von Kundinnen und Kunden, sei es durch ein Ladenlokal oder Workshops, muss die Person vor Ort sein. Ein Beispiel: Kundinnen, die Workshops anbieten, haben zwar auch digitale Angebote, aber ein- bis zweimal im Monat finden physische Workshops statt, für die Materialien gepackt werden müssen. Die Lösung war hier, jemanden zu haben, der einmal die Woche vor Ort ist und punktuell zu den Workshops kommt. Das bedeutet, die Person arbeitet zwar viel remote, muss aber trotzdem aus der Region kommen.

Du kriegst weniger nonverbale Signale mit. Du spürst nicht automatisch, wie es einem Teammitglied geht, weil du es nicht live erlebst. Diese zwischenmenschliche Kommunikation muss anderweitig kompensiert werden.

Es gibt weniger zwischenmenschliche Kontakte. Die Kaffeeküche, der kurze Austausch auf dem Flur – das entfällt. Genau dort entsteht oft die menschliche Verbindung zwischen Teammitgliedern. Besonders am Anfang ist das herausfordernder: Neue Teammitglieder brauchen länger, um diese zwischenmenschliche Verbindung aufzubauen, weil man sich nicht so locker trifft.

Bei teilweise remote arbeitenden Teams entfallen manche Recruiting-Vorteile. Wenn du, wie im Workshop-Beispiel, jemanden brauchst, der einmal die Woche vor Ort ist, brauchst du trotzdem jemanden mit Wohnsitz in der Nähe. Du kannst dann nicht mehr komplett frei einstellen.

Der Aufbau klarer Strukturen braucht Zeit und Energie. Workflows, Zusammenarbeit, Kommunikation – all das muss durchdacht aufgesetzt werden. Das ist zwar von Anfang an gut fürs Unternehmen, aber auch eine Investition, die eingeplant werden muss.

Du hast scheinbar weniger Kontrolle. Du siehst deine Teammitglieder nicht, du weißt nicht direkt, was und wie viel sie machen. Das ist vermutlich die größte menschliche Herausforderung: Vertrauen aufzubauen, dass es um die Ergebnisse geht und nicht um die Präsenzzeit. Dabei ist die Kontrolle, die man vor Ort zu haben glaubt, ohnehin nur scheinbar: Du siehst zwar, dass jemand da ist, aber nicht zwangsläufig, ob die Ergebnisse stimmen. Remote-Zusammenarbeit macht diese Entwicklung zur Führung schneller notwendig – du musst schneller lernen, was eine gute Zusammenarbeit und Vertrauen ausmacht, weil es in der Remote-Zusammenarbeit nicht anders geht.

Sieben Grundsätze für den erfolgreichen Aufbau eines Remote-Teams

Wenn du dich für eine Remote-Zusammenarbeit entscheidest, helfen dir folgende Grundsätze.

Grundsatz 1: Menschen bleiben Menschen. Menschen ticken nicht anders, nur weil sie remote arbeiten. Ihre Bedürfnisse bleiben gleich und müssen genauso erfüllt werden wie bei Mitarbeitenden vor Ort. Es wird dadurch noch wichtiger, dein Team menschlich und auf Augenhöhe zu führen.

Grundsatz 2: Remote-Zusammenarbeit macht Mängel in Struktur und Führung sichtbar. Dinge, die im Büro noch länger übersehen oder versteckt werden können, fallen remote schneller auf. Das heißt nicht, dass ein Remote-Team herausfordernder aufzubauen und zu führen ist – es macht nur schneller und stärker sichtbar, was fehlt.

Grundsatz 3: Standortflexibilität muss nicht komplette Flexibilität heißen. Remote-Zusammenarbeit bedeutet nicht, dass jeder macht, was er will, wann er will. Du kannst trotzdem Kernarbeitszeiten festlegen, zum Beispiel dass zwischen neun und zwölf Uhr Meetingmöglichkeiten bestehen müssen. Als Arbeitgeberin oder Arbeitgeber darfst du vorgeben, wann und wo gearbeitet wird. Wenn du Flexibilität gibst, heißt das nicht, dass du das musst – du darfst dir bewusst die Frage stellen, wie viel zeitliche Flexibilität du zusätzlich zur Standortflexibilität geben willst.

Grundsatz 4: Arbeitsplätze müssen auch remote sichergestellt werden. Als Arbeitgeber oder Arbeitgeberin hast du eine Fürsorgepflicht. Du musst dafür sorgen, dass der Arbeitsplatz nicht gesundheitlich schädigend ist, auch im Homeoffice. Manche Arbeitgeberinnen geben dafür eine Homeoffice-Pauschale, damit die Person für einen guten Stuhl und einen guten Arbeitsplatz sorgen kann. Nur weil du den Arbeitsplatz nicht im eigenen Büro einrichtest, bist du nicht davon befreit, dich darum zu kümmern.

Grundsatz 5: Arbeit wird nur sichtbar, wenn sie bewusst sichtbar gemacht wird. Im Büro siehst du, wenn jemand viel telefoniert, und gehst davon aus, dass sich die Person um ihre Aufgaben kümmert. Im Homeoffice ist das nicht automatisch sichtbar, sondern nur, wenn es dafür eine Struktur gibt, etwa ein Abhaken erledigter Aufgaben oder ein Bericht über kontaktierte potenzielle Kunden. Dabei darf dir auch bewusst sein: Vor Ort heißt viel Telefonieren und Tippen ebenfalls nicht automatisch viele Ergebnisse. Ohne sichtbare Struktur fühlt sich Remote-Arbeit für dich schnell wie eine Blackbox an, besonders wenn du negative Erfahrungen gemacht hast oder Schwierigkeiten hast, Vertrauen aufzubauen.

Grundsatz 6: Vertrauen muss aufgebaut werden und lässt sich nicht erzwingen. Genau wie Motivation oder Identifikation. Dafür braucht es entsprechende Führungsgrundsätze: wie du kommunizierst, wie die Rollen verteilt sind. Kontrolle ist ein Führungstool und darf eingesetzt werden, ist aber gerade remote nicht das, was Mitarbeitende zu richtig guter Arbeit bringt. Vertrauen ist eine langfristige Aufgabe – du kannst Vertrauensvorschuss geben, aber es braucht die passende Kommunikation, Rahmenbedingungen und die richtigen Personen.

Grundsatz 7: Etabliere klare Regeln für die Kommunikation. Wird proaktiv kommuniziert, schnell, umfangreich? Soll dokumentiert werden oder läuft es eher spontan? Über welche Kanäle wird kommuniziert, etwa WhatsApp, Slack oder ein Projektmanagement-Tool wie Notion oder Asana, per Telefon oder Video? Diese Regeln, wie ihr über den Status kommuniziert und wie ihr miteinander umgeht, müssen definiert sein, damit die Zusammenarbeit so funktioniert, wie du es dir vorstellst.

Welche Menschen zu einem Remote-Team passen

Egal wie du dein Team aufstellst, du brauchst immer die richtigen Menschen. Eine Remote-Zusammenarbeit bringt aber mit sich, dass du Menschen brauchst, die tendenziell selbstorganisiert sind und eigenverantwortlich agieren können.

Mit Junioren, also Menschen ohne Berufserfahrung, ist das herausfordernder, weil ihnen noch die Routine fehlt, wie man arbeitet. Sie brauchen mehr Begleitung oder klare Strukturen, um zu wissen, wie und was sie tun sollen.

Wichtig ist auch, dass die Menschen ihre Energie nicht primär aus sozialen Kontakten ziehen. Wer diese Interaktion mit Kolleginnen und Kollegen ständig braucht, also eher extrovertiert ist, tut sich remote schwerer. Passender sind Menschen, die dieses Bedürfnis woanders stillen, etwa durch ein aktives Privatleben, und die zufrieden sind, wenn sie konzentriert für sich arbeiten können.

Ebenso wichtig: Menschen, die weniger Schwierigkeiten haben, Berufliches und Privates zu trennen. Wer ständig erreichbar ist und Nachrichten lieber schnell nebenbei klärt, statt bewusst abzuschalten, trägt ein höheres Risiko, auszubrennen. Als Arbeitgeberin oder Arbeitgeber hast du auch hier eine Fürsorgepflicht.

Die richtigen Menschen kommunizieren zudem eher offen. Wer Themen lieber für sich behält, verstärkt dieses Verhalten in der Remote-Arbeit noch, weil weniger Kontaktpunkte bestehen – das erhöht das Potenzial für Konflikte. Es braucht Menschen, die sich nicht einschüchtern lassen, die auf Augenhöhe kommunizieren können und Themen konstruktiv direkt ansprechen. Dafür ist gute Kommunikationskompetenz nötig, insbesondere schriftlich, weil in der Remote-Zusammenarbeit sehr viel mehr schriftlich läuft als mündlich.

Es lohnt sich also, dir die Frage zu stellen: Wie möchtest du dein Unternehmen eigentlich haben? Was ist dir wichtig, und wie willst du dein Team deshalb aufbauen? Möchtest du Menschen um dich herum haben, oder bevorzugst du die Flexibilität, dass jeder sein eigenes Office und seinen eigenen Arbeitsort hat?

Fazit:

Dein Team remote aufzubauen bringt dir Zugang zu Teammitgliedern überall, macht dich als Arbeitgeberin oder Arbeitgeber attraktiver, sorgt für klare Strukturen von Anfang an, rückt Arbeitsergebnisse in den Fokus statt Präsenzzeit und macht dich flexibler im Wachstum. Gleichzeitig bringt es Herausforderungen mit sich: weniger nonverbale Signale, weniger zwischenmenschliche Kontakte, mehr Aufwand für Strukturen und die Aufgabe, Vertrauen aufzubauen statt auf Kontrolle zu setzen.

Sieben Grundsätze helfen dir dabei: Menschen bleiben Menschen, Remote-Arbeit macht Mängel in Struktur und Führung sichtbar, Standortflexibilität muss nicht komplette Flexibilität heißen, Arbeitsplätze müssen auch remote sichergestellt werden, Arbeit wird nur sichtbar, wenn sie bewusst sichtbar gemacht wird, Vertrauen muss aufgebaut werden, und klare Kommunikationsregeln sind notwendig. Dazu brauchst du Menschen, die selbstorganisiert, eigenverantwortlich und offen kommunizieren.

Wenn du aus diesem Artikel nur eines mitnimmst, dann das: Dein Team remote aufzubauen bringt großes Potenzial mit sich, aber nur, wenn du es wirklich bewusst entscheidest und umsetzt.

FAQ: Häufige Fragen rund um Rückfragen vom Team

Kann ein Team komplett remote arbeiten, wenn es physische Kundenkontakte gibt?

Nicht vollständig. Wenn Aufgaben physische Dinge betreffen, etwa physische Belege oder der Empfang von Kundinnen und Kunden vor Ort, muss zumindest für diese Aufgaben jemand physisch anwesend sein. Eine Lösung kann sein, jemanden mit Wohnsitz in der Region zu haben, der oder die punktuell vor Ort ist und den Rest remote arbeitet.

Bedeutet Standortflexibilität automatisch komplette Zeitflexibilität?

Nein. Du kannst als Arbeitgeberin oder Arbeitgeber Standortflexibilität anbieten und trotzdem Rahmenbedingungen setzen, etwa Kernarbeitszeiten oder feste Zeitfenster für Meetings. Du entscheidest, wie viel zeitliche Flexibilität du zusätzlich geben möchtest.

Welche Rolle spielt Vertrauen beim Remote-Team-Aufbau? 

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